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Notionのページから請求書を自動作成してGmailで送信する方法
請求書を作成し送付するという定型業務を自動化することで、日々の業務効率を向上させることが可能です。
なぜなら、定型業務は繰り返し行う作業であるため自動化することで時間を節約でき、その他の業務にリソースを割けるようになるためです。
とは言え、自動化を導入するためにはプログラミングの知識が必要である場合が多く、気軽に試すことが難しいと感じていませんか？
そこで今回は、プログラミング不要で実現できる、請求書の自動作成＆送付が可能なアプリ連携をご紹介します！
使用するアプリはNotionとGmail、そしてGoogle スプレッドシートです。Chrome拡張を交えることでより簡単に請求書が作成＆送付できるので、この機会にぜひお試しください！
こんな方におすすめ
- NotionとGmailでの業務効率化を考えている方。
- Notionの情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を作成してGmailで送付したい方。
- NotionとGmailを連携して書類の作成・送付を自動化したい方。
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要Notionで管理している案件情報をもとに、都度請求書を作成してメールで送付する作業に手間を感じていませんか？情報の転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーのリスクも伴い、重要な業務でありながらも負荷の高い作業です。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報からワンクリックで請求書を自動発行し、Gmailでのメール送信までを完結させることが可能で、こうした請求業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで案件管理を行い、請求書の発行から送付まで担当している方
- 請求書作成における手作業での情報転記や送信作業を効率化したい方
- 請求業務のミスをなくし、よりスムーズな業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに請求書発行、Gmailでの送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することができ、Notionから取得した取引先の担当者情報を変数として設定することも可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、請求書の発行から送付まで担当している方
- 請求書作成における手作業での情報転記や送信作業を効率化したい方
- 請求業務のミスをなくし、よりスムーズな業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに請求書発行、Gmailでの送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することができ、Notionから取得した取引先の担当者情報を変数として設定することも可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
NotionとGmailの連携フローの作り方
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」というフローボットの作成方法を紹介します。Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
[Yoomとは]
ステップ1：マイアプリ連携
まずは基本的なナビをご覧ください。
GmailはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
Notionと連携
1.Notionの準備NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は請求書の作成時に必要なデータを想定し、ページを作成しました。
このNotionのページにある「メールアドレス」宛に請求書を送付するため、メールアドレスの項目は作成しましょう。
その後は以下のナビをご覧ください。
雛形の用意
Google スプレッドシートでの請求書雛形の作成がまだの場合は、用意しておきましょう。
今回は画像のように作成しました。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページにある、「雛形書類を準備する」をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Notionで管理している案件情報をもとに、都度請求書を作成してメールで送付する作業に手間を感じていませんか？情報の転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーのリスクも伴い、重要な業務でありながらも負荷の高い作業です。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報からワンクリックで請求書を自動発行し、Gmailでのメール送信までを完結させることが可能で、こうした請求業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで案件管理を行い、請求書の発行から送付まで担当している方
- 請求書作成における手作業での情報転記や送信作業を効率化したい方
- 請求業務のミスをなくし、よりスムーズな業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに請求書発行、Gmailでの送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することができ、Notionから取得した取引先の担当者情報を変数として設定することも可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、請求書の発行から送付まで担当している方
- 請求書作成における手作業での情報転記や送信作業を効率化したい方
- 請求業務のミスをなくし、よりスムーズな業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに請求書発行、Gmailでの送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することができ、Notionから取得した取引先の担当者情報を変数として設定することも可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Chrome拡張トリガーの設定
Chrome拡張トリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。
Chrome拡張機能の設定
YoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
下にスクロールしたら、連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
起動ページのサンプルURL
請求書の作成に用いるNotionのページデータを指定します。
赤枠部分にカーソルを合わせることで、サイドピークでページを開くことが可能です。
画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。 
画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示がされ、取得した値にページ情報が反映したらトリガーの設定は完了です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Notionのデータを取得する設定
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
先ほど使用したNotionのページを選択してください。
取得したいレコードの条件を設定します。
右側の空のボックスをクリックしましょう。
赤枠を順番に選択してください。
Notionのページデータが表示されます。その中から、「ページID」をクリックしてください。
画像のように設定ができたらテストしましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。
画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。
ステップ5：Google スプレッドシートで書類を作成する設定
Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
