GoogleDriveに名刺がアップロードされたらGoogleスプレッドシートに追加する方法

[Yoomとは]

GoogleDriveとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

従来のAPI連携は、エンジニアでない方にとってハードルが高く、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかっていたかもしれません。
そんな時こそ、Yoomを試してみてください！
ここから、Yoomを使って「GoogleDriveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加する」フローをご紹介します。

始める前に

‍Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録しましょう！
(1)Yoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック

Google Driveのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle Driveを選択
(2)Sign in with Googleをクリック

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)ログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

Googleスプレッドシートのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleスプレッドシートを選択
(2)Sign in with Googleをクリック

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)ログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)以下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
※このフローテンプレートには「画像・PDFから文字情報を読み取る」というAIオペレーションが含まれています。
今回、ご紹介する機能についてはチームプラン以上でご利用いただけます。
詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動時間を設定
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(7)フォルダIDは、プルダウンメニューから任意で選択

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: Google Driveと連携する

(1)先ほど設定したアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google Drive™と連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)ファイルIDは、アウトプットから{{ファイルID}}を設定

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4: 画像・PDFから文字を読み取る

(1)「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)アクションは「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」を選択

(4)次へをクリック

■詳細を設定
(5)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択
(6)追加で抽出したい項目は、今回未設定
(7)使用するAIを、プルダウンメニューから任意で選択

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択

(5)データベースの連携で、各項目を設定

• スプレッドシートID：候補から任意で選択
  

• スプレッドシートのタブ名：候補から任意で選択
• テーブル範囲：「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定
  
  

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値で、各項目を設定
※データベースの連携で指定したページの情報によって項目名は変わります。
ここでは、Googleスプレッドシートと紐付けるように「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを設定

すべての項目とアウトプットを紐づけた設定画面

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

Google DriveとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveを活用した自動化例

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、読み取った内容を元にGoogle Driveのフォルダへ仕分けするフローです。Gmailのファイル確認やGoogle Driveへの保存を自動化することで、仕分け作業の手間を省いて業務の効率化を図ります。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

Salesforceで登録された取引先が自動でGoogle Driveにも保存されるため、取引先情報をSalesforce以外でも活用したい場合におすすめです。フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する

Google Driveに格納されたファイルをChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析し、適切なファイル名にリネームします。この自動化により、手動でのファイル名変更にかかる時間を削減し、Google Driveの検索効率を高めることが期待できます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

Googleスプレッドシートのデータ更新ごとに通知が欲しい、と考える方におすすめです。Googleスプレッドシートで情報更新されたら、更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。また更新後スピーディーに通知を行えるため、チーム内への情報共有がスムーズになるでしょう。

NotionDBに追加された情報を、Googleスプレッドシートにも追加する

新しく追加された情報を自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースへ格納するので、情報管理の抜けや漏れ防止が見込めます。また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため「作成日時や更新日時を用いて分岐オペレーションを使用し、登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知する」といった高度なフローも作成することができます。

HubSpotのフォームが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する

マーケティングや顧客のデータ管理を効率化する業務ワークフローです。自動更新によってデータの整理・分析がスムーズに行えるため、業務の効率化が期待できます。

Google DriveとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

メリット1: 名刺情報のデジタル化作業が簡単に

営業担当者にとって、名刺のデジタル化は日常的な作業ですが、手動で入力するのは非常に手間がかかりますよね。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、名刺がアップロードされるたびに自動でシートにデータが追加されるため、入力作業の手間が大幅に削減されるでしょう。
例えば、出張先で集めた名刺を帰社後にデータ化し、Google Driveにまとめてアップロードするだけで顧客リストを作成できるようになりますよ。

メリット2: 大量の名刺情報の一元管理が可能に

人事や総務担当者は、大量の名刺情報を管理する必要がありますが、手動でデータ化すると情報が散乱しがちです。
名刺情報をGoogleスプレッドシートに自動で追加することで、情報を一元管理しやすくなります。
例えば、新しい社員の名刺情報を自動でスプレッドシートに追加できれば、全社員のデータベースを最新の状態に保つことができますね。
これにより、情報の検索や更新が簡単になり、チーム全体での情報共有がスムーズになるでしょう。

まとめ

Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、名刺情報の管理の手間を大幅に削減できるでしょう。
特に営業担当者や人事・総務担当者にとって、名刺のデジタル化作業や情報管理が効率化され、負担軽減が期待できます。
Yoomを使えば、ノーコードでこの連携を実現でき、すぐに作業に役立てることができるはずです！
ぜひ、Yoomでこの自動化を取り入れて、名刺情報の管理を快適にしてみてくださいね。