Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する方法

多くの企業で情報収集やアンケート作成に利用されているGoogleフォームはその便利さから広く知られています。
そんなGoogleフォームにMicrosoft Teamsを連携することで、情報のリアルタイム共有やチームの効率的なコミュニケーションが可能になります。

この記事ではGoogleフォームとMicrosoft Teamsの連携メリットだけでなく、ノーコードでアプリの一元管理ができるYoomを使用したアプリ連携の流れをご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。

GoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリット

ここではGoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリットを2つ挙げていきます。

メリット1: データ管理の効率化

Googleフォームで収集したデータを自動的にGoogle Driveに保存することで、手動でのデータ移行作業が不要になります。特に企業の人事部門など、大量のデータを扱う場面で非常に有効です。たとえば学生のアンケート結果や社員のフィードバックを自動で整理することでデータの一元管理が可能となるため、後でファイルを検索・分析することが簡単になります。

メリット2: 通知機能の活用

ファイルをGoogle Drive内の特定のフォルダに保存する形にすれば、そのフォルダの更新通知を受け取る設定をするだけで新しいデータの追加やフォルダの更新に即座に気付くことができます。複数人で作業する場合はスムーズな連携を取る必要があるため、通知機能を活用してタイムラグをなるべく減らしていくことが大切です。

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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さまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください！

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GoogleフォームとGoogle Driveの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずはYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する）を入力して検索します。表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「フォームに回答が送信されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと画面に遷移するので、必須項目になっている「フォームID」の設定をしてください。
完了できたら画面下部の「保存する」を押下してください。

※今回はトリガーの起動間隔を5分に設定していますが、起動間隔はプランによって選択内容が変わります。
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分

次は「ファイルをアップロードする」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。

以下のような画面に遷移するので、まずは「格納先のフォルダID」の設定を行います。
フォルダIDはGoogle DriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分です。
格納先のフォルダIDの入力欄をクリックすると、候補が出てくるのでそこから設定することもできます。
ファイル名やファイルの添付方法の指定をすることも可能なので、必要に応じて設定してみてください。

注意事項

指定のGoogle Driveフォルダにファイルをアップロードします。
アップロード後のファイル名を指定可能です。（ファイル名の指定がない場合、「Untitled」という名前でアップロードされます。）
Googleフォームに回答されたファイルデータは、通常連動しているGoogle Driveマイドライブにフォルダが作成され格納されるので、格納先のフォルダIDはそのマイドライブのIDを確認して入力してください。

フォルダやファイルの設定が完了したら、画面下にある「保存する」を押してください。
各項目横のエラーが消えているのを確認し、アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をONにすることで自動的にフローボットを起動できるようになります。

これですべての設定が完了になります。おつかれさまでした！

まとめ

この記事ではGoogleフォームとGoogle Driveを連携することで、データを自動的にフォルダに追加する方法を紹介しました。Googleフォームで収集したデータをGoogle Driveに自動保存することで手動での移行作業が不要となるので、特に大量のデータを扱う場面で有効です。また、通知機能を活用して新しいデータの追加を即座に把握することができるので、チーム内での迅速な情報共有が可能です。Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGoogle Driveの連携にチャレンジしてみてください！

Yoomは他にもさまざまなアプリと連携ができるので、下記のテンプレート一覧を探してみるとあなたの業務に役立つ連携方法が見つかるかもしれませんよ。

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