Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する方法

[Yoomとは]

GoogleフォームとGoogle Driveの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずはYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

③トリガーの設定

まずは「フォームに回答が送信されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと画面に遷移するので、必須項目になっている「フォームID」の設定をしてください。
完了できたら画面下部の「保存する」を押してください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次は「ファイルをアップロードする」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。

以下のような画面に遷移するので、まず「格納先のフォルダID」の設定を行います。
フォルダIDはGoogle DriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分です。
格納先のフォルダIDの入力欄をクリックすると、候補が出てくるのでそこから設定することもできます。
ファイル名やファイルの添付方法の指定をすることも可能なので、必要に応じて設定してみてください。

注意事項

• 指定のGoogle Driveフォルダにファイルをアップロードします。
• アップロード後のファイル名を指定可能です。（ファイル名の指定がない場合、「Untitled」という名前でアップロードされます。）
• Googleフォームに回答されたファイルデータは、通常連動しているGoogle Driveのマイドライブにフォルダが作成され格納されるので、格納先のフォルダIDはそのマイドライブのIDを確認して入力してください。

フォルダやファイルの設定が完了したら、画面下にある「保存する」を押してください。
各項目横のエラーが消えているのを確認し、アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をONにすることで自動的にフローボットを起動できるようになります。

これですべての設定が完了になります。お疲れ様でした！

GoogleフォームとGoogle Driveのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する

Googleフォームの情報を手動で転記する手間が省けるだけでなく、転記ミス防止にも役立つでしょう。

Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力

Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelで一括管理したい方におすすめです。

Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する

お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などを、リードとして登録したい場合に活用できますね！

Google Driveを活用した自動化例

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

Googleフォームだけでなく、Gmailの添付ファイルもGoogle Driveに保存できます。普段よく使うツールでフローを作ってみてください。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する

頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方におすすめです。大切な契約書のバックアップとしても機能します。

Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する

社員の入社・異動のたびにGoogle Driveの権限を手動で付与するのは面倒ですよね。このフローで自動化することで、付与し忘れを防いでスムーズに情報共有できるようになるでしょう。

GoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリット

ここではGoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリットを2つ挙げていきます。

メリット1: データ管理の効率化

Googleフォームで収集したデータを自動的にGoogle Driveに保存することで、手動でのデータ移行作業が不要になります。特に企業の人事部門など、大量のデータを扱う場面で非常に有効です。たとえば学生のアンケート結果や社員のフィードバックを自動で整理することでデータの一元管理ができるため、後でファイルを検索・分析することが簡単になります。

メリット2: 通知機能の活用

ファイルをGoogle Drive内の特定のフォルダに保存する形にすれば、そのフォルダの更新通知を受け取る設定をするだけで新しいデータの追加やフォルダの更新にいち早く気付くことができます。複数人で作業する場合はスムーズな連携を取る必要があるため、通知機能を活用してタイムラグをなるべく減らしていくことが大切です。

まとめ

この記事ではGoogleフォームとGoogle Driveを連携することで、データを自動的にフォルダに追加する方法を紹介しました。Googleフォームで収集したデータをGoogle Driveに自動保存することで手動での移行作業が不要となるので、特に大量のデータを扱う場面で有効です。また、通知機能を活用して新しいデータが追加されたことをスピーディーに把握できるので、チーム内での迅速な情報共有につながりますね。Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGoogle Driveの連携にチャレンジしてみてください！