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請求書を作成し送付するという定型業務を自動化することで、日々の業務効率を大幅に向上させることが可能です。なぜならば、定型業務は繰り返し行う作業であるため自動化することで時間を節約でき、その他の業務にリソースを割けるようになるためです。
とは言え、自動化を導入するためにはプログラミングの知識が必要である場合が多く、気軽に試すことが難しいと感じていませんか？
そこで今回は、プログラミング不要で実現できる、請求書の自動作成＆送付が可能なアプリ連携をご紹介します！
使用するアプリはNotionとGmail、そしてGoogle スプレッドシートです。Chrome拡張を交えることでより簡単に請求書が作成＆送付できるので、この機会にぜひお試しください！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要 Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionを業務に活用している企業 ・取引先企業の情報を登録している方 ・データベースに請求情報の詳細を登録している方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・取引先企業との連絡手段や情報伝達として活用している方 ■このテンプレートを使うメリット Notionは顧客管理ツールとして活用することで、情報の一元管理ができ業務進行を円滑にします。 帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Notion、Google スプレッドシート、GmailでのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
しかし、Notionに登録された情報をわざわざ手入力して帳票作成を行うのは、業務効率化の妨げとなります。。
このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。
請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行を円滑にします。
また請求書の発送をスピーディーに完了させることで、顧客満足度の向上へと繋げることもできます。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
NotionとGmailの連携フローの作り方
ステップ1：Notion・Gmail・Google スプレッドシートをマイアプリ連携
今回の連携では、Google スプレッドシートに作成しておいた雛形を用いて請求書を作成します。
そのため、Notion、Gmail、Google スプレッドシートの3つのアプリを連携させましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
NotionとYoomの連携
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は請求書の作成時に必要なデータを想定し、ページを作成しました。
このNotionのページにある「メールアドレス」宛に請求書を送付するため、メールアドレスの項目は作成しましょう。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
Gmail及びGoogle スプレッドシートとYoomの連携
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.アカウントを選択
Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。
3.Yoomにログイン
画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。
4.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、権限を全て許可するを選択してください。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
※GmailとGoogle スプレッドシートは同じGoogleサービスのため、同様の手順でマイアプリ連携が可能です。
そのため、同じ手順でGoogle スプレッドシートも連携しましょう。
6.Google スプレッドシートの用意
Google スプレッドシートでの請求書雛形の作成がまだの場合は、用意しておきましょう。
今回は画像のように作成しました。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページにある、「雛形書類を準備する」をご確認ください。
以上で3つのツールのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを利用し、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要 Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionを業務に活用している企業 ・取引先企業の情報を登録している方 ・データベースに請求情報の詳細を登録している方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・取引先企業との連絡手段や情報伝達として活用している方 ■このテンプレートを使うメリット Notionは顧客管理ツールとして活用することで、情報の一元管理ができ業務進行を円滑にします。 帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Notion、Google スプレッドシート、GmailでのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
しかし、Notionに登録された情報をわざわざ手入力して帳票作成を行うのは、業務効率化の妨げとなります。。
このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。
請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行を円滑にします。
また請求書の発送をスピーディーに完了させることで、顧客満足度の向上へと繋げることもできます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：Chrome拡張トリガーと、Notionのページ設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く「【コピー】Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Chrome拡張トリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。
次へを押します。
4.Chrome拡張機能の設定
上記画像の赤枠部分にYoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。
5.起動ページのサンプルURL
請求書の作成に用いるNotionのページデータを指定します。
赤枠部分にカーソルを合わせることで、サイドピークでページを開くことが可能です。
画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。
6.テストの実行
画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
続けて、Notionのデータを取得する詳細設定を行います。
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.データベースの連携
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。これは、先ほど使用したNotionのページと同様になります。
選択ができたら、次へを押してください。
3.取得したいレコードの条件
右側の空のボックスをクリックしましょう。
赤枠部分を選択してください。
Notionのページデータが表示されます。その中から、「ページID」をクリックしてください。
4.テストの実行
画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートで書類を作成する設定
1.アプリを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。
2.IDの設定
使用する雛形のファイルIDを入力します。
続けて、発行した請求書を格納するフォルダIDも設定しましょう。
次へを押します。
3.文字列を置換する
Notionのデータと用意した雛形のデータを結びつけます。
詳細な設定方法に関しては、詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。
4.テストの実行
設定が完了したら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。
ステップ4：Gmailから請求書を送付する設定
1.メールを送る
Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールしましょう。
テンプレートを使用しているため、メールの内容設定は完了しています。
宛先のみ変更しましょう。
宛先ボックスをクリックし、赤枠を選択します。
アドレスを挿入しましょう。
2.テストの実行
内容に差支えが無ければ画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。
3.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する
■概要 Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionを業務に活用している企業 ・取引先企業の情報を登録している方 ・データベースに請求情報の詳細を登録している方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・取引先企業との連絡手段や情報伝達として活用している方 ■このテンプレートを使うメリット Notionは顧客管理ツールとして活用することで、情報の一元管理ができ業務進行を円滑にします。 帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Notion、Google スプレッドシート、GmailでのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
しかし、Notionに登録された情報をわざわざ手入力して帳票作成を行うのは、業務効率化の妨げとなります。。
このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。
請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行を円滑にします。
また請求書の発送をスピーディーに完了させることで、顧客満足度の向上へと繋げることもできます。
NotionやGmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもNotionやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
NotionとGmailを連携した自動化例
Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する連携も可能です。
また、お問い合わせメールから情報を抽出した後、Gmailで返信して内容をNotionに追加したり、Gmailで受信した書類をOCRで読み取りNotionに追加したりすることもできます。
■概要 Gmailで受信する領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionに手入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした経費精算や証憑管理に関する定型業務を自動化します。特定のラベルが付いたメールをGmailで受信すると添付された領収書をOCRが自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースに登録するため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Gmailで一時メール返信をして、Notionに自動的に格納するフローです。 AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。 Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。 ■注意点 ・kintone、NotionそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方 ・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者 ・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者 ・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで作成・更新のあったページを自動でGmailに送信してくれるので、タスク漏れを防ぎます。 ・Notionで作成・更新のあったページを全てGmailで確認できるため、管理における業務の効率化を図ることができます。 ■注意事項 ・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionを活用した自動化例
