Google Driveに名刺がアップロードされたらGoogle スプレッドシートに追加する方法

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動時間を設定
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(7)フォルダIDは、プルダウンメニューから任意で選択

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: Google Driveと連携する

(1)先ほど設定したアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)ファイルIDは、アウトプットからファイルIDを設定

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4: 画像・PDFから文字を読み取る

(1)「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)アクションは「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」を選択

(4)次へをクリック

■詳細を設定
(5)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択
(6)追加で抽出したい項目は、今回未設定
(7)使用するAIを、プルダウンメニューから任意で選択

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択

(5)データベースの連携で、各項目を設定

• スプレッドシートID：候補から任意で選択
  

• スプレッドシートのタブ名：候補から任意で選択
• テーブル範囲：「A1:G30」や「A:G」という形式でテーブル範囲を指定
  
  

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値で、各項目を設定
※データベースの連携で指定したページの情報によって項目名は変わります。
ここでは、Google スプレッドシートと紐付けるように「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを設定

すべての項目とアウトプットを紐づけた設定画面

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)アプリトリガーをONにすればフローの設定は完了です！

Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google DriveのCSVデータをGoogle スプレッドシートに変換しYoomデータベースに転記したり、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Driveにフォルダを作成したりすることもできます。
また、Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存する連携も可能です。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやDiscordなどに自動で通知します。

CRMアプリで取引先やリードが登録されたらフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどで取引先やリードが登録されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらデータベースにも追加する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、NotionやAirtableなどに自動で登録します。

Web会議終了後に音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらプロジェクト管理アプリにタスクを追加する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、AsanaやTrelloなどにタスクを自動で追加します。

Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1: 名刺情報のデジタル化作業が簡単に

営業担当者にとって、名刺のデジタル化は日常的な作業ですが、手動で入力するのは非常に手間がかかりますよね。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、名刺がアップロードされるたびに自動でシートにデータが追加されるため、入力作業の手間が大幅に削減されるはずです。
例えば、出張先で集めた名刺を帰社後にデータ化し、Google Driveにまとめてアップロードするだけで顧客リストを作成できるようになりますよ。

メリット2: 大量の名刺情報の一元管理が可能に

人事や総務担当者は、大量の名刺情報を管理する必要がありますが、手動でデータ化すると情報が散乱しがちですよね。
名刺情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加することで、情報を一元管理しやすくなります。
例えば、新しい社員の名刺情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加できれば、全社員のデータベースを最新の状態に保つことができます。
これにより、情報の検索や更新が簡単になり、チーム全体での情報共有がスムーズになりそうですね。

まとめ

Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、名刺情報の管理の手間を大幅に削減できるはずです。
特に営業担当者や人事・総務担当者にとって、名刺のデジタル化作業や情報管理が効率化され、負担軽減が期待できますよ。
Yoomを使えば、ノーコードでこの連携を実現でき、すぐに作業に役立てることができます！
ぜひ、Yoomでこの自動化を取り入れて、名刺情報の管理を快適にしてみてくださいね。