Garoonでワークフロー承認後サスケにレコードを自動登録する方法

企業の業務において承認業務は、必要不可欠です。
でも、承認のフローは手間や時間がかかることが多く、業務効率を下げる原因となることもあります。
そこで今回は、Garoonでワークフローが承認されたら、サスケに自動的にデータの登録ができる方法を解説します！
この連携を行うことで、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
また、連携設定が初めての方でも簡単に設定が行えるので、自動化を実現できますよ！
ぜひチャレンジしてください！

Garoonとサスケを連携するメリット

1. 作業の効率化

Garoonでワークフローが承認されたら、自動的にサスケにレコード登録されることで手動入力の手間が省け、業務全体の効率化が見込めます。
例えば、展示会やセミナーで得た顧客情報を承認後にサスケに自動で登録することで、入力ミスを防止し、スピーディーな顧客情報管理が可能になります。
また、ツール間を手動で行き来する手間が省け、担当者は別の業務に充てる時間も増やせそうです。

2. エラーの防止

手動でのレコード登録では、入力ミスやデータの重複、漏れが発生するリスクがあります。
しかし、自動化することで正確なデータがサスケに登録されるので、ヒューマンエラーを防止できます。
例えば、営業担当者が問い合わせに対する対応策を承認した後、その内容をサスケに自動で登録することで、顧客対応の履歴の正確な管理が期待できます。

それでは実際にYoomを使って連携設定をしていきます。

[Yoomとは]

これから、Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録するというフローボットの作成方法をご紹介します。

Garoonとサスケの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウントをすでに登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録する】というフローを作成します。
Garoonで承認されたワークフローの情報をサスケに自動追加し、入力にかかっていた時間を大幅に削減することができ、業務の効率化が見込めます。
また引用した内容でレコードの登録を行うため、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、正確な情報を保つことが期待できます。

ステップ3:Garoonとサスケの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2)以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集します。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　ワークフローが承認されたら」をクリックします。

4) アクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
※トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容については、こちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

※申請フォームIDについて詳しくはこちらを参考にしてください。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

6) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードの挿入」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「リードソースを登録」を選択し、「次へ」をクリックします。

8) 必須項目を入力します。
アプリ登録ができていると、Garoonのアウトプット情報を活用できるので、必要に応じて候補から選択し、入力します。
入力が完了したら、「保存」します。
※サスケの項目取得については、こちらを参考にしてください。
サスケの各種設定項目の取得方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

9) これで【Garoonでワークフローが承認されたらサスケにレコードを登録する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Garoon・サスケを使ったその他の自動化例

他にもGaroonとサスケを使った自動化のテンプレートがYoomにあるのでご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。

1. Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録する
Garoonでワークフローが承認された際に、Microsoft Excelに自動でレコードが登録されることで、手動入力の手間が省け、作業効率の向上やデータの正確性も見込めます。
また、チーム間の情報共有が円滑になり、業務の透明性向上も期待できます。

2.Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
Garoonで登録された予定が自動的にNotionのデータベースに追加され、プロジェクトのスケジュールや個人の予定などをNotion上で一元管理することが可能になり、チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできるようになります。
さらに、自動的にNotionに登録されることで、手動入力の手間を省き、正確なデータ入力が期待できます。

3.Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたらサスケに登録する
Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されると、自動的にサスケに登録されることで、手動入力の手間を省き、データの正確性向上が期待できます。
この自動化により、顧客情報の一元管理が可能になり、チーム間の情報共有が円滑になり、素早い意思決定にもつながります。

まとめ

このブログでは、Garoonでワークフローの承認後、自動的にサスケにレコードを登録する連携設定について紹介しました。
自動化すると、手動入力の手間が省かれ、業務の効率化が見込めます。
また、手動作業による入力ミスやデータの重複を防ぎ、正確な情報管理も期待できそうです。
Yoomを利用して、設定をすれば、専門的な知識がなくても簡単に設定できます。
誰でもすぐに設定できるので、このブログを参考に、ぜひGaroonとサスケの連携フローを導入して、業務の効率化にチャレンジしてください！