Googleフォームは多くの企業で情報収集やアンケート回収に利用されており、その便利さから広く知られていますよね。そんなGoogleフォームにGoogle Driveを連携することで、スピーディーな情報共有やチームの効率的なコミュニケーションが期待できます。
GoogleフォームとGoogle Driveを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら 書類作成を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
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■概要
Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン 書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者 業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者 GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
データ入力の手間を削減：Googleフォームの回答が自動的にGoogleドキュメントに反映され、手動での転記作業が不要になります。 ファイル管理の効率化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに整理・保存されるため、ファイルの探しやすさが向上します。 業務の正確性向上：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類作成が可能になります。
Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してGoogle Driveに格納する
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■概要
このワークフローでは、Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してGoogle Driveに格納することが可能です。この自動化により、日々の業務負担を軽減し、より生産的な作業に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを利用して顧客情報を収集し、そのデータを基に請求書を作成したい事務担当者の方 手動で請求書を作成・管理しており、業務の効率化を図りたい中小企業の経理担当者 請求書作成に時間を取られ、他の重要な業務に集中できていないビジネスオーナー Google Driveを利用して請求書を一元管理し、チーム内での共有をスムーズにしたい方 Yoomを活用して業務ワークフローを自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
請求書作成の自動化により、手作業の時間を短縮 データ入力ミスの防止で、正確な請求書を安定的に作成 Google Driveでの一元管理により、請求書の検索・共有が容易に 業務フローの標準化で、新しいメンバーでもスムーズに対応可能 Yoomの連携機能を活用し、他の業務プロセスとも簡単に統合
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する
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■概要
Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を確認し、手作業で書類を作成・保存する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルの内容を手作業で確認・転記している方 OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率化したいと考えている方 Google DriveやGoogle スプレッドシートを用いた書類管理業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から書類作成、保存までが自動化されるため、手作業での転記やファイル操作に費やしていた時間を短縮できます。 AI-OCRによる自動読み取りと書類生成により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリ連携からGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを指定します。 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、抽出したテキストを基に書類を作成し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーであるGoogleフォームの回答情報から、対象ファイルのIDを動的に指定してください。 AI-OCRで文字を読み取る際、対象となるファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。 Google スプレッドシートで書類を発行する際は、あらかじめ用意した雛形と連携し、発行する書類の保存先や、抽出したどのテキストを書類のどこに反映させるかを設定します。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
更新を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手作業でファイルをGoogle Driveに保存し、さらに管理用のドキュメントを更新する作業は、手間がかかり更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけに、添付ファイルのGoogle Driveへの自動保存とGoogleドキュメントへの記録追加が自動で実行されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイルを受け付け、Google Driveでの手動保存に手間を感じている方 提出されたファイルの管理や、Googleドキュメントへの記録更新を効率化したいと考えている方 手作業によるファイルの保存ミスや、管理ドキュメントへの記入漏れを防ぎたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル保存、ドキュメント更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存場所の間違いや、管理ドキュメントへの記入漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロードを含むフォームを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ファイルの提出記録などを自動で追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームの質問項目やファイルアップロードの設定は、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。 Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定する必要があります。 Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、更新対象のドキュメントIDを指定し、フォームの回答内容などを含めた追記テキストを自由に設定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
転送を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
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■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方 Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。 オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。 Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。 ■注意事項
GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
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■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方 Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。 Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。 Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。 ■注意事項
ファイル形式の変換を自動化する便利なテンプレート
GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
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■概要
日々の業務で発生するExcelファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じていませんか。特に、Googleフォームでファイルを受け取る場合、ダウンロードしてから手動で変換し、再度アップロードする作業は非効率であり、ファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローは、GoogleフォームにExcelファイルが添付・送信されると、自動でCloudConvertがPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。手作業によるファイル変換（convert xls to pdf）のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったExcelファイルのPDF変換と保存を自動化したいと考えている方 手作業によるファイル形式の変換（convert xls to pdf）で生じる手間やミスを削減したい方 CloudConvertとGoogle Driveを連携させてファイル管理の効率を向上させたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を起点に、ExcelからPDFへのファイル変換、Google Driveへの格納までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや保存先の指定間違い、ファイルの保存し忘れといったヒューマンエラーを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、CloudConvert、Google DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、Excelファイルが添付された回答を対象とします オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受信したExcelファイルをダウンロードします 続いて、CloudConvertのオペレーションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードした後にPDF形式へ変換します 変換処理が完了したら、CloudConvert上で変換後のファイルをダウンロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