使用する雛形のファイルIDを入力します。
続けて、発行した請求書を格納するフォルダIDも設定しましょう。
次に進み、Notionのデータと用意した雛形のデータを結びつけます。
詳細な設定方法に関しては、「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。
設定が完了したら、テストしましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。
ステップ6：Gmailで請求書を送付する設定
Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
テンプレートを使用しているため、メールの内容設定は完了しています。
宛先のみ変更しましょう。
Toをクリックし、取得した値から選択します。
次に進み、内容に問題なければテストしましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
NotionやGmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもNotionやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
NotionとGmailを連携した自動化例
Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する連携も可能です。
また、お問い合わせメールから情報を抽出した後、Gmailで返信して内容をNotionに追加したり、Gmailで受信した書類をOCRで読み取りNotionに追加したりすることもできます。
■概要Notionでタスク管理や情報共有を行う中で、ページの更新を手動で関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。また、重要な更新の連絡漏れや遅延が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Notionの特定データベースでページが作成・更新された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送付できます。これにより、NotionとGmailをスムーズに連携させ、手作業による通知業務を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionを情報共有のハブとして活用し、更新内容を手動でGmail通知している方
- NotionとGmailを連携させ、重要なページの変更を関係者に自動で共有したい方
- タスク管理や議事録共有でNotionを利用し、通知漏れや共有の遅延を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース更新をトリガーにメールが自動送信されるため、都度メールを作成・送信していた時間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速に情報共有を行うことが可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を基にしたメール内容で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、更新を検知したいデータベースを任意で指定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名や本文には、Notionのページタイトルやプロパティなど、トリガーで取得した情報を自由に組み込んで設定できます。
■注意事項- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Webサイトからのお問い合わせ対応は、顧客との重要な接点ですが、受信したメールの内容を確認し、手動で一次返信を行い、さらにNotionなどの管理ツールへ情報を転記する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、お問い合わせメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出し、Gmailでの一次返信からNotionデータベースへの格納までを自動化できるため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Webサイトからのお問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- GmailとNotionを連携させ、手作業による問い合わせ内容の転記を減らしたい方
- AIを活用してメールからの情報抽出を自動化し、業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- お問い合わせメールへの一次返信やNotionへのデータ入力が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「問い合わせメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を選択し、メール本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 次に、オペレーションでGmailの「Gmailを用いて、一次返信を行う」アクションを設定し、自動返信メールを送信します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「抽出した問い合わせ内容をNotionのデータベースに追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーの設定では、自動化の対象としたい差出人のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、検知する条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、問い合わせ種別など）を指示する内容を任意で設定してください。
- Gmailで送信する一次返信の文面や、Notionのどのデータベースにどの情報を格納するかは、運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信する領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionに手入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした経費精算や証憑管理に関する定型業務を自動化します。特定のラベルが付いたメールをGmailで受信すると添付された領収書をOCRが自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースに登録するため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書をNotionで管理している経理担当者や個人事業主の方
- 手作業でのデータ入力に時間を費やしており、より重要な業務に集中したいと考えている方
- 経費精算や書類管理のプロセスを自動化し、業務の標準化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、OCRでの読取りからNotionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで指定したラベルがメールに付与されると、フローが起動します。
- 続いてオペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を進行させるかどうかの条件を定めます。
- 次にオペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後にオペレーションで、Notionの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出したデータをNotionデータベースの指定した項目に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えばメールの件名に「領収書」という単語が含まれている場合のみ処理を進めるなど、実行条件を自由に設定することが可能です。
- OCR機能では、読み取ったテキストの中から「合計金額」や「日付」といった、特定のパターンの文字列のみを抽出するように設定できます。
- Notionにレコードを追加する際、OCRで取得した日付や金額といった動的なデータを、データベース内の各プロパティに紐づけて自動で登録する設定が可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Notionを情報共有のハブとして活用し、更新内容を手動でGmail通知している方
