【ノーコードで連携】Google DriveとGoogleスプレッドシート連携で名刺管理の手間を一掃する方法

営業担当者や人事・総務担当者の皆さん、名刺の管理に多くの時間を費やしていませんか？
名刺のデータ化は手間がかかるし、入力ミスが心配ですよね。
そこで、Google DriveとGoogleスプレッドシートの連携を提案します。
具体的には、Google Driveに名刺をアップロードし、OCR（光学文字認識）で情報を自動的に読み取り、Googleスプレッドシートに追加することで、これらの悩みを解決できます。
本記事では、Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携で得られるメリットとその方法をご紹介します。
この自動化を活用して、名刺のデータ化と管理を楽にしましょう。

Google DriveとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

メリット1: 名刺情報のデジタル化作業が簡単に

営業担当者にとって、名刺のデジタル化は日常的な作業ですが、手動で入力するのは非常に手間がかかりますよね。
Google DriveとGoogleスプレッドシートを連携することで、名刺がアップロードされるたびに自動でスプレッドシートにデータが追加されるため、入力作業の手間が大幅に削減されます。
例えば、出張先で集めた名刺を帰社後にデータ化し、Google Driveにまとめてアップロードするだけで顧客リストを作成できるようになりますよ。

メリット2: 大量の名刺情報の一元管理が可能に

人事や総務担当者は、大量の名刺情報を管理する必要がありますが、手動でデータ化すると情報が散乱しがちです。
名刺情報をGoogleスプレッドシートに自動で追加することで、情報の一元管理が可能になります。
例えば、新しい社員の名刺情報を自動でスプレッドシートに追加できれば、全社員のデータベースを最新の状態に保つことができますよ。
これにより、情報の検索や更新が簡単になり、チーム全体での情報共有がスムーズになるでしょう。

YoomでGoogleDriveとGoogleスプレッドシートを連携する方法

従来のAPI連携は、エンジニアでない方にとってハードルが高く、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかることもあったかもしれません。
そんな時こそ、Yoomを試してみてください！

Yoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくても直感的に操作でき、短時間で連携することが可能です。
何と言っても、事前に各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけで簡単に設定が可能です！
「そう言われても、本当にノーコードで設定できるのか確認したい」と思う方もいらっしゃるでしょう。
そこで次に、Yoomを使ってノーコードで簡単にこの連携を実現する方法を紹介しますね。

GoogleDriveとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

ここからは、「GoogleDriveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加する」フローをご紹介します。

始める前に
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogleフォームとGMOサインをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック

Google Driveのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle Driveを選択
(2)Sign in with Googleをクリック

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

Googleスプレッドシートのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleスプレッドシートを選択
(2)Sign in with Googleをクリック

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
※このフローテンプレートには「画像・PDFから文字情報を読み取る」というAIオペレーションが含まれています。
今回、ご紹介する機能についてはチームプラン以上でご利用いただけます。
詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動時間は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)フォルダIDは、プルダウンメニューから任意で選択

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: Google Driveと連携する

(1)先ほど設定したアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)ファイルIDは、アウトプットから{{ファイルID}}を設定

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4: 画像・PDFから文字を読み取る

(1)「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)アクションは「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」を選択

(4)次へをクリック

■詳細を設定
(5)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択
(6)追加で抽出したい項目は、今回未設定
(7)使用するAIを、プルダウンメニューから任意で選択

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択

(5)データベースの連携で、各項目を設定

スプレッドシートID：候補から任意で選択

スプレッドシートのタブ名：候補から任意で選択
テーブル範囲：「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値で、各項目を設定
※データベースの連携で指定したページの情報によって項目名は変わります。
ここでは、Googleスプレッドシートと紐付けるように、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを設定

すべての項目とアウトプットを紐づけた設定画面

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

まとめ

Google DriveとGoogleスプレッドシートを連携することで、名刺情報の管理の手間を大幅に削減できるでしょう。
特に営業担当者や人事・総務担当者にとって、名刺のデジタル化作業や情報の一元管理が効率化され、作業の負担が軽減されることが期待できます。
Yoomを使えば、ノーコードでこの連携を実現でき、すぐに作業に役立てることができるはずです！
ぜひ、Yoomでこの自動化を取り入れて、名刺情報の管理を快適にしてみてくださいね。

【ノーコードで連携】Google DriveとGoogleスプレッドシート連携で名刺管理の手間を一掃する方法

目次

ステップ2: トリガーを設定

ステップ3: Google Driveと連携する

ステップ4: 画像・PDFから文字を読み取る

ステップ5: データベースを操作する

まとめ