CloudConvertのファイル変換アクションでは、出力ファイルの形式やファイル名などを任意の値で設定したり、フォームの回答内容などの動的な情報を変数として埋め込んだりすることが可能です Google Driveへのファイルアップロードアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を固定の値で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です ■注意事項
GoogleフォームでPDFが送信されたら、Googleドキュメントに変換して保存する
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■概要
Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認したり編集したりする際、手作業でGoogleドキュメントに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメントへ変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。こうしたPDFのGoogleドキュメント変換作業を自動化することで、ファイル管理の手間を省き、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったPDFを手作業でGoogleドキュメントに変換している方 PDFのGoogleドキュメント変換プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化したいと考えている方 Google Drive上でのファイル共有や共同編集を、より円滑に進めたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの送信をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、後続の処理で利用するファイル情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、ファイルを変換して保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルのIDや名前だけでなく、フォームの回答情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。 Google Driveのオペレーション設定では、Googleドキュメントへ変換したファイルの保存先フォルダやファイル名を、それぞれ任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
GoogleフォームからWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったWordファイルを、一件ずつ手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的なファイル変換作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪う一因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
WordファイルをPDFに変換する作業を手作業で行っている方 Googleフォームで申請書や報告書などを受け取り、PDFで管理している総務・管理部門の方 ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル提出からPDF変換、格納までが自動化され、WordをPDFに変換する手作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるWordファイルをダウンロードします。 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインの変換ツールなどを利用してWordファイルをPDFに変換する操作を設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容からファイル名に使用する情報を抽出します。 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。 ファイルをダウンロードするGoogle Driveのオペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定します。 RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタンといった一連のブラウザ操作をユーザーの環境に合わせて自由に設定できます。 AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答のどの部分から、どのような情報を抽出してファイル名に利用するかを任意でカスタマイズ可能です。 ファイルをアップロードするGoogle Driveのオペレーションでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
GoogleフォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
JPG形式の画像ファイルをPDFに変換する際、オンラインの変換ツールを手作業で操作することに手間を感じていませんか。ファイルの数が多いと、アップロードやダウンロードを繰り返す作業が負担になることもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったJPGファイルを、オンラインの変換ツールでPDFにしている方 手作業によるファイルの変換や保存に時間を取られ、業務の効率化を検討している方 ファイルの変換やリネームといった作業での、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
JPGからPDFへのファイル変換とGoogle Driveへの保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの選択ミスやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたJPGファイルを取得します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトでPDFへの変換処理を実行します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・リネームしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携対象のフォームIDを任意で設定できます。また、ファイル情報に加えて、フォームで回答された内容を取得し、ファイル名などに活用することも可能です。 RPA機能（ブラウザを操作する）では、アクセス先のURLや画面上の操作内容を自由にカスタマイズできるため、普段利用しているオンライン変換サービスでの操作を再現できます。 Google Driveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意の内容で設定することが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方 Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。 Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。 Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。 ■注意事項
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は「Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する 」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方 Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。 Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。 Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。 ■注意事項
GoogleフォームとGoogle Driveの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
①マイアプリ連携
まずはYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」 を選択します。「+新規接続」 を押してください。
【Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ登録】
入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Google Driveも同じようにマイアプリ登録をしましょう！
②既存のテンプレートをコピーする
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方 Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。 Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。 Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。 ■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
③トリガーの設定
まずは「フォームに回答が送信されたら」 を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」 を押してください。
「次へ」 を押すと画面に遷移するので、「トリガーの起動間隔」と、必須項目になっている「フォームID」 の設定をしてください。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
設定後に実際にフォームを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。こちら を参考に設定しましょう。
次は「ファイルをダウンロードする」 という設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」 を押してください。
「ファイルID」は、先ほど取得したアウトプットから選択します。
設定後に「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値） を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。 こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
※注意事項※https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
最後に「ファイルをアップロードする」 という設定を進めていきます。
先ほどと同様に、連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」 を押してください。
以下のような画面に遷移するので、まず「格納先のフォルダID」 の設定を行います。
注意事項
指定のGoogle Driveフォルダにファイルをアップロードします。
アップロード後のファイル名を指定可能です。（ファイル名の指定がない場合、「Untitled」という名前でアップロードされます。）
Googleフォームに回答されたファイルデータは、通常連動しているGoogle Driveのマイドライブにフォルダが作成され格納されるので、格納先のフォルダIDはそのマイドライブのIDを確認して入力してください。
設定後に「テスト」をクリックしましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
④トリガーをONに設定して動作確認 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
これですべての設定が完了になります。お疲れ様でした！