- NotionとGmailを連携させ、重要なページの変更を関係者に自動で共有したい方
- タスク管理や議事録共有でNotionを利用し、通知漏れや共有の遅延を防ぎたい方
- Notionのデータベース更新をトリガーにメールが自動送信されるため、都度メールを作成・送信していた時間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速に情報共有を行うことが可能になります。
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を基にしたメール内容で送信されるように設定します。
- Notionのトリガー設定では、更新を検知したいデータベースを任意で指定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名や本文には、Notionのページタイトルやプロパティなど、トリガーで取得した情報を自由に組み込んで設定できます。
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Webサイトからのお問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- GmailとNotionを連携させ、手作業による問い合わせ内容の転記を減らしたい方
- AIを活用してメールからの情報抽出を自動化し、業務を改善したいと考えている方
- お問い合わせメールへの一次返信やNotionへのデータ入力が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「問い合わせメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を選択し、メール本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 次に、オペレーションでGmailの「Gmailを用いて、一次返信を行う」アクションを設定し、自動返信メールを送信します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「抽出した問い合わせ内容をNotionのデータベースに追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、自動化の対象としたい差出人のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、検知する条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、問い合わせ種別など）を指示する内容を任意で設定してください。
- Gmailで送信する一次返信の文面や、Notionのどのデータベースにどの情報を格納するかは、運用に合わせて任意で設定してください。
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信する領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionに手入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした経費精算や証憑管理に関する定型業務を自動化します。特定のラベルが付いたメールをGmailで受信すると添付された領収書をOCRが自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースに登録するため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書をNotionで管理している経理担当者や個人事業主の方
- 手作業でのデータ入力に時間を費やしており、より重要な業務に集中したいと考えている方
- 経費精算や書類管理のプロセスを自動化し、業務の標準化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、OCRでの読取りからNotionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで指定したラベルがメールに付与されると、フローが起動します。
- 続いてオペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を進行させるかどうかの条件を定めます。
- 次にオペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後にオペレーションで、Notionの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出したデータをNotionデータベースの指定した項目に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えばメールの件名に「領収書」という単語が含まれている場合のみ処理を進めるなど、実行条件を自由に設定することが可能です。
- OCR機能では、読み取ったテキストの中から「合計金額」や「日付」といった、特定のパターンの文字列のみを抽出するように設定できます。
- Notionにレコードを追加する際、OCRで取得した日付や金額といった動的なデータを、データベース内の各プロパティに紐づけて自動で登録する設定が可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Notionを活用した自動化例
Notionに登録されたタスクをカレンダーに登録する
GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。
■概要Notionでタスクを管理し、Googleカレンダーでチームや個人のスケジュールを管理している場合、両方のツールに情報を入力する手間が発生しがちです。また、手作業による転記では、登録漏れや日時の設定ミスなども起こり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいタスクが登録されると、その情報が自動でGoogleカレンダーにも反映されるため、こうした課題を解消し、タスクとスケジュール管理を円滑に進めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogleカレンダーを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- Notionで管理するタスクの、Googleカレンダーへの予定登録漏れを防ぎたい方
- タスク管理とスケジュール管理のプロセスを連携し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、予定の登録漏れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、タスクの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、必要に応じて日時の調整を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報を基に予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Notionから取得したタスクのステータスや担当者などの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
- 日時・日付の加算減算オペレーションでは、タスクの開始日などを基準に、予定の開始時刻や終了時刻を任意で調整できます。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、Notionから取得したタスク名や詳細情報などを引用し、予定のタイトルや説明欄に自由に設定することが可能です。
■注意事項- Notion、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- NotionとGoogleカレンダーを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- Notionで管理するタスクの、Googleカレンダーへの予定登録漏れを防ぎたい方
- タスク管理とスケジュール管理のプロセスを連携し、業務を効率化したいと考えている方
- Notionへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、予定の登録漏れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理に繋がります。
