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「受注伝票のキャンセル処理、一件ずつ手作業で対応するのが面倒…」
「キャンセル依頼を見落として、誤って商品を発送してしまった経験がある…」
ECサイト運営などでNEXT ENGINEをご利用の方の中には、このような伝票のキャンセル処理に関する悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
もし、Google スプレッドシートなどのリストにまとめた情報を基に、NEXT ENGINEの受注伝票を一括でキャンセルできる仕組みがあれば、こうした日々の煩雑な手作業や確認ミスから解放されることも可能です。
そのうえ、より重要な顧客対応やマーケティング活動に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動例は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な伝票処理業務を効率化しましょう！
YoomにはNEXT ENGINEの伝票を一括キャンセルする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからキャンセル対象の伝票情報を取得し、NEXT ENGINEで一括キャンセル処理を実行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：NEXT ENGINE／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携方法はナビ内を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
NEXT ENGINEをマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
NEXT ENGINEと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
・NEXT ENGINEのマイアプリ連携方法は「NEXT ENGINEのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
注釈を確認しながらNEXT ENGINEの企業IDを入力します。
入力できたら追加をクリックしましょう。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Google スプレッドシートに登録している伝票の情報を利用してNEXT ENGINEの伝票を一括キャンセルします。
そのため、まずはGoogle スプレッドシートにキャンセルしたい伝票の情報を記載しておく必要があります。
今回は以下のように設定しました。
※伝票番号、伝票の最終更新日はこのあとのステップで利用します。
伝票の最終更新日は伝票の詳細画面左上にあるメニューから確認できます。
一番上に表示されている操作日時をコピーしてください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
設定方法についてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
あわせて【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもご確認ください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用するスプレッドシートを選択します。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
入力欄をクリックし、伝票のデータを入力しているスプレッドシートのタブ名を選択してください。
テーブル範囲を設定します。
項目名も含めてデータが入力されている、もしくは入力予定のある範囲を設定しましょう。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
取得したいレコードの条件を設定します。
左端のプルダウンメニューにはスプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
今回は以下のように、スプレッドシートの削除項目に削除と入力されているレコードを取得できるように条件を設定しました。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
同じ処理を繰り返す設定では、先ほど複数取得したデータをそれぞれ個別に利用できるように処理を行います。
今回は以下のようにデフォルトで設定されている伝票番号と伝票の最終更新日をそのまま使用します。
使用したいデータを追加したい場合は+取得した値を追加をクリックし、設定を行ってください。
使用したいデータが設定されているのを確認したら完了をクリックしましょう。
特定の伝票をキャンセルをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
伝票番号、伝票の最終更新日にはデフォルトで取得した値が設定されていますので、〇〇のループ変数となっている取得した値が設定されているか、項目名と値が表示されているかをご確認ください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
確認できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に伝票がキャンセルされます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
NEXT ENGINEの伝票がキャンセルされていますのでご確認ください。
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へ進みます。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲はステップ4と同じものを設定します。
設定できたら次へをクリックしましょう。
更新したいレコードの条件を設定します。
今回は以下のように取得した値の伝票番号のループ変数を利用し、キャンセルした伝票のレコードを更新できるように設定しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
更新後のレコードの値を設定します。
ここには、先ほど連携したスプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
今回は削除項目を削除から削除済みに更新したいため、以下のように設定しました。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して行われる全てのレコードの更新に適用されますのでご注意ください。
更新したい項目に設定を行ったらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にレコードが更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのレコードが更新されていますのでご確認ください。
※今回はテストのため、削除されるレコードは1件ですが、実際にフローを動かすと取得した件数分のレコードが削除され、削除済みに更新ます。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が定期的にGoogle スプレッドシートからキャンセル対象の伝票情報を取得し、NEXT ENGINEで一括キャンセル処理を実行するフローでした！
Yoomでは、NEXT ENGINEを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、NEXT ENGINEに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。例えば、受注伝票作成をトリガーに、kintone登録やGmail通知を自動化できます。これにより、EC運用のバックヤード業務を自動化し、事務工数を大幅に削減します。
NEXT ENGINEの伝票キャンセル処理を自動化することで、これまで手作業で行っていた繰り返し作業や目視での確認業務から解放され、キャンセル漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、手作業によるストレスが軽減されるだけでなく、空いた時間を活用して顧客満足度向上のための施策検討など、より付加価値の高い業務に注力できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：スプレッドシート以外のリストも使えますか？
A：
はい、使えます。
Yoomでは、kintoneなど様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：キャンセル完了をSlackなどで通知できますか？
A：
はい、できます。
通知アクションを行いたい箇所にある+をクリックし、設定を行ってください。
※全てのキャンセルが完了したタイミングで通知を行いたい場合は、赤い四角の箇所に、キャンセルを行うごとに通知をしたい場合は黒い四角の箇所などに設定を行います。
また、新しくアプリを追加する場合はマイアプリ連携が必要です。
ループ処理後のアクションについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：なぜ「伝票の最終更新日」の入力が必要？
A：
データの整合性を保つためです。
スプレッドシートに記載している伝票の最終更新日と実際の最終更新日を比較することで、スプレッドシートに記載されている日付の後にほかの担当者による更新などが行われていないかを確認しています。
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