Notionのページから請求書を自動作成してGmailで送信する方法

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2：Chrome拡張トリガーと、Notionのページ設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く「【コピー】Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択

Chrome拡張トリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。

次へを押します。
4.Chrome拡張機能の設定

上記画像の赤枠部分にYoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。

5.起動ページのサンプルURL

請求書の作成に用いるNotionのページデータを指定します。

赤枠部分にカーソルを合わせることで、サイドピークでページを開くことが可能です。

画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。　　　

6.テストの実行

画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。

続けて、Notionのデータを取得する詳細設定を行います。

1.データベースを操作する

Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。

2.データベースの連携

使用するデータベースのIDを設定します。

ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。これは、先ほど使用したNotionのページと同様になります。
選択ができたら、次へを押してください。‍

3.取得したいレコードの条件

右側の空のボックスをクリックしましょう。

赤枠部分を選択してください。

Notionのページデータが表示されます。その中から、「ページID」をクリックしてください。

4.テストの実行

画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートで書類を作成する設定

1.アプリを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

2.IDの設定

使用する雛形のファイルIDを入力します。

続けて、発行した請求書を格納するフォルダIDも設定しましょう。
次へを押します。‍

3.文字列を置換する

Notionのデータと用意した雛形のデータを結びつけます。
詳細な設定方法に関しては、詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。‍

4.テストの実行

設定が完了したら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ4：Gmailから請求書を送付する設定

1.メールを送る

Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

テンプレートを使用しているため、メールの内容設定は完了しています。
宛先のみ変更しましょう。

宛先ボックスをクリックし、赤枠を選択します。

アドレスを挿入しましょう。‍

2.テストの実行

内容に差支えが無ければ画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。

3.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する

NotionやGmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

NotionとGmailを連携した自動化例

Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する連携も可能です。
また、お問い合わせメールから情報を抽出した後、Gmailで返信して内容をNotionに追加したり、Gmailで受信した書類をOCRで読み取りNotionに追加したりすることもできます。

Notionを活用した自動化例

Notionに登録されたタスクをカレンダーに登録する

Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

フォームに送信された内容をNotionに追加する

Googleフォームなどに送信された内容をNotionに自動で追加します。

毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、チャットツールに一括通知する

毎日Notionのタスクから本日が期限のものを抽出し、ChatworkやGoogle Chatなどに自動で通知します。

Gmailを活用した自動化例

ワークフローが承認されたらGmailに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを自動で送信します。

Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する

Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。

Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取った書類をDropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。

NotionとGmailを連携するメリット

1.業務フローの短縮による負担軽減

Notionで管理している請求書データのページからChrome拡張を使用すると、自動的に請求書が作成できます。加えて、作成した請求書をGmailで自動送付可能です。
これまで手動で行っていた請求書の作成と送付が自動化されるため、大幅な業務フローの改善が期待できるでしょう。
膨大な数の請求書を作成するためにかけていた時間が節約できるようになるかもしれません。業務フローが短縮できれば、負担も軽減するでしょう。

2.生産性と効率の向上

これまでは、Notionのデータベースを確認しながら手動で請求書を作成していたため、タイピングミスなどのヒューマンエラーが起こり得ました。しかし、今回のアプリ連携を導入すれば請求書は自動的に作成されるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを最小限に抑えられるでしょう。
また、自動化を導入することで生産性が上がり、作業効率の向上となるはずです。中でもひと月ごとに請求を行う掛売方式の場合は、このようなメリットを感じやすいのではないでしょうか。

まとめ

定型業務の自動化は生産性を上げるためにもおすすめです。作業負担が軽減されるだけではなく、時間を節約し、効率の向上を図れるでしょう。
今まであきらめていた自動化の導入も、Yoomならプログラミング不要で実現できます。
2週間のトライアル期間も設けているので、ぜひ1度お試しください。