- はじめに、NotionとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、タスクの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、必要に応じて日時の調整を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報を基に予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Notionから取得したタスクのステータスや担当者などの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
- 日時・日付の加算減算オペレーションでは、タスクの開始日などを基準に、予定の開始時刻や終了時刻を任意で調整できます。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、Notionから取得したタスク名や詳細情報などを引用し、予定のタイトルや説明欄に自由に設定することが可能です。
- Notion、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに送信された内容をNotionに追加する
Notionに自動で追加します。
■概要Googleフォームで集めたアンケートやお問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でNotionに転記していませんか？回答数が増えるにつれて作業は煩雑になり、入力ミスや更新漏れが発生しやすくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした転記作業の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとNotionで、顧客情報やタスクなどを管理している方
- 手作業でのデータ転記に時間を要しており、業務の効率化を検討している方
- 情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、データの正確性を高めたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、自動でNotionへデータが反映されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや、転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容がNotionのデータベースに連携されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Notionに連携する際、フォームのどの回答を、データベースのどのプロパティに反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
各種申請をフォームで受け付けた後、承認依頼の連絡や承認後のデータ管理を手作業で行っていませんか。このような定型業務は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送付され、承認後にNotionのデータベースへ情報が追加されるため、申請から承認、データ管理までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた申請内容をNotionで管理しており、承認プロセスを効率化したい方
- 手作業による承認依頼の連絡やデータ転記に時間を要し、コア業務に集中できていない方
- 申請や承認に関する業務での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後の承認依頼からNotionへの情報追加までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記や確認作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、データベースとして利用するNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、作成した申請フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容をもとに承認依頼を送信します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された申請内容を任意のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する申請フォームの項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズできます。
- 承認依頼機能で送信する依頼メッセージには、フォームで取得した申請内容などの情報を変数として含めたり、定型文を設定したりすることが可能です。
- Notionのデータベースに追加する際、各項目にフォームの入力内容や承認結果といった情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりできます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- GoogleフォームとNotionで、顧客情報やタスクなどを管理している方
- 手作業でのデータ転記に時間を要しており、業務の効率化を検討している方
- 情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、データの正確性を高めたいチームの方
- フォームへの回答後、自動でNotionへデータが反映されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや、転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容がNotionのデータベースに連携されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Notionに連携する際、フォームのどの回答を、データベースのどのプロパティに反映させるかを任意で設定できます。
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
各種申請をフォームで受け付けた後、承認依頼の連絡や承認後のデータ管理を手作業で行っていませんか。このような定型業務は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送付され、承認後にNotionのデータベースへ情報が追加されるため、申請から承認、データ管理までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた申請内容をNotionで管理しており、承認プロセスを効率化したい方
- 手作業による承認依頼の連絡やデータ転記に時間を要し、コア業務に集中できていない方
- 申請や承認に関する業務での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後の承認依頼からNotionへの情報追加までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記や確認作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、データベースとして利用するNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、作成した申請フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容をもとに承認依頼を送信します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された申請内容を任意のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する申請フォームの項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズできます。
- 承認依頼機能で送信する依頼メッセージには、フォームで取得した申請内容などの情報を変数として含めたり、定型文を設定したりすることが可能です。
- Notionのデータベースに追加する際、各項目にフォームの入力内容や承認結果といった情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりできます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、チャットツールに一括通知する
ChatworkやGoogle Chatなどに自動で通知します。
