Notionのデータを基に請求書を作成してメールの送信を自動化する方法

以下の4ステップで設定できます。

1. NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. 自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1:NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

NotionとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を最初に行うと、自動化設定が簡単です。
まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックしましょう。

次に以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックしてください。

次に、請求書の作成でGoogle スプレッドシートを使用するので、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。

NotionとGoogle スプレッドシートがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は以下のページで変更しましょう。
最初にデータベース上でページを選択して起動する設定を行うので、「データベース上でページを選択して起動」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能トリガーを使用するため、こちらを確認してください。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→データベース上でページを選択して起動
  

下記の設定方法を確認してください。

スクロールし、「起動ページのURLのサンプル」を設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にNotionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

スクロールし、「データベースID」を設定しましょう。
テスト用としてNotionに請求情報を登録してください。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「データベース上でページを選択して起動」のアウトプットを使用して、以下の通りに設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを選択できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Google スプレッドシートで書類を発行する設定を行うため、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  

スクロールし、「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
雛形書類の設定方法はこちらを参照してください。

次に「発行書類」を設定してください。

• 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→任意で設定
• 「出力ファイル名」→アウトプットを使用して設定
  日付やNotionのアウトプットを使用することで、自動的にファイル名を設定できます。
  Notionで設定した内容がアウトプットとして表示されます。
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。

スクロールすると、「置換対象の文字列」が表示されるので、「置換後の文字列」を設定してください。

「置換後の文字列」はNotionのアウトプットを使用して設定します。
項目に合う文字列を設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にメールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」を確認し、変更したい場合は変更してください。

スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」→任意で設定
Notionのアウトプットを使用して設定してください。

次に、「件名」、「本文」、「添付ファイル」を設定しましょう。
本文は、Notionのアウトプットを使用すると便利です。

以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認します。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかどうか確認しましょう。

その他のNotionとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

1.Notionデータベースの情報で請求書を作成し、Gmailでメールを自動送信するフローです。
こちらは今回ご紹介したテンプレートと似ていますが、Gmailも活用できます。
請求書の作成がスピーディーにでき、請求書の送付が遅れる心配がなくなるでしょう。

2.Notionのデータベースに情報が追加されたら、自動的にGoogleスプレッドシートに格納し、Google Chatに通知するフローです。
‍NotionとGoogle スプレッドシートのデータを同期したい方におすすめの自動化です。
Google Chatに通知されることで、データの管理がしやすくなります。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Notionでページにテキストを自動追加するフローです。
‍同じデータを手作業で転記する手間が省け、時間短縮につながります。
ヒューマンエラーがなくなり、正確にデータを登録することができます。

まとめ

Notionとメールを組み合わせた請求書作成と送信の自動化は、業務負担を軽減でき、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これにより、手作業によるミスが削減され、正確に請求処理ができるでしょう。
この自動化は、顧客からの信頼性向上や企業の成長につながるかもしれません

Yoomの自動化は、誰でも簡単に使えることと複雑なコード入力が不要という点が魅力です。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、作業効率向上に役立ててください。
興味を持った方は、こちらから無料登録しましょう。