Googleフォームは多くの企業で情報収集やアンケート回収に利用されており、その便利さから広く知られていますよね。そんなGoogleフォームにGoogle Driveを連携することで、スピーディーな情報共有やチームの効率的なコミュニケーションが期待できます。
この記事ではノーコードでアプリの一元管理ができるYoomを使用して、GoogleフォームとGoogle Driveを連携する流れをご紹介します！ぜひ最後までご覧ください。
GoogleフォームとGoogle Driveを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
書類作成を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してGoogle Driveに格納することが可能です。この自動化により、日々の業務負担を軽減し、より生産的な作業に集中できる環境を整えます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集し、そのデータを基に請求書を作成したい事務担当者の方
・手動で請求書を作成・管理しており、業務の効率化を図りたい中小企業の経理担当者
・請求書作成に時間を取られ、他の重要な業務に集中できていないビジネスオーナー
・Google Driveを利用して請求書を一元管理し、チーム内での共有をスムーズにしたい方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Google フォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、手動でのデータ入力やファイル管理の負担を軽減します。
ファイルをGoogle Driveに安全に保存するため、業務効率化とデータ管理の最適化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを収集している担当者
・手動でのデータ入力や書類作成に時間を取られている業務担当者
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したい企業のIT担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
更新を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、フォームで集めたデータやファイルを自動的に整理し、管理ドキュメントを最新の状態に保つ業務ワークフローです。
手動でのファイル管理やドキュメント更新の手間を減らし、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている担当者の方
・Google Driveでのファイル管理に手間を感じているチームリーダーの方
・管理用ドキュメントを常に最新に保ちたいと考えている事務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を検討している企業のIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
転送を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」ワークフローは、Googleフォームを通じて受け取るファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
手動でのファイル名変更やフォルダ移動の手間を省き、YoomのAPI連携機能を活用して自動化を実現します。
これにより、Google Driveへの書き込み作業がスムーズになり、業務の整理整頓が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを受信しており、管理に手間を感じている方
・Google Drive内でのファイル整理を自動化し、効率的に運用したいと考えている方
・手動でのファイル名変更やフォルダ移動に時間を取られている事務作業担当者
・Yoomを活用して業務フローの自動化を進めたい企業のIT担当者
・GoogleフォームとGoogle Driveの連携を強化し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ファイル形式の変換を自動化する便利なテンプレート
GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方
・PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方
・Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
GoogleフォームからWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったWordファイルを、一件ずつ手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
こうした定型的なファイル変換作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪う一因にもなり得ます。
このワークフローは、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、WordからPDFへの変換とGoogle Driveへの格納を自動で実行します。
ファイル管理における面倒な手作業をなくし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・WordファイルをPDFに変換する作業を手作業で行っている方
・Googleフォームで申請書や報告書などを受け取り、PDFで管理している総務・管理部門の方
・ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
GoogleフォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
JPG形式の画像ファイルをPDFに変換する際、オンラインの変換ツールを手作業で操作することに手間を感じていませんか。ファイルの数が多いと、アップロードやダウンロードを繰り返す作業が負担になることもあります。
このワークフローは、GoogleフォームにJPGファイルが送信されると、RPAがオンラインツールでPDFへ自動変換し、Google Driveへ保存します。JPGからPDFへのオンライン変換作業を自動化し、手作業による手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったJPGファイルを、オンラインの変換ツールでPDFにしている方
・手作業によるファイルの変換や保存に時間を取られ、業務の効率化を検討している方
・ファイルの変換やリネームといった作業での、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するExcelファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じていませんか。
特に、Googleフォームでファイルを受け取る場合、ダウンロードしてから手動で変換し、再度アップロードする作業は非効率であり、ファイル管理も煩雑になりがちです。
このワークフローは、GoogleフォームにExcelファイルが添付・送信されると、自動でCloudConvertがPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。
手作業によるファイル変換（convert xls to pdf）のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったExcelファイルのPDF変換と保存を自動化したいと考えている方
・手作業によるファイル形式の変換（convert xls to pdf）で生じる手間やミスを削減したい方
・CloudConvertとGoogle Driveを連携させてファイル管理の効率を向上させたい業務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GoogleフォームとGoogle Driveの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
①マイアプリ連携
まずはYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押してください。
【Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ登録】