■概要Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限のタスクを確認したり、チームにリマインドしたりする作業を手間に感じていませんか？また、確認漏れによって重要なタスクが遅延してしまうケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionから本日期限のタスクを自動で抽出し、Google Chatへ通知できるため、こうした日々の確認業務を効率化し、タスクの実行漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle Chatを利用し、日々のタスク管理や進捗共有を行っている方
- 毎日のタスク確認やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内のタスク実行漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日自動でタスク情報が通知されるため、これまでタスク確認に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業での確認によるタスクの見落としや、チームメンバーへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動したい日時（例：毎朝9時）を指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、データベースから本日期限のタスクを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、毎日や毎週など、通知を実行したい頻度や時間を任意で設定できます。
- Notionからタスクを抽出する条件として、期限日だけでなく担当者やステータスといった項目を任意で設定し、絞り込むことが可能です。
- Google Chatへの通知先スペースは任意で指定でき、通知するメッセージ本文にNotionから取得したタスク名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項- Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要Notionでタスク管理を行っているものの、毎日データベースを確認し、期限が迫ったタスクをチームに共有する作業に手間を感じていませんか。また、手動での確認作業では、タスクの見落としや通知漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionから本日が期限のタスクを自動で抽出し、Chatworkに通知する仕組みを構築でき、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとChatworkを利用しており、日々のタスク通知を自動化したいと考えている方
- チーム全体のタスク管理を行っており、メンバーへのリマインド業務を効率化したい方
- 手作業によるタスクの確認漏れを防ぎ、より確実な進捗管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日自動でNotionからタスク情報を抽出しChatworkへ通知するため、手動での確認や連絡にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理体制の構築に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日9時」など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、データベースから本日が期限のタスクを抽出する条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（例：毎朝8時、毎週月曜日の10時など）を自由にカスタマイズしてください。
- Notionでレコードを取得する際に、期限日だけでなくステータスや担当者など、タスクを抽出する条件を任意で設定することが可能です。
- Chatworkに送信するメッセージは、Notionから取得したタスク名や期限などの情報を含めて、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Chatwork、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Notionでタスク管理を行う中で、毎日期限を確認しメンバーへリマインドする作業に手間を感じていませんか。手作業による確認は、タスクの抜け漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionデータベースから本日が期限のタスクを自動で抽出し、LINEへ一括通知することが可能です。定型的なリマインド業務から解放され、タスクの実行漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでチームのタスク管理を行っており、リマインド業務を効率化したい方
- 毎日のタスク確認を手作業で行っており、見落としや通知漏れを防ぎたい方
- LINEを活用して、メンバーへのタスク通知をより確実に届けたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でNotionからタスクを抽出しLINEへ通知するため、手作業での確認や連絡にかかっていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるタスクの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎日朝9時など、任意の時刻を設定します。
- オペレーションで、Notionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象データベースから期限が当日のタスクを取得します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したタスク情報をLINEで送るためのメッセージ形式に整形します。
- 最後に、オペレーションで、LINE公式アカウントの「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定し、整形したメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時刻を任意で設定することが可能です。
- Notionでは、任意のデータベースIDを指定できるほか、「期限が本日」という条件に加えて担当者やステータスなど、取得条件を任意に設定できます。
- AIテキスト生成により、リストで取得したNotionの複数レコードの情報を「【タスク名】担当者：〇〇」のように任意の形式に整形できます。
- LINE通知は、通知先を任意に設定できるほか、本文に固定の文言を入れたり、AIで整形した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Notion、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle Chatを利用し、日々のタスク管理や進捗共有を行っている方
- 毎日のタスク確認やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内のタスク実行漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でタスク情報が通知されるため、これまでタスク確認に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業での確認によるタスクの見落としや、チームメンバーへのリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動したい日時（例：毎朝9時）を指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、データベースから本日期限のタスクを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のスペースに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日や毎週など、通知を実行したい頻度や時間を任意で設定できます。
- Notionからタスクを抽出する条件として、期限日だけでなく担当者やステータスといった項目を任意で設定し、絞り込むことが可能です。
- Google Chatへの通知先スペースは任意で指定でき、通知するメッセージ本文にNotionから取得したタスク名などの情報を含めることも可能です。
■注意事項
- Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとChatworkを利用しており、日々のタスク通知を自動化したいと考えている方
- チーム全体のタスク管理を行っており、メンバーへのリマインド業務を効率化したい方
