Notionのページから請求書を自動作成してGmailで送信するアプリ連携

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

NotionとGmailの連携フローの作り方

ステップ1：Notion・Gmail・Google スプレッドシートをマイアプリ連携

<span class="mark-yellow">今回の連携では、Google スプレッドシートに作成しておいた雛形を用いて請求書を作成します。
そのため、Notion、Gmail、Google スプレッドシートの3つのアプリを連携させましょう。</span>

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

右上の新規接続ボタンをクリックします。

ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

NotionとYoomの連携

1.Notionの準備
‍NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。

今回は請求書の作成時に必要なデータを想定し、ページを作成しました。

このNotionのページにある「メールアドレス」宛に請求書を送付するため、メールアドレスの項目は作成しましょう。

2.検索する
‍Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。

3.アクセスリクエスト

画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。

4.ページを選択する

Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。‍

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

Gmail及びGoogle スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する
‍Gmailのアイコンをクリックします。

2.アカウントを選択
‍Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。‍

3.Yoomにログイン

画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。‍

4.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、<span class="mark-yellow">権限を全て許可する</span>を選択してください。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

※GmailとGoogle スプレッドシートは同じGoogleサービスのため、同様の手順でマイアプリ連携が可能です。
そのため、同じ手順でGoogle スプレッドシートも連携しましょう。

6.Google スプレッドシートの用意

Google スプレッドシートでの請求書雛形の作成がまだの場合は、用意しておきましょう。
今回は画像のように作成しました。

詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページにある、「雛形書類を準備する」をご確認ください。

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以上で3つのツールのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを利用し、フローボットを作成していきます。

ステップ2：Chrome拡張トリガーと、Notionのページ設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く「【コピー】Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択

Chrome拡張トリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。

次へを押します。
4.Chrome拡張の設定

上記画像の赤枠部分にYoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。

5.起動ページのサンプルURL

請求書の作成に用いるNotionのページデータを指定します。

赤枠部分にカーソルを合わせることで、サイドピークでページを開くことが可能です。

画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。　　　

6.テストの実行

画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。

続けて、Notionのデータを取得する詳細設定を行います。

1.データベースを操作する

Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。

2.データベースの連携

使用するデータベースのIDを設定します。

ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。これは、先ほど使用したNotionのページと同様になります。
選択ができたら、次へを押してください。‍

3.取得したいレコードの条件

右側の空のボックスをクリックしましょう。

赤枠部分を選択してください。

Notionのページデータが表示されます。その中から、「ページID」をクリックしてください。

4.テストの実行

画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートで書類を作成する設定

1.アプリを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

2.IDの設定

使用する雛形のファイルIDを入力します。

続けて、発行した請求書を格納するフォルダIDも設定しましょう。
次へを押します。‍

3.文字列を置換する

Notionのデータと用意した雛形のデータを結びつけます。
詳細な設定方法に関しては、詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。‍

4.テストの実行

設定が完了したら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ4：Gmailから請求書を送付する設定

1.メールを送る

Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

テンプレートを使用しているため、メールの内容設定は完了しています。
宛先のみ変更しましょう。

宛先ボックスをクリックし、赤枠を選択します。

アドレスを挿入しましょう。‍

2.テストの実行

内容に差支えが無ければ画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。

3.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

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今回使用したフローボットテンプレート
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する

Notion・Gmailを使ったその他の自動化例

他にも、NotionとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
今回紹介したフローボットと同じ手順で見積書の作成＆送付も行えます。定型業務を自動化することで作業効率が上がるため、ぜひ導入してみませんか？

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2.Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
‍Google ドキュメントでのフローボット作成にも対応しています。使い慣れたツールでアプリ連携ができるため、自動化の導入が素早く行えるでしょう。

3.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに格納する
企業への問い合わせメールを自動で蓄積することもできます。カスタマーサポートの業務負担軽減と共に、問い合わせ内容の確認がNotionで行えるため、メンバーでの共有が容易になるでしょう。

まとめ

定型業務の自動化は生産性を上げるためにもおすすめです。作業負担が軽減されるだけではなく、時間を節約し、効率の向上を図れるでしょう。
今まであきらめていた自動化の導入も、Yoomならプログラミング不要で実現できます。
2週間のトライアル期間も設けているので、ぜひ1度お試しください。

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