Notionのデータベースの情報で請求書を作成してメールを送信する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は以下のページで変更しましょう。
最初にデータベース上でページを選択して起動する設定を行うので、「データベース上でページを選択して起動」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能トリガーを使用するため、こちらを確認してください。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしましょう。

※Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→データベース上でページを選択して起動
  

下記の設定方法を確認してください。

スクロールし、「起動ページのURLのサンプル」を設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にNotionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

スクロールし、「データベースID」を設定しましょう。
テスト用としてNotionに請求情報を登録してください。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「データベース上でページを選択して起動」のアウトプットを使用して、以下の通りに設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを選択できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Google スプレッドシートで書類を発行する設定を行うため、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  

スクロールし、「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
雛形書類の設定方法はこちらを参照してください。

次に「発行書類」を設定してください。

• 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→任意で設定
• 「出力ファイル名」→アウトプットを使用して設定
  日付やNotionのアウトプットを使用することで、自動的にファイル名を設定できます。
  Notionで設定した内容がアウトプットとして表示されます。
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。

スクロールすると、「置換対象の文字列」が表示されるので、「置換後の文字列」を設定してください。

「置換後の文字列」はNotionのアウトプットを使用して設定します。
項目に合う文字列を設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にメールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」を確認し、変更したい場合は変更してください。

スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」→任意で設定
Notionのアウトプットを使用して設定してください。

次に、「件名」、「本文」、「添付ファイル」を設定しましょう。
本文は、Notionのアウトプットを使用すると便利です。

以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認します。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかどうか確認しましょう。

今回、使用したテンプレートはこちら。

NotionやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍NotionとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Notionのデータベースの情報をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を作成したあと、GmailやOutlookで送付することもできます。
また、Notionのデータベースに情報が追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する連携も可能です。

Notionを活用した自動化例

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

Notionに情報が登録されたことをチャットツールに通知する

Notionのデータベースに情報が登録されたことをSlackやDiscordなどへ自動で通知します。

フォームに送信された回答をNotionに追加する

Googleフォームなどで送信された内容をNotionに自動で追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客管理アプリにリード情報を追加する

Google スプレッドシートにリード情報が追加されたら、SalesforceやHubSpotなどに自動で追加します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Notionとメールを連携するメリット

メリット1:請求エラーを防ぐ

手動で請求書の作成から送信までを行っている場合、内容や金額の記載ミス、誤送信などのヒューマンエラーが起こることがありますよね。
この問題を解決するためには、Notionデータベースの情報に基づいて、請求書を作成し、メールを送信する自動化が有効です。
たとえば、事前に請求内容をNotionに登録しておくことで、毎月の請求処理がスムーズに行えるはずです。
これにより、<span class="mark-yellow">請求エラーによるトラブルを防ぎ、正しい請求作業が実現するのではないでしょうか。</span>

メリット2:業務負担を軽減できる

請求書作成と送信を自動化することで、作業にかかる時間を短縮し、担当者の負担を軽減できるはずです。
たとえば、担当者が手動でNotionのデータベースから請求書を作成する場合、さまざまなツールを開く必要があり、非効率ですよね。
しかし、請求書の発行業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">作業にかけていた時間を削減できれば、担当者はプロジェクトや顧客対応により集中できるのではないでしょうか。</span>
特に少ないリソースで効率化したいと考えている中小企業やスタートアップ企業におすすめの自動化です。

まとめ

Notionとメールを組み合わせた請求書作成と送信の自動化は、業務負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、手作業によるミスが削減され、正確に請求処理ができそうですね。
その結果、顧客からの信頼性向上や企業の成長につながるかもしれません。

Yoomの自動化は、誰でも簡単に使えることと複雑なコード入力が不要という点が魅力です。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、作業効率の向上に役立ててみてくださいね！