- 手作業によるタスクの確認漏れを防ぎ、より確実な進捗管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でNotionからタスク情報を抽出しChatworkへ通知するため、手動での確認や連絡にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理体制の構築に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日9時」など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、データベースから本日が期限のタスクを抽出する条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のルームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（例：毎朝8時、毎週月曜日の10時など）を自由にカスタマイズしてください。
- Notionでレコードを取得する際に、期限日だけでなくステータスや担当者など、タスクを抽出する条件を任意で設定することが可能です。
- Chatworkに送信するメッセージは、Notionから取得したタスク名や期限などの情報を含めて、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Chatwork、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Notionでタスク管理を行う中で、毎日期限を確認しメンバーへリマインドする作業に手間を感じていませんか。手作業による確認は、タスクの抜け漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionデータベースから本日が期限のタスクを自動で抽出し、LINEへ一括通知することが可能です。定型的なリマインド業務から解放され、タスクの実行漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでチームのタスク管理を行っており、リマインド業務を効率化したい方
- 毎日のタスク確認を手作業で行っており、見落としや通知漏れを防ぎたい方
- LINEを活用して、メンバーへのタスク通知をより確実に届けたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でNotionからタスクを抽出しLINEへ通知するため、手作業での確認や連絡にかかっていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるタスクの確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎日朝9時など、任意の時刻を設定します。
- オペレーションで、Notionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象データベースから期限が当日のタスクを取得します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したタスク情報をLINEで送るためのメッセージ形式に整形します。
- 最後に、オペレーションで、LINE公式アカウントの「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定し、整形したメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時刻を任意で設定することが可能です。
- Notionでは、任意のデータベースIDを指定できるほか、「期限が本日」という条件に加えて担当者やステータスなど、取得条件を任意に設定できます。
- AIテキスト生成により、リストで取得したNotionの複数レコードの情報を「【タスク名】担当者：〇〇」のように任意の形式に整形できます。
- LINE通知は、通知先を任意に設定できるほか、本文に固定の文言を入れたり、AIで整形した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Notion、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailを活用した自動化例
ワークフローが承認されたらGmailに通知する
申請が承認されたらGmailを自動で送信します。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。
このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。
■注意事項
・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。
[コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。
このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。
■注意事項
・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。
[コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Chatworkなどに自動で転送します。
■概要Gmailで受信した重要なファイルを、都度Chatworkに転送する作業に手間を感じていませんか。手作業でのダウンロードとアップロードは時間がかかるだけでなく、対応漏れや共有ミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- GmailとChatworkを日常的に利用し、手動でファイルを転送している方
- チーム内でのファイル共有の遅れや漏れをなくし、コミュニケーションを円滑にしたい方
- 定型的なファイル共有作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでファイルを受信すると自動でChatworkへ転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル共有の時間を短縮できます。
- 手動での転送作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや送り間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomが発行する特定のメールアドレスへのメール受信をきっかけにフローが起動するようにします。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを指定のチャットルームに転送します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガー機能では、Yoomが発行するメールアドレスの一部を任意の値にカスタマイズできます。また、特定の件名や本文を含むメールのみをフローの起動対象とするような条件設定も可能です。
- Chatworkにファイルをアップロードする際、メッセージ本文を自由に設定できます。受信したメールの件名や送信元アドレスなどの情報をメッセージに含めることも可能です。
■注意事項- Chatwork、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度Microsoft Teamsに手動で共有している方
- チーム内での迅速な情報共有が求められ、ファイルの共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- ファイル共有のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailの受信を起点にファイル共有までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になることで、共有ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信メールから添付ファイルをアップロードします。
- オペレーションで「データ操作機能」を使用し、正規表現で特定のデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報に基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意のものに変更できるほか、メッセージ内容にメールの件名などの動的な情報を組み込めます。
■注意事項- Gmail、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとChatworkを日常的に利用し、手動でファイルを転送している方
