Googleフォームで回答されたファイルデータを指定のGoogle Driveのフォルダに移動する方法

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

③トリガーの設定

まずは「フォームに回答が送信されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと画面に遷移するので、必須項目になっている「フォームID」の設定をしてください。
完了できたら画面下部の「保存する」を押してください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の記事を参考にしてみてくださいね。　
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

‍

次は「ファイルをアップロードする」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。

以下のような画面に遷移するので、まず「格納先のフォルダID」の設定を行います。
フォルダIDはGoogle DriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分です。
格納先のフォルダIDの入力欄をクリックすると、候補が出てくるのでそこから設定することもできます。
ファイル名やファイルの添付方法の指定をすることも可能なので、必要に応じて設定してみてください。

注意事項

• 指定のGoogle Driveフォルダにファイルをアップロードします。
• アップロード後のファイル名を指定可能です。（ファイル名の指定がない場合、「Untitled」という名前でアップロードされます。）
• Googleフォームに回答されたファイルデータは、通常連動しているGoogle Driveのマイドライブにフォルダが作成され格納されるので、格納先のフォルダIDはそのマイドライブのIDを確認して入力してください。

フォルダやファイルの設定が完了したら、画面下にある「保存する」を押してください。
各項目横のエラーが消えているのを確認し、アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をONにすることで自動的にフローボットを起動できるようになります。

これですべての設定が完了になります。お疲れ様でした！

GoogleフォームやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GoogleフォームとGoogle Driveを連携した自動化例

Googleフォームで回答されたら、Google Driveでファイル名を更新する連携も可能です。
また、Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントやMicrosoft Excelで書類を発行し、Google Driveに保存することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Googleフォームで回答が送信されたら顧客管理アプリにリード情報を登録する

Googleフォームで回答が送信されたら、SalesforceやHubSpotなどにリード情報を自動で登録します。

Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

Google Driveを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Google Driveに保存されたファイルを他のクラウドストレージに保存する

Google Driveにファイルが保存されたら、BoxやDropboxなどに自動で保存します。

GoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリット

ここではGoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリットを2つ挙げていきます。

メリット1: データ管理の効率化

Googleフォームで収集したファイルを自動的にGoogle Driveの指定のフォルダに保存することで、手動でのデータ移行作業が不要になります。特に企業の人事部門など、大量のファイルを扱う場面で非常に有効ではないでしょうか。たとえば学生のアンケート結果や社員のフィードバックを自動で整理することでデータの一元管理ができるため、後でファイルを検索・分析することが簡単になるはずです。

メリット2: 通知機能の活用

ファイルをGoogle Drive内の特定のフォルダに保存する形にすれば、そのフォルダの更新通知を受け取る設定をするだけで新しいデータの追加やフォルダの更新にいち早く気付くことができます。複数人で作業する場合はスムーズな連携を取る必要があるため、通知機能を活用することで作業間のタイムラグを減らすこともできるはずです。

まとめ

この記事ではGoogleフォームとGoogle Driveを連携することで、データを自動的にフォルダに追加する方法を紹介しました。Googleフォームで収集したファイルをGoogle Driveの指定のフォルダに自動保存することで手動での移行作業が不要となります。特に大量のデータを扱う場面で有効利用できるはずです。また、通知機能を活用して新しいデータが追加されたことをスピーディーに把握しやすくばれば、チーム内での迅速な情報共有につながりますね。Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGoogle Driveの連携にチャレンジしてみてくださいね！