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請求書を作成し送付するという定型業務を自動化することで、日々の業務効率を大幅に向上させることが可能です。なぜならば、定型業務は繰り返し行う作業であるため自動化することで時間を節約でき、その他の業務にリソースを割けるようになるためです。
とは言え、自動化を導入するためにはプログラミングの知識が必要である場合が多く、気軽に試すことが難しいと感じていませんか？
そこで今回は、プログラミング不要で実現できる、請求書の自動作成＆送付が可能なアプリ連携をご紹介します！
使用するアプリはNotionとGmail、そしてGoogle スプレッドシートです。Chrome拡張を交えることでより簡単に請求書が作成＆送付できるので、この機会にぜひお試しください！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
NotionとGmailの連携フローの作り方
ステップ1：Notion・Gmail・Google スプレッドシートをマイアプリ連携
今回の連携では、Google スプレッドシートに作成しておいた雛形を用いて請求書を作成します。
そのため、Notion、Gmail、Google スプレッドシートの3つのアプリを連携させましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
NotionとYoomの連携
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は請求書の作成時に必要なデータを想定し、ページを作成しました。
このNotionのページにある「メールアドレス」宛に請求書を送付するため、メールアドレスの項目は作成しましょう。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
Gmail及びGoogle スプレッドシートとYoomの連携
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.アカウントを選択
Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。
3.Yoomにログイン
画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。
4.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、権限を全て許可するを選択してください。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
※GmailとGoogle スプレッドシートは同じGoogleサービスのため、同様の手順でマイアプリ連携が可能です。
そのため、同じ手順でGoogle スプレッドシートも連携しましょう。
6.Google スプレッドシートの用意
Google スプレッドシートでの請求書雛形の作成がまだの場合は、用意しておきましょう。
今回は画像のように作成しました。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページにある、「雛形書類を準備する」をご確認ください。
以上で3つのツールのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを利用し、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：Chrome拡張トリガーと、Notionのページ設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く「【コピー】Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Chrome拡張トリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。
次へを押します。
4.Chrome拡張機能の設定
上記画像の赤枠部分にYoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。
5.起動ページのサンプルURL
請求書の作成に用いるNotionのページデータを指定します。
赤枠部分にカーソルを合わせることで、サイドピークでページを開くことが可能です。
画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。
6.テストの実行
画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
続けて、Notionのデータを取得する詳細設定を行います。
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.データベースの連携
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。これは、先ほど使用したNotionのページと同様になります。
選択ができたら、次へを押してください。
3.取得したいレコードの条件
右側の空のボックスをクリックしましょう。
赤枠部分を選択してください。
Notionのページデータが表示されます。その中から、「ページID」をクリックしてください。
4.テストの実行
画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートで書類を作成する設定
1.アプリを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。
2.IDの設定
使用する雛形のファイルIDを入力します。
続けて、発行した請求書を格納するフォルダIDも設定しましょう。
次へを押します。
3.文字列を置換する
Notionのデータと用意した雛形のデータを結びつけます。
詳細な設定方法に関しては、詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。
4.テストの実行
設定が完了したら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。
ステップ4：Gmailから請求書を送付する設定
1.メールを送る
Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールしましょう。
テンプレートを使用しているため、メールの内容設定は完了しています。
宛先のみ変更しましょう。
宛先ボックスをクリックし、赤枠を選択します。
アドレスを挿入しましょう。
2.テストの実行
内容に差支えが無ければ画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。
3.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。
NotionやGmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもNotionやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
NotionとGmailを連携した自動化例
Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する連携も可能です。
また、お問い合わせメールから情報を抽出した後、Gmailで返信して内容をNotionに追加したり、Gmailで受信した書類をOCRで読み取りNotionに追加したりすることもできます。
■概要
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎月多数の経費精算を行う必要があり、Gmailで受信した領収書のデータ入力に時間を取られている方
・複数のプロジェクトや顧客との取引があり、経費を分類して管理する必要がある方
・領収書のデジタル化を進めているが、データの整理や検索に手間がかかっている方
・Notionを経費管理ツールとして活用しているチームや企業の方
・領収書の情報の一元管理を目指す方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Gmailで一時メール返信をして、Notionに自動的に格納するフローです。
Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付するフローです。
Notionを活用した自動化例
Notionに登録されたタスクをカレンダーに登録する
Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
フォームに送信された内容をNotionに追加する
Googleフォームなどに送信された内容をNotionに自動で追加します。
■概要
「フォームが送信されたら承認依頼を送信して、承認後Notionに追加する」フローは、業務ワークフローの効率化を図るための自動化プロセスです。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム送信後の承認プロセスを自動化したい企業の管理者
・Notionを活用して申請情報を一元管理したいチームリーダー
・承認フローの効率化を図り、業務のスピードアップを目指す方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
Googleフォームに回答があったら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、チャットツールに一括通知する
毎日Notionのタスクから本日が期限のものを抽出し、ChatworkやGoogle Chatなどに自動で通知します。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Notionでタスク管理を行う中で、毎日期限を確認しメンバーへリマインドする作業に手間を感じていませんか。手作業による確認は、タスクの抜け漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionデータベースから本日が期限のタスクを自動で抽出し、LINEへ一括通知することが可能です。定型的なリマインド業務から解放され、タスクの実行漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでチームのタスク管理を行っており、リマインド業務を効率化したい方
・毎日のタスク確認を手作業で行っており、見落としや通知漏れを防ぎたい方
・LINEを活用して、メンバーへのタスク通知をより確実に届けたいと考えている方
■注意事項
・Notion、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailを活用した自動化例
ワークフローが承認されたらGmailに通知する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを自動で送信します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
コラボフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをChatworkなどに自動で転送します。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する
Gmailで受け取った書類をDropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
NotionとGmailを連携するメリット
1.業務フローの短縮による負担軽減
Notionで管理している請求書データのページからChrome拡張を使用すると、自動的に請求書が作成できます。加えて、作成した請求書をGmailで自動送付可能です。
これまで手動で行っていた請求書の作成と送付が自動化されるため、大幅な業務フローの改善が期待できるでしょう。
膨大な数の請求書を作成するためにかけていた時間が節約できるようになるかもしれません。業務フローが短縮できれば、負担も軽減するでしょう。
2.生産性と効率の向上
これまでは、Notionのデータベースを確認しながら手動で請求書を作成していたため、タイピングミスなどのヒューマンエラーが起こり得ました。しかし、今回のアプリ連携を導入すれば請求書は自動的に作成されるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを最小限に抑えられるでしょう。
また、自動化を導入することで生産性が上がり、作業効率の向上となるはずです。中でもひと月ごとに請求を行う掛売方式の場合は、このようなメリットを感じやすいのではないでしょうか。
まとめ
定型業務の自動化は生産性を上げるためにもおすすめです。作業負担が軽減されるだけではなく、時間を節約し、効率の向上を図れるでしょう。
今まであきらめていた自動化の導入も、Yoomならプログラミング不要で実現できます。
2週間のトライアル期間も設けているので、ぜひ1度お試しください。
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