Notionに登録されたタスクをカレンダーに登録する
Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。
■概要 Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonを業務に活用している方 ・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方 ・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方 2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業 ・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当 ・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者 ■このテンプレートを使うメリット Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。 チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
フォームに送信された内容をNotionに追加する
Googleフォームなどに送信された内容をNotionに自動で追加します。
■概要 各種申請をフォームで受け付けた後、承認依頼の連絡や承認後のデータ管理を手作業で行っていませんか。このような定型業務は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送付され、承認後にNotionのデータベースへ情報が追加されるため、申請から承認、データ管理までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームに回答があったら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionで情報管理を行っている方 ・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した情報をNotionのデータベースに自動で追加したい方 ・Notionのデータベース機能を活用して、情報を整理・分析し、業務に活用したい方 2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方 ・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方 ・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方 3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど ・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々 ■このテンプレートを使うメリット ・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。 ・フォーム回答があるとすぐにNotionデータベースが更新されるため、常に最新の情報を把握できます。 ■注意事項 ・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、チャットツールに一括通知する
毎日Notionのタスクから本日が期限のものを抽出し、ChatworkやGoogle Chatなどに自動で通知します。
■概要 毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionでタスクを整理している方 ・当日完了タスクを共有している営業部門の方 ・顧客対応期限のタスクを管理しているカスタマーサポートの担当者 2.業務でChatworkを活用している方 ・チーム内のコミュニケーションツールとしてChatworkを使用しているメンバー ・タスクの共有をChatworkで行っているプロジェクト ■このテンプレートを使うメリット Notionでタスク管理をしている場合、メンバーへ都度当日のタスクを通知をするのは手間です。 このテンプレートは、Notionのデータベースで管理している本日期限のタスクをChatworkに通知することができます。 ■注意事項 ・Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionで情報を集約している方 ・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー ・進捗管理でNotionを活用している方 2.Google Chatを使って情報を共有している方 ・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー ・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方 ■このテンプレートを使うメリット Notionの情報をGoogle Chatで連携する場合、都度通知をする必要があり手間です。 Google Chatによる通知作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 タスク情報を一括で通知することで各メンバーの作業が可視化されるため、認識齟齬も減り業務をスムーズに進めることが可能です。 ■注意事項 ・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 ■概要 Notionでタスク管理を行う中で、毎日期限を確認しメンバーへリマインドする作業に手間を感じていませんか。手作業による確認は、タスクの抜け漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionデータベースから本日が期限のタスクを自動で抽出し、LINEへ一括通知することが可能です。定型的なリマインド業務から解放され、タスクの実行漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
通知を手動で行っている場合、宛先誤りや通知漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
手動による通知作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務の効率化を図ることができます。
当日作業すべきタスクを一括で通知できるため、メンバー間の連携をスムーズにし、円滑に業務を進めることが可能です。
また、通知が遅れてしまうとリアルタイムでの情報共有が出来ず、チーム間の認識が統一されない可能性が出てきます。
このテンプレートは、Notionデータベースから本日期限のタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
Gmailを活用した自動化例
ワークフローが承認されたらGmailに通知する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを自動で送信します。
■概要 ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者 ・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方 ・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方 ・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方 ・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方 ・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方 ■このテンプレートを使うメリット ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。 このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。 ■注意事項 ・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業 ・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方 2. Gmailを日常的に利用している方 ・Gmailで重要な通知を受け取りたい方 ・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。 [コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。 ■注意事項 ・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者 ・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方 ・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方 ・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方 2.チームリーダー・マネージャー ・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方 ・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方 ■このテンプレートを使うメリット Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。 このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。 ■注意事項 ・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをChatworkなどに自動で転送します。
■概要 Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとChatworkを業務で使用している方 ・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方 ・Chatworkでの通知を自動化したい方 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。 ・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。 ・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。 ・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。 ■注意事項 ・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する
Gmailで受け取った書類をDropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。
■概要 Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
NotionとGmailを連携するメリット
1.業務フローの短縮による負担軽減
Notionで管理している請求書データのページからChrome拡張を使用すると、自動的に請求書が作成できます。加えて、作成した請求書をGmailで自動送付可能です。
これまで手動で行っていた請求書の作成と送付が自動化されるため、大幅な業務フローの改善が期待できるでしょう。
膨大な数の請求書を作成するためにかけていた時間が節約できるようになるかもしれません。業務フローが短縮できれば、負担も軽減するでしょう。
2.生産性と効率の向上
これまでは、Notionのデータベースを確認しながら手動で請求書を作成していたため、タイピングミスなどのヒューマンエラーが起こり得ました。しかし、今回のアプリ連携を導入すれば請求書は自動的に作成されるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを最小限に抑えられるでしょう。
また、自動化を導入することで生産性が上がり、作業効率の向上となるはずです。中でもひと月ごとに請求を行う掛売方式の場合は、このようなメリットを感じやすいのではないでしょうか。
まとめ
定型業務の自動化は生産性を上げるためにもおすすめです。作業負担が軽減されるだけではなく、時間を節約し、効率の向上を図れるでしょう。
今まであきらめていた自動化の導入も、Yoomならプログラミング不要で実現できます。
2週間のトライアル期間も設けているので、ぜひ1度お試しください。
