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営業担当者や人事・総務担当者の皆さん、名刺の管理に多くの時間を費やしていませんか？
名刺のデータ化は手間がかかるし、入力ミスが心配ですよね。
そこで、Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携を提案します。
具体的には、Google Driveに名刺をアップロード→OCR（光学文字認識）で情報を自動的に読み取り→Google スプレッドシートに追加することでこれらの悩みを解決できます。
本記事では、Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携方法をご紹介します。
この自動化を活用して、名刺のデータ化と管理を楽にしましょう。
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
従来のAPI連携は、エンジニアでない方にとってハードルが高く、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかっていたかもしれません。
そんな時こそ、Yoomを試してみてください！
ここから、Yoomを使って「Google Driveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローをご紹介します。
始める前に
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。
ステップ1: マイアプリ連携
お使いのGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録しましょう！
(1)Yoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
Google Driveのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle Driveを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)ログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了
Google スプレッドシートのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle スプレッドシートを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)ログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)以下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試す」をクリック
※このフローテンプレートには「画像・PDFから文字情報を読み取る」というAIオペレーションが含まれています。
今回、ご紹介する機能についてはチームプラン以上でご利用いただけます。
詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック
ステップ2: トリガーを設定
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動時間を設定
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(7)フォルダIDは、プルダウンメニューから任意で選択
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
ステップ3: Google Driveと連携する
(1)先ほど設定したアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)ファイルIDは、アウトプットからファイルIDを設定
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
ステップ4: 画像・PDFから文字を読み取る
(1)「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)アクションは「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」を選択
(4)次へをクリック
■詳細を設定
(5)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択
(6)追加で抽出したい項目は、今回未設定
(7)使用するAIを、プルダウンメニューから任意で選択
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
ステップ5: データベースを操作する
(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択
(5)データベースの連携で、各項目を設定
(6)次へをクリック
■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値で、各項目を設定
※データベースの連携で指定したページの情報によって項目名は変わります。
ここでは、Google スプレッドシートと紐付けるように「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを設定
すべての項目とアウトプットを紐づけた設定画面
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)アプリトリガーをONにすればフローの設定は完了です！
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例
Google DriveのCSVデータをGoogle スプレッドシートに変換しYoomデータベースに転記したり、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Driveにフォルダを作成したりすることもできます。
また、Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存する連携も可能です。
Google DriveのCSVデータをGoogle スプレッドシートに変換しYoomデータベースに転記するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■概要
Google スプレッドシートの行が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータを管理している方
・Google スプレッドシートを使って顧客情報などのデータを管理しているが、手動で書類を発行するのが手間に感じている方
2.Google Driveを利用してファイルの保存・共有を行っている企業
・Google Driveを日常的に利用していて、請求書の保存や共有に活用したい方
・自動化を進めたいが、どこから始めて良いかわからない方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する
Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、Discordなどに自動で通知します。
Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するフローです。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
CRMアプリで取引先やリードが登録されたらフォルダを作成する
SalesforceやHubSpotなどで取引先やリードが登録されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■概要
「Apolloでコンタクトが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローは、営業活動に伴うデータ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいコンタクトがApolloに追加されるたびに、自動的にGoogle Driveに専用フォルダが作成されます。これにより、各コンタクトに関連する資料や情報を一元管理でき、手動でのフォルダ作成の手間やミスを削減します。営業チームの効率化とデータの整理整頓を実現するための便利なワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを活用して多数のコンタクトを管理している営業担当者の方
・Google Driveでコンタクトごとの資料を整理し、効率的にアクセスしたい方
・手動でフォルダ作成を行う際に時間や手間を削減したいチームリーダーの方
・営業プロセスの自動化を進め、業務効率を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Apollo、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらデータベースにも追加する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、NotionやAirtableなどに自動で登録します。
■概要
このワークフローでは、Googleスプレッドシートで新しい行を追加するだけで、自動的にNotionに対応するレコードが作成することが可能です。この自動化により、手動でのデータ入力や二重管理の手間を省き、情報の一貫性を保つことができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとNotionを日常的に使用しており、データの手動入力に時間を取られている方
・チームでの情報共有を効率化し、漏れなくデータを更新したいプロジェクトマネージャー
・データの二重管理によるミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいビジネスオーナー
・ITツールの連携による業務自動化に興味があり、導入を検討している企業のIT担当者
・定期的にデータをNotionに反映させる必要があり、手間を省きたいフリーランスや個人事業主
・現在の業務フローを見直し、効率化を図りたいと考えている全てのビジネスプロフェッショナル
■注意事項
・Google スプレッドシートとNotionをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する」フローは、日々のデータ管理作業をスムーズに進める業務ワークフローです。
例えば、営業チームがスプレッドシートに新しい顧客情報を追加すると、自動的にAirtableにそのデータが反映されます。
この連携により、手動でのデータ入力の手間やミスを削減し正確な情報共有が可能になります。
結果としてGoogle スプレッドシートとAirtable間のデータフローを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとAirtableを日常的に使用しているチームや個人
・データ入力の手間を減らし、作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・手動でのデータ連携に伴うヒューマンエラーを防ぎたい管理者
・複数のツール間で情報を一元管理し、業務プロセスを自動化したい方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方
■注意事項
・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
Web会議終了後に音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方
・会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加するフローです
Google スプレッドシートで行が追加されたらプロジェクト管理アプリにタスクを追加する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AsanaやTrelloなどにタスクを自動で追加します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、GitHubにIssueを追加するフローです。
■概要
Google スプレッドシートでタスクを管理し、その内容をTrelloに手作業で転記していませんか？
この作業は単純ですが手間がかかる上に、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、タスク管理の二度手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでのタスク管理とTrelloへの情報反映に手間を感じている方
・複数メンバー間でのタスク共有を効率化し、抜け漏れをなくしたいプロジェクトマネージャーの方
・定期的に発生するタスクの登録作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1: 名刺情報のデジタル化作業が簡単に
営業担当者にとって、名刺のデジタル化は日常的な作業ですが、手動で入力するのは非常に手間がかかりますよね。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、名刺がアップロードされるたびに自動でシートにデータが追加されるため、入力作業の手間が大幅に削減されるはずです。
例えば、出張先で集めた名刺を帰社後にデータ化し、Google Driveにまとめてアップロードするだけで顧客リストを作成できるようになりますよ。
メリット2: 大量の名刺情報の一元管理が可能に
人事や総務担当者は、大量の名刺情報を管理する必要がありますが、手動でデータ化すると情報が散乱しがちですよね。
名刺情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加することで、情報を一元管理しやすくなります。
例えば、新しい社員の名刺情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加できれば、全社員のデータベースを最新の状態に保つことができます。
これにより、情報の検索や更新が簡単になり、チーム全体での情報共有がスムーズになりそうですね。
まとめ
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、名刺情報の管理の手間を大幅に削減できるはずです。
特に営業担当者や人事・総務担当者にとって、名刺のデジタル化作業や情報管理が効率化され、負担軽減が期待できますよ。
Yoomを使えば、ノーコードでこの連携を実現でき、すぐに作業に役立てることができます！
ぜひ、Yoomでこの自動化を取り入れて、名刺情報の管理を快適にしてみてくださいね。