入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Google Driveも同じようにマイアプリ登録をしましょう！
②既存のテンプレートをコピーする
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
③トリガーの設定
まずは「フォームに回答が送信されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。
「次へ」を押すと画面に遷移するので、「トリガーの起動間隔」と、必須項目になっている「フォームID」の設定をしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定後に実際にフォームを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。
アウトプットの追加方法は、こちらを参考に設定しましょう。
次は「ファイルをダウンロードする」という設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。
「ファイルID」は、先ほど取得したアウトプットから選択します。
設定後に「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
※注意事項※
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
最後に「ファイルをアップロードする」という設定を進めていきます。
先ほどと同様に、連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。
以下のような画面に遷移するので、まず「格納先のフォルダID」の設定を行います。
フォルダIDはGoogle DriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分です。
格納先のフォルダIDの入力欄をクリックすると、候補が出てくるのでそこから設定することもできます。
ファイル名やファイルの添付方法の指定をすることも可能なので、必要に応じて設定してみてください。
注意事項
- 指定のGoogle Driveフォルダにファイルをアップロードします。
- アップロード後のファイル名を指定可能です。（ファイル名の指定がない場合、「Untitled」という名前でアップロードされます。）
- Googleフォームに回答されたファイルデータは、通常連動しているGoogle Driveのマイドライブにフォルダが作成され格納されるので、格納先のフォルダIDはそのマイドライブのIDを確認して入力してください。
設定後に「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したメールアドレス宛にメールが届いているか確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
④トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
これですべての設定が完了になります。お疲れ様でした！
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GoogleフォームやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームに送信された回答内容をもとに、タスク管理ツールへ登録したり、Google スプレッドシートに自動記録したりすることができます。
Googleフォームで回答があったらGoogle スプレッドシートの行を更新し、別のシートも更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで回答があったらGoogle スプレッドシートの行を更新し、別のシートも更新する」ワークフローを利用すると、フォームへの回答内容が自動でデータに反映されます。
更新作業が効率化し、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して業務やイベントの申込受付などを行っている方
・Googleフォームの回答内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新する機会が多い方
・複数のシートでデータを管理していて、同じ情報を何度も手入力する手間を減らしたい方
・Google スプレッドシート内のデータをスピーディに反映・共有したい方
・チームや部署でGoogle スプレッドシートを共同で利用している方
・フォームの回答状況をいち早く把握し、メンバー間で正確な情報共有をしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する」ワークフローを利用すると、フォームの回答情報をもとにメールの一斉送信が自動化されます。
手入力による送信作業を省けるため、業務の手間を抑えられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して情報収集やアンケートを実施している方
・Google スプレッドシートに蓄積されたデータを元に、関係者にまとめて情報を共有したい方
・申込情報や回答結果をスピーディに各担当者へ配信したい方
・Gmailを業務メールのメインツールとして利用している方
・手動でメールを送る工数や作業ミスを減らし、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで回答があったら、RPAで株価を取得してGoogle スプレッドシートの行を更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで回答があったら、RPAで株価を取得してGoogle スプレッドシートの行を更新する」ワークフローを利用すると、フォームへの入力をきっかけに株価情報を自動取得できます。
Google スプレッドシートのデータ更新も自動化できるため、情報管理が効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して情報収集やアンケート業務を行っている方
・株価情報を都度確認して更新する必要があるが、手作業での対応に負担を感じている方
・Google スプレッドシートを業務で利用しており、データ反映や更新作業をスピーディに進めたい方
・RPAの導入を検討しており、日々繰り返し発生する作業を自動化したい方
・複数名でスプレッドシートを共有しており、最新の株価データをチーム全体で効率的に管理したい方
・迅速に情報を反映させることで、業務や判断をスムーズに進めたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
・手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで特定条件に合うデータを受け取ったら、Microsoft Excelの集計用シートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで特定条件に合うデータを受け取ったら、Microsoft Excelの集計用シートに追加する」ワークフローは、フォームから収集したデータの分類作業を自動化します。
集計用シートへの反映まで一連の処理が円滑に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや問い合わせデータを収集している方
・Microsoft Excelで集計や分析を行う機会が多く、入力作業の手間を省きたいと考えている方
・Google スプレッドシートなど複数のツールを使ってデータ管理をしているが、一元化に課題を感じている方
・日々の業務でデータの分類や整理に時間がかかっており、作業をよりスピーディに進めたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
まとめ
この記事ではGoogleフォームとGoogle Driveを連携することで、データを自動的にフォルダに追加する方法を紹介しました。
Googleフォームで収集したファイルをGoogle Driveの指定のフォルダに自動保存することで手動での移行作業が不要となります。
特に大量のデータを扱う場面で有効利用できるはずです。
また、通知機能を活用して新しいデータが追加されたことをスピーディーに把握できれば、チーム内での迅速な情報共有につながりますね。
Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGoogle Driveの連携にチャレンジしてみてくださいね！
