・
企業の業務において承認業務は、必要不可欠です。
でも、承認のフローは手間や時間がかかることが多く、業務効率を下げる原因となることもあります。
そこで今回は、Garoonでワークフローが承認されたら、サスケに自動的にデータの登録ができる方法を解説します！
この連携を行うことで、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
また、連携設定が初めての方でも簡単に設定が行えるので、自動化を実現できますよ！
ぜひチャレンジしてください！
Garoonでワークフローが承認されたら、自動的にサスケにレコード登録されることで手動入力の手間が省け、業務全体の効率化が見込めます。
例えば、展示会やセミナーで得た顧客情報を承認後にサスケに自動で登録することで、入力ミスを防止し、スピーディーな顧客情報管理が可能になります。
また、ツール間を手動で行き来する手間が省け、担当者は別の業務に充てる時間も増やせそうです。
手動でのレコード登録では、入力ミスやデータの重複、漏れが発生するリスクがあります。
しかし、自動化することで正確なデータがサスケに登録されるので、ヒューマンエラーを防止できます。
例えば、営業担当者が問い合わせに対する対応策を承認した後、その内容をサスケに自動で登録することで、顧客対応の履歴の正確な管理が期待できます。
それでは実際にYoomを使って連携設定をしていきます。
[Yoomとは]
これから、Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録するというフローボットの作成方法をご紹介します。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.サスケを活用している企業
・顧客管理に活用している営業担当
・リード客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Garoonで業務フローを統一することで案件の進行状況の把握ができ、スムーズな業務進行に有効的です。
しかし、Garoonの情報を手入力でサスケのデータベースに入力することは作業に時間を取られ、非効率な働き方を助長する可能性があります。
作業にかかる時間を削減し、コア業務への時間をより多くとりたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報をサスケに自動追加し、入力にかかっていた時間を大幅に削減することができます。
また引用した内容でレコードの登録を行うため、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務効率化を促進します。
■注意事項
・Garoon、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウントをすでに登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録する】というフローを作成します。
Garoonで承認されたワークフローの情報をサスケに自動追加し、入力にかかっていた時間を大幅に削減することができ、業務の効率化が見込めます。
また引用した内容でレコードの登録を行うため、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、正確な情報を保つことが期待できます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.サスケを活用している企業
・顧客管理に活用している営業担当
・リード客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Garoonで業務フローを統一することで案件の進行状況の把握ができ、スムーズな業務進行に有効的です。
しかし、Garoonの情報を手入力でサスケのデータベースに入力することは作業に時間を取られ、非効率な働き方を助長する可能性があります。
作業にかかる時間を削減し、コア業務への時間をより多くとりたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報をサスケに自動追加し、入力にかかっていた時間を大幅に削減することができます。
また引用した内容でレコードの登録を行うため、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務効率化を促進します。
■注意事項
・Garoon、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集します。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。
3)「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。
4) アクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
※トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容については、こちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
※申請フォームIDについて詳しくはこちらを参考にしてください。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
6) フローに戻り、「アプリと連携する レコードの挿入」のアイコンをクリックします。
7) アクションは「リードソースを登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
8) 必須項目を入力します。
アプリ登録ができていると、Garoonのアウトプット情報を活用できるので、必要に応じて候補から選択し、入力します。
入力が完了したら、「保存」します。
※サスケの項目取得については、こちらを参考にしてください。
サスケの各種設定項目の取得方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
9) これで【Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.サスケを活用している企業
・顧客管理に活用している営業担当
・リード客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Garoonで業務フローを統一することで案件の進行状況の把握ができ、スムーズな業務進行に有効的です。
しかし、Garoonの情報を手入力でサスケのデータベースに入力することは作業に時間を取られ、非効率な働き方を助長する可能性があります。
作業にかかる時間を削減し、コア業務への時間をより多くとりたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報をサスケに自動追加し、入力にかかっていた時間を大幅に削減することができます。
