NotionとGoogle スプレッドシートを連携して、Notionに作成した日報をGoogle スプレッドシートにも格納する方法

ステップ1：NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくとフローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Notionをマイアプリに登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から「Notion」を選択します。
Notionに連携している場合、以下のような画面が表示されるので、内容を確認し「ページを選択する」をクリックします。

連携するページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録しましょう。
先ほど同様に、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択します。

表示内容を確認したら「次へ」をクリックしましょう。

連携するアカウントと内容に問題がなければ、「続行」をクリックします。

マイアプリにNotionとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Chrome拡張機能トリガーを設定

いよいよ自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にChrome拡張機能トリガーの設定を行います。
使用するNotionのページを確認しましょう。
今回は以下のように設定しました。
ご自身の業務に合わせて、任意の項目で設定を行いましょう。

詳細ページを開くとこのように設定されています。
※詳細を開いたページのURLは後ほど使用するので、この画面を開いた状態で設定を進めましょう。

Yoomに戻り「特定のページから起動」をクリックしましょう。
今回のフローはChrome拡張機能を使用しているため、Chrome拡張機能をこちらからインストールしましょう。
※詳しい設定方法はこちらをあわせてご確認ください。

下記を設定しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」→特定のページから起動

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

起動ページのURLサンプルに、先ほどNotionで開いた詳細ページのURLを入力しましょう。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ3：Notion「レコードを取得する」Google スプレッドシート「レコードを追加する」のアクションを設定

次に、Notionでフローを起動したレコードの詳細を取得しましょう。
「レコードを取得する」をクリックしたら、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）

連携するデータベースを設定しましょう。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので選択し、追加します。

設定ができたら「次へ」をクリックしましょう。

取得したいレコードの条件を指定しましょう。
今回情報を取得したいのは、フローを起動した際のレコードなので、以下のように設定します。

<span class="mark-yellow">レコードID＝ページ IDのアウトプット</span>

アウトプットを使用して設定することで、フロー起動ごとに値を変動させて設定することができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「特定のページから起動」の「ページID」をクリックし選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定完了後「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

最後に、Google スプレッドシートにNotionのデータを追加しましょう。
連携するデータベースはこのように設定を行いました。
Notionと同様に、Google スプレッドシートも任意の項目で設定してくださいね。

Yoomに戻り、「レコードを追加する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

連携するデータベースの設定を行いましょう。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」をそれぞれ候補から設定しましょう。

「テーブル範囲」は作成したシートに合わせて設定を行いましょう。

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

追加するレコードの値を設定します。
Google スプレッドシートで設定した項目が取得されるので、それぞれアウトプットを設定しましょう。

設定完了後「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：NotionとGoogle スプレッドシートの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

フローの完了をチャットに通知する

今回のフローに続けて、SlackやChatworkなど、お使いのチャットツールを連携するのはいかがでしょうか？
通知先のチャンネルを選択できますよ！
例えば、チームのチャンネルに「日報データの登録が完了しました」といった内容を通知することで、フローを起動した本人はもちろん、チームの責任者もすぐにデータの追加を確認できます。
送信するメッセージにもアウトプットを設定することができるため、以下のように具体的な内容を通知することが可能です。

スケジュールトリガーを活用する

今回はChrome拡張機能をトリガーとしたフローでしたが、指定したスケジュールになったらフローを起動させるスケジュールトリガーを活用するのもいいかもしれません。
チーム共通のNotionのデータベースに個々の業務成果を蓄積している場合、業務終了後に自動でフローが起動するように設定すれば、フロー起動の手間が省けます。
スケジュールトリガーを使用したNotionとGoogle スプレッドシートの連携フローもテンプレートにありますので、参考にしてみてくださいね！
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

NotionとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもNotionとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

はじめに紹介するフローは、Google スプレッドシートで追加された情報でNotionにページを作成するフローです。引用した内容でページを作成し、手入力によるヒューマンエラーを防ぐことにつながるでしょう。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する

次に紹介するのは、Google スプレッドシートで情報が更新されたら自動でNotionの情報も更新するフローです。更新漏れを防ぎ、手作業による手間を省くことで業務進行を円滑にできそうです。

3.Notionデータベースの情報で請求書を作成しメールを送信する

最後に紹介するのは、Notionのデータベースの情報をもとに自動で請求書を発行するフローです。Google スプレッドシートに雛形を用意しておくことで、自動で書類の発行を完了でき、帳票作成の時間を削減できるでしょう。

NotionとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと具体例

メリット1：情報の一元管理による業務効率の向上

Notionで日報を作成することで、個人の業務状況を整理できますが、チーム全体での日報のデータ活用にはGoogle スプレッドシートの方が適している場合があります。この連携を活用することによって、日報が自動的にGoogle スプレッドシートに追加されるため、手作業でのデータのコピーや貼り付け作業の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。さらに、Google スプレッドシートを活用することで、過去の日報を簡単に検索したり、特定の条件でフィルタリングしたりできるため、効率的なチーム内での情報共有や業務分析が期待できます。 例えば、日報を個々に管理していた場合、マネージャーは各メンバーから提出された日報を一つ一つ確認しなければなりませんが、この自動化でGoogle スプレッドシートにデータが集約されていれば、一目で全体の状況を把握でき、迅速な意思決定につながります。

メリット2：日報データの集計・分析の円滑化

Google スプレッドシートは、データの集計や分析に優れた機能を持っています。Notionに保存された日報データをGoogle スプレッドシートにも自動格納することで、個人の業務状況をスムーズに数値データとして管理することができるでしょう。例えば、Google スプレッドシートに登録された情報から、特定の期間におけるチーム全体の業務時間を算出したり、タスクの達成状況を数値化して可視化できるようになるかもしれません。算出されたデータをもとに、業務プロセスの改善点を見つけたり、今後の戦略を立てることができるでしょう。

メリット3：情報共有の迅速化

Notionは個人またはチーム内の業務整理に優れていますが、日報の情報を他の部門やクライアントと共有する場合、適切な閲覧権限の設定が必要になります。自動化によってGoogle スプレッドシートにデータを自動格納することで、リンクを共有するだけで特定のメンバーに日報の内容を共有することが可能になります。例えば、プロジェクトごとの進捗状況を他部門やクライアントと共有する際、Google スプレッドシート上でデータの管理を行なっていれば、リンクの送信を行うだけでスムーズに共有が完了するでしょう。これにより、情報共有の時間が短縮し、関係者全員がスムーズに情報を把握できるでしょう。特に、複数部門の連携によるプロジェクトでは、この連携が効果を発揮するでしょう。

まとめ

NotionとGoogle スプレッドシートの連携によって、効率的なデータ登録が実現できるでしょう。この自動化によって、日報の情報をもとにしてデータを集約・分析、そして情報共有までを効率化し、業務効率の向上が期待できます。手作業の削減により、これまでかかっていた時間をより価値の高い業務に充てることができ、組織全体の生産性アップにつながるかもしれません。ぜひ、この記事を参考に、自動化を取り入れてみませんか？Yoomを活用することで、日々の業務プロセスが格段に効率化されるかもしれませんよ！