- チーム内でのファイル共有の遅れや漏れをなくし、コミュニケーションを円滑にしたい方
- 定型的なファイル共有作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信すると自動でChatworkへ転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル共有の時間を短縮できます。
- 手動での転送作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや送り間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomが発行する特定のメールアドレスへのメール受信をきっかけにフローが起動するようにします。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを指定のチャットルームに転送します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、Yoomが発行するメールアドレスの一部を任意の値にカスタマイズできます。また、特定の件名や本文を含むメールのみをフローの起動対象とするような条件設定も可能です。
- Chatworkにファイルをアップロードする際、メッセージ本文を自由に設定できます。受信したメールの件名や送信元アドレスなどの情報をメッセージに含めることも可能です。
■注意事項
- Chatwork、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度Microsoft Teamsに手動で共有している方
- チーム内での迅速な情報共有が求められ、ファイルの共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- ファイル共有のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点にファイル共有までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になることで、共有ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信メールから添付ファイルをアップロードします。
- オペレーションで「データ操作機能」を使用し、正規表現で特定のデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報に基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意のものに変更できるほか、メッセージ内容にメールの件名などの動的な情報を組み込めます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する
DropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。
■概要
Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などの書類を、手作業でOneDriveに整理している経理や営業事務の方
- OCRを活用して、PDFなどの書類から必要な情報を抽出し、データ整理を自動化したいと考えている方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、命名規則の不徹底といったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール送信を起点に、ファイルのリネームからOneDriveへの格納までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRで読み取った情報に基づきファイル名を自動で更新するため、手入力によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにファイルが添付されたメールを送信するとフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更した上で、指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、フローを起動させるメールの件名や本文の内容を、後続のオペレーションでファイル名の一部として利用するといった設定が可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：「請求書」「発注書」など）に応じて、後続の処理を分岐させ、保存先のフォルダを変更するなどの設定ができます。
- OCR機能では、読み取りたい項目（会社名、日付、金額など）を自由に指定できるほか、読み取りに使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
- OneDriveへのアップロードでは、保存先のドライブやフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はOCRで取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などの書類を、手作業でOneDriveに整理している経理や営業事務の方
- OCRを活用して、PDFなどの書類から必要な情報を抽出し、データ整理を自動化したいと考えている方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、命名規則の不徹底といったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール送信を起点に、ファイルのリネームからOneDriveへの格納までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRで読み取った情報に基づきファイル名を自動で更新するため、手入力によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにファイルが添付されたメールを送信するとフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更した上で、指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、フローを起動させるメールの件名や本文の内容を、後続のオペレーションでファイル名の一部として利用するといった設定が可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：「請求書」「発注書」など）に応じて、後続の処理を分岐させ、保存先のフォルダを変更するなどの設定ができます。
- OCR機能では、読み取りたい項目（会社名、日付、金額など）を自由に指定できるほか、読み取りに使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
- OneDriveへのアップロードでは、保存先のドライブやフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はOCRで取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
NotionとGmailを連携するメリット
1.業務フローの短縮による負担軽減
Notionで管理している請求書データのページからChrome拡張を使用すると、自動的に請求書が作成できます。加えて、作成した請求書をGmailで自動送付可能です。
これまで手動で行っていた請求書の作成と送付が自動化されるため、大幅な業務フローの改善が期待できるでしょう。
膨大な数の請求書を作成するためにかけていた時間が節約できるようになるかもしれません。業務フローが短縮できれば、負担も軽減するでしょう。
2.生産性と効率の向上
これまでは、Notionのデータベースを確認しながら手動で請求書を作成していたため、タイピングミスなどのヒューマンエラーが起こり得ました。しかし、今回のアプリ連携を導入すれば請求書は自動的に作成されるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを最小限に抑えられるでしょう。
また、自動化を導入することで生産性が上がり、作業効率の向上となるはずです。中でもひと月ごとに請求を行う掛売方式の場合は、このようなメリットを感じやすいのではないでしょうか。
まとめ
定型業務の自動化は生産性を上げるためにもおすすめです。作業負担が軽減されるだけではなく、時間を節約し、効率の向上を図れるでしょう。
今まであきらめていた自動化の導入も、Yoomならプログラミング不要で実現できます。
2週間のトライアル期間も設けているので、ぜひ1度お試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