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方 Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。 Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。 Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。 ■注意事項
GoogleフォームやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Googleフォームを活用した自動化例 Googleフォームに送信された回答内容をもとに、タスク管理ツールへ登録したり、Google スプレッドシートに自動記録したりすることができます。
Googleフォームで回答があったらGoogle スプレッドシートの行を更新し、別のシートも更新する
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■概要
Googleフォームで収集した回答を、手作業でGoogle スプレッドシートの特定の行に転記し、さらに別のシートにも同じ情報を更新する作業は、時間と手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートの行更新と、関連する別シートへのデータ反映までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシート間でのデータ手入力に手間を感じている方 Googleフォームの回答を複数のGoogle スプレッドシートで管理し、転記ミスを減らしたい担当者の方 定型的なデータ更新作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答に基づき、Google スプレッドシートの該当行や別シートへの更新が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 複数のGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動処理されることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてGoogleフォーム機能の「フォームトリガー」を設定します。 続いて、最初のオペレーションでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。これにより、該当フォームに新しい回答が送信されたことを検知します。 次のオペレーションで、Google スプレッドシート機能の「レコードを更新する」アクションを設定します。ここで、更新対象のGoogle スプレッドシート、シート名、更新する行を特定するための情報、そしてフォームの回答項目をどの列にマッピングするかを指定します。 最後に、さらに別のオペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「別のシートのレコードを更新する」アクションを設定し、同様に更新対象の別のGoogle スプレッドシート、シート名、行、マッピング情報を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームから送信された回答の各項目（例：氏名、メールアドレス、問い合わせ内容など）を、後続のGoogle スプレッドシートのオペレーションで正確に利用するためには、JSONPathという記述方法を用いて、それぞれの値をYoomのアウトプット（フロー内でデータを一時的に保持する場所）に正しく格納し、マッピングする設定が必要です。この設定を、ユーザーが利用するGoogleフォームの実際の項目に合わせて調整してください。 各Google スプレッドシートのオペレーション（「レコードを更新する」、「別のシートのレコードを更新する」）では、操作対象となるスプレッドシートのID、シート名、更新すべき特定の行を見つけるためのキーとなる列（例：回答者IDや受付番号など）、そしてフォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に反映させるか、といった具体的なマッピング情報をユーザーの運用に合わせて正確に設定してください。
Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
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■概要
「Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する」ワークフローを利用すると、フォームの回答情報をもとにメールの一斉送信が自動化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを活用して情報収集やアンケートを実施している方 Google スプレッドシートに蓄積されたデータを元に、関係者にまとめて情報を共有したい方 申込情報や回答結果をスピーディに各担当者へ配信したい方 Gmailを業務メールのメインツールとして利用している方 手動でメールを送る工数や作業ミスを減らし、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームの回答内容をもとに、Googleスプレッドシートからデータを取得し、Gmailで一括送信できるこの自動化フローにはいくつかの魅力があります。
また、Googleスプレッドシート上のデータを活用するため、担当者が繰り返しコピーや転記を行う手間も省け、効率的な情報共有が実現できます。
Googleフォームで回答があったら、RPAで株価を取得してGoogle スプレッドシートの行を更新する
試してみる
■概要
Googleフォームへの回答をきっかけに、特定の情報を収集しGoogle スプレッドシートを更新する作業は、手作業では時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に株価のような変動情報を扱う場合、迅速かつ正確なデータ入力が求められますが、手作業では入力ミスや確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーとして、RPA機能で株価情報を自動取得し、Google スプレッドシートへ自動で更新できるため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームの回答に応じて、株価情報を手作業で検索し記録している方 Google スプレッドシートへのデータ入力作業の効率化やミス削減を目指す方 定型的な情報収集とデータ更新業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答後、RPA機能による株価取得からGoogle スプレッドシートへの更新までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報検索ミスやデータ転記の誤り、更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、株価情報を取得するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した株価情報で該当する行を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、株価情報の取得を開始するきっかけとなる任意のフォームを指定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、株価情報を取得したい特定のWebページのURLや、ページ内から取得するテキスト（株価など）の要素を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、更新対象のスプレッドシートID、シート名、特定の行を識別するためのキー列、そして更新する列に対して、前段のRPAで取得した株価情報やフォームの回答内容、あるいは固定値をどのように割り当てるかを柔軟に設定可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
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■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Googleフォームで特定条件に合うデータを受け取ったら、Microsoft Excelの集計用シートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したデータをMicrosoft Excelの集計用シートに手作業で転記するのは、手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の条件に合致するデータのみを抽出したい場合は、さらに作業が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定条件に合致したデータのみをMicrosoft Excelの指定シートへ自動で追加でき、こうした課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携させ、データ集計の手間を省きたいと考えている方 手作業によるデータ転記での入力ミスや漏れを防ぎたい、業務効率化担当者の方 特定の条件を満たすフォーム回答のみを、効率的にMicrosoft Excelで管理したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を基に、条件に合うデータが自動でMicrosoft Excelに追加されるため、データ転記作業にかかっていた時間を他の業務に充てられます。 手作業による転記ミスや、条件分岐の判断ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「コマンドオペレーション」を設定します。ここで、Microsoft Excelに追加したいデータの条件（例：特定の回答内容が含まれる場合など）を指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得したどの情報を、Microsoft Excelのどの列に追加するかを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Googleフォームの回答項目や内容に基づいて、後続のMicrosoft Excelへの処理を実行する条件を細かく設定できます。例えば、「特定の選択肢が選ばれた場合のみ」や「特定の値以上の場合のみ」といった条件分岐が可能です。 Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのファイルやシートにデータを追加するかを指定するだけでなく、Googleフォームから取得した値をそのまま転記するだけでなく、固定のテキストや数式と組み合わせてセルに入力するなどのカスタマイズも行えます。 ■注意事項
Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを活用した自動化例 Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
法務部の担当者 セールス担当者や営業アシスタント プロジェクトマネージャー 2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
業務の効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者 3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。 Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・ Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。 Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
この記事ではGoogleフォームとGoogle Driveを連携することで、データを自動的にフォルダに追加する方法を紹介しました。
