NotionとYoomの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/11/05

Notionのデータベースの情報で請求書を作成してメールを送信する方法

m.wadazumi

請求書発行の流れをもっと効率化したいと思っていませんか?
今回ご紹介するフローは、Notionのページからワンクリックで請求書を作成し、メールで送信する方法です。
この自動化を取り入れることで、手作業によるミスが減り、負担を大幅に軽減できるはずです。
特に、請求処理の負担を軽減したい方や正確な処理を求める方にとって、役立つ内容になっています。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね!

こんな方におすすめ

  • Notionの情報をもとに請求書を作成している方。
  • Notionの情報をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を自動作成したい方。
  • NotionとGoogle スプレッドシートを連携して請求書の作成ミスを防ぎたい方。
  • Notionの情報をもとに請求書を作成してメールで送るプロセスを自動化したい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

Notionとメールの連携フローの作り方

今回は「Notionデータベースの情報で請求書を作成しメールを送信する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

以下の4ステップで設定できます。

  1. NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
  2. テンプレートを開く
  3. トリガーとアクションを設定
  4. 自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

NotionとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を最初に行うと、自動化設定が簡単です。
まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックしましょう。

次に以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックしてください。

次に、請求書の作成でGoogle スプレッドシートを使用するので、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。

NotionとGoogle スプレッドシートがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は以下のページで変更しましょう。
最初にデータベース上でページを選択して起動する設定を行うので、「データベース上でページを選択して起動」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能トリガーを使用するため、こちらを確認してください。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしましょう。

※Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「拡張機能から起動する際のアクション」→データベース上でページを選択して起動

下記の設定方法を確認してください。

スクロールし、「起動ページのURLのサンプル」を設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にNotionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

スクロールし、「データベースID」を設定しましょう。
テスト用としてNotionに請求情報を登録してください。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「データベース上でページを選択して起動」のアウトプットを使用して、以下の通りに設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを選択できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Google スプレッドシートで書類を発行する設定を行うため、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認

スクロールし、「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
雛形書類の設定方法はこちらを参照してください。

次に「発行書類」を設定してください。

  • 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→任意で設定
  • 「出力ファイル名」→アウトプットを使用して設定
    日付やNotionのアウトプットを使用することで、自動的にファイル名を設定できます。
    Notionで設定した内容がアウトプットとして表示されます。

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。

スクロールすると、「置換対象の文字列」が表示されるので、「置換後の文字列」を設定してください。

「置換後の文字列」はNotionのアウトプットを使用して設定します。
項目に合う文字列を設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にメールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」を確認し、変更したい場合は変更してください。

スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」→任意で設定
Notionのアウトプットを使用して設定してください。

次に、「件名」、「本文」、「添付ファイル」を設定しましょう。
本文は、Notionのアウトプットを使用すると便利です。

以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認します。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかどうか確認しましょう。

今回、使用したテンプレートはこちら。

NotionやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

NotionとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Notionのデータベースの情報をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を作成したあと、GmailやOutlookで送付することもできます。
また、Notionのデータベースに情報が追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する連携も可能です。

Notionを活用した自動化例

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

Notionに情報が登録されたことをチャットツールに通知する

Notionのデータベースに情報が登録されたことをSlackやDiscordなどへ自動で通知します。

フォームに送信された回答をNotionに追加する

Googleフォームなどで送信された内容をNotionに自動で追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客管理アプリにリード情報を追加する

Google スプレッドシートにリード情報が追加されたら、SalesforceやHubSpotなどに自動で追加します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Notionとメールを連携するメリット

メリット1:請求エラーを防ぐ

手動で請求書の作成から送信までを行っている場合、内容や金額の記載ミス、誤送信などのヒューマンエラーが起こることがありますよね。
この問題を解決するためには、Notionデータベースの情報に基づいて、請求書を作成し、メールを送信する自動化が有効です。
たとえば、事前に請求内容をNotionに登録しておくことで、毎月の請求処理がスムーズに行えるはずです。
これにより、<span class="mark-yellow">請求エラーによるトラブルを防ぎ、正しい請求作業が実現するのではないでしょうか。</span>

メリット2:業務負担を軽減できる

請求書作成と送信を自動化することで、作業にかかる時間を短縮し、担当者の負担を軽減できるはずです。
たとえば、担当者が手動でNotionのデータベースから請求書を作成する場合、さまざまなツールを開く必要があり、非効率ですよね。
しかし、請求書の発行業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">作業にかけていた時間を削減できれば、担当者はプロジェクトや顧客対応により集中できるのではないでしょうか。</span>
特に少ないリソースで効率化したいと考えている中小企業やスタートアップ企業におすすめの自動化です。

まとめ

Notionとメールを組み合わせた請求書作成と送信の自動化は、業務負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、手作業によるミスが削減され、正確に請求処理ができそうですね。
その結果、顧客からの信頼性向上や企業の成長につながるかもしれません。

Yoomの自動化は、誰でも簡単に使えることと複雑なコード入力が不要という点が魅力です。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、作業効率の向上に役立ててみてくださいね!

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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