また引用した内容でレコードの登録を行うため、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務効率化を促進します。
■注意事項
・Garoon、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもGaroonとサスケを使った自動化のテンプレートがYoomにあるのでご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。
1. Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録する
Garoonでワークフローが承認された際に、Microsoft Excelに自動でレコードが登録されることで、手動入力の手間が省け、作業効率の向上やデータの正確性も見込めます。
また、チーム間の情報共有が円滑になり、業務の透明性向上も期待できます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Microsoft Excelを使用したデータ管理を行う方
・案件ごとにレコード登録を行なっている事務職担当者
・プロジェクトごとにシートを活用してタスク管理を行うチーム
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは案件の進捗状況を可視化することができ、スムーズな業務進行に有益なツールです。
加えてMicrosoft Excelで案件を管理することで、チーム全体のタスクの管理の精度を上げます。
しかし、Garoonの情報を都度Microsoft Excelに手作業で追加することは手間がかかり、人的ミスの発生率を高める可能性があります。
手入力によるヒューマンエラーをなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報を引用してMicrosoft Excelに追加するため、手入力の手間を省き情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
Garoonで登録された予定が自動的にNotionのデータベースに追加され、プロジェクトのスケジュールや個人の予定などをNotion上で一元管理することが可能になり、チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできるようになります。
さらに、自動的にNotionに登録されることで、手動入力の手間を省き、正確なデータ入力が期待できます。
■概要
Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとNotionの両方を利用するチーム
・Garoonで登録した予定をNotionのデータベースにも自動で保存して情報の一元管理をしたい方
・予定情報をGaroonとNotion間で手動で同期する手間を削減したい方
2.Garoonを主に利用する担当者
・Notionのデータベース機能やカレンダービューを活用して予定情報の分析やタスク管理を行いたい方
・Garoonの予定情報をNotionに連携させることによって、より詳細な情報管理を行いたい方
3.Notionを主に利用するチームメンバー
・Garoonで登録された予定をNotion上で確認したい方
・GaroonとNotionの連携により情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは組織全体のスケジュール管理を効率化するツールですが、Notionのような他の情報共有プラットフォームと連携していない場合に情報が分断され、チーム全体の連携が取りにくくなることがあります。
このフローを導入することで、Garoonで登録された予定が自動的にNotionのデータベースに追加され、プロジェクトのスケジュールや個人の予定などをNotion上で一元管理することが可能になり、チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできるようになります。
例えば、Notionのデータベース上で、プロジェクトの進捗状況に合わせてタスクの期日を確認したり、チームメンバーの空き状況を把握して会議の日程を調整したりすることができます。また、GaroonとNotionの情報を常に同期しておくことで、情報の最新性を保ちコミュニケーションの齟齬を防ぐことができます。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたらサスケに登録する
Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されると、自動的にサスケに登録されることで、手動入力の手間を省き、データの正確性向上が期待できます。
この自動化により、顧客情報の一元管理が可能になり、チーム間の情報共有が円滑になり、素早い意思決定にもつながります。
■概要
Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたらサスケに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを日常業務で使用する方
・顧客情報を都度Googleスプレッドシートに蓄積している方
・情報管理を担当する営業アシスタントの方
2.業務でサスケを活用している人
・サスケで顧客情報を管理している営業担当者
・顧客情報の登録を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
サスケは顧客に関する情報を一元管理できるため、管理に適したツールです。
しかし、手動による顧客情報の登録は、非効率的で時間がかかります。
サスケへの顧客情報の登録を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートの情報からサスケに顧客情報を登録できるため、手動による入力ミスも減り、業務の効率性や正確性を高めることが可能です。
このフローの後に、コミュニケーションツールと連携することで、新規に登録された顧客情報をチームメンバーに通知することもでき、スピーディーな情報共有が可能になります。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
このブログでは、Garoonでワークフローの承認後、自動的にサスケにレコードを登録する連携設定について紹介しました。
自動化すると、手動入力の手間が省かれ、業務の効率化が見込めます。
また、手動作業による入力ミスやデータの重複を防ぎ、正確な情報管理も期待できそうです。
Yoomを利用して、設定をすれば、専門的な知識がなくても簡単に設定できます。
誰でもすぐに設定できるので、このブログを参考に、ぜひGaroonとサスケの連携フローを導入して、業務の効率化にチャレンジしてください！
