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Notionとオフィスステーションを連携して、Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに自動登録する方法
複数のツールを使用している場合、従業員情報の登録に手間を感じている方も多くいるでしょう。
特に、手作業での登録は時間がかかる上に、正確に登録する必要があり、その分負担も大きくなります。
そこで今回は、Notionとオフィスステーションを連携し、自動的に従業員情報を登録する方法をご紹介します。
この自動化により、データの入力手間が省け、従業員情報を正確に登録できます。
Notionとオフィスステーションを連携するメリット
メリット1:時間を節約できる
Notionとオフィスステーションを連携することで、時間を節約できるでしょう。
たとえば、従業員情報をNotionに登録すると、自動的にオフィスステーションに追加されます。
この自動化により、従業員情報を再度オフィスステーションに登録する手間が省け、別の業務に集中する時間を設けられるでしょう。
これにより、時間短縮と担当者の負担軽減が期待できます。
特に、異動の時期や入社の時期におすすめの自動化です。
メリット2:データの正確性が高まる
従業員情報登録を自動化することで、データの正確性向上が期待できます。
従来の手動入力は、データの誤りや登録漏れが生じやすくなります。
従業員情報の自動登録によって、手作業の登録が不要になり、誤った情報を登録するリスクが避けられそうです。
データの誤りが軽減されるため、常に最新のデータを確認できるでしょう。
これにより、信頼性の高い従業員のデータ管理が実現するでしょう。
Notionとオフィスステーションの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要従業員情報の管理で、Notionとオフィスステーションの両方を利用しているものの、それぞれに手作業で情報を入力する手間や、転記ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、Notionに従業員情報が登録された際に、オフィスステーションへ自動でデータを追加できます。手作業による二重入力をなくし、人事労務に関する業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
■注意事項- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の4ステップで設定できます。
- Notionとオフィスステーションをマイアプリ登録
- テンプレートを開く
- トリガーとアクションを設定
- Notionとオフィスステーションの自動化の動作確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:Notionとオフィスステーションをマイアプリ登録
NotionとオフィスステーションをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を先に済ませておくと、自動化設定がスムーズに進みます。
Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしましょう。
次の画面に移行したら、許可するページにチェックを入れてください。
チェックを入れたら「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
続いて、オフィスステーションのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にオフィスステーションを選択します。
※オフィスステーションは一部有料プランでご利用いただけるアプリです。
その他のプランでは、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中は、制限されているアプリを使用できます。
以下の画面が表示されるので、すべての項目を設定してください。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要従業員情報の管理で、Notionとオフィスステーションの両方を利用しているものの、それぞれに手作業で情報を入力する手間や、転記ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、Notionに従業員情報が登録された際に、オフィスステーションへ自動でデータを追加できます。手作業による二重入力をなくし、人事労務に関する業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
■注意事項- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページから変更してください。
最初にNotionの設定を行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら
以下の画面が表示されるので、設定をしましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによって起動間隔は異なるので、注意してください。 - 「データソースID」→任意で設定
「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしてください。
ここで取得した値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionで指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
スクロールして、「データベースID」を設定します。
トリガーアクションで設定したIDと同じものを設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
今回は、レコードIDとデータベースのIDが等しいと情報を取得するように指定しました。
「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしましょう。
続いて、オフィスステーションの設定を行うため、「従業員台帳の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「オフィスステーションと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
- 「アクション」→従業員台帳の登録
以下の画面が表示されるので、以下の項目を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」の『取得した値』を活用して、該当する項目に紹鴎を入力していきましょう。
他の項目も同様に設定し、設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしましょう。
ステップ4:Notionとオフィスステーションの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
■概要従業員情報の管理で、Notionとオフィスステーションの両方を利用しているものの、それぞれに手作業で情報を入力する手間や、転記ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、Notionに従業員情報が登録された際に、オフィスステーションへ自動でデータを追加できます。手作業による二重入力をなくし、人事労務に関する業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
■注意事項- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
オフィスステーションを使ったその他の自動化例
1.kintoneのレコードが更新されたら、自動的にオフィスステーションに連携するフローです。
kintoneで従業員情報が更新された際に、オフィスステーションも同期できるため、手作業での手間を削減できます。
常にkintoneで従業員データが更新されたか確認する必要がなくなります。
■概要kintoneとオフィスステーションで従業員情報をそれぞれ管理している場合、一方の情報を更新した際に、もう一方にも手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報を更新するだけで、オフィスステーションの従業員台帳へ自動でデータが連携されるため、従業員情報の一元管理や更新作業を効率化し、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員情報の更新における二重入力や手作業での転記に非効率を感じている方
- 複数のシステムに散在する従業員データを連携させ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコードを更新すると、オフィスステーションに従業員情報が自動連携されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、kintoneとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、編集されたレコードの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、取得したレコード情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、kintoneから取得した値を引用し、どの項目にどの情報を連携させるか自由に設定できます。
■注意事項- kintone、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- kintoneとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員情報の更新における二重入力や手作業での転記に非効率を感じている方
- 複数のシステムに散在する従業員データを連携させ、管理を効率化したいと考えている方
- kintoneのレコードを更新すると、オフィスステーションに従業員情報が自動連携されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、kintoneとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、編集されたレコードの内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、取得したレコード情報を連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、kintoneから取得した値を引用し、どの項目にどの情報を連携させるか自由に設定できます。
- kintone、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.新入社員情報をフォーム送信したら、自動的に雇用契約書を作成・送付し、オフィスステーションに登録するフローです。
一連の流れが自動化されるため、人事担当者の負担が軽減されます。
手作業が省けるため、雇用契約書作成ミスや送信ミスなどの人的ミスを防ぎます。
■概要新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、雇用契約書の作成・送付や、オフィスステーションへの従業員情報登録といった一連の手続きに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに新入社員情報を一度入力するだけで、Googleドキュメントでの雇用契約書作成からGmailでの送付、オフィスステーションへの登録までを自動化することができ、煩雑な入社手続きの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- Googleドキュメントやオフィスステーションなど、複数のツールを手作業で操作している方
- 入社時の情報登録における入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの一度の入力で契約書作成からシステム登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、新入社員情報の登録フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「雇用契約書の発行」を設定し、フォーム情報を基に契約書を自動作成します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールで契約書を送付」を設定し、作成した契約書を新入社員に送付します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションの「オフィスステーション従業員台帳の登録」を設定し、フォーム情報を基に従業員情報を登録します。
- 最後に、Yoomデータベースのオペレーションを設定し、入社情報をデータベースに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームで収集したい情報に合わせて、質問項目を任意で設定してください。
- 雇用契約書の作成に使用するGoogleドキュメントのテンプレートは、ご自身の環境にある任意のファイルに変更可能です。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際に、フォーム情報の中からどの項目を連携させるか任意で設定できます。
- Yoomデータベースに情報を格納する際に、対象のデータベースや格納する項目を任意で設定してください。
■注意事項- Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- Googleドキュメントやオフィスステーションなど、複数のツールを手作業で操作している方
- 入社時の情報登録における入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている管理者の方
- フォームへの一度の入力で契約書作成からシステム登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、新入社員情報の登録フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「雇用契約書の発行」を設定し、フォーム情報を基に契約書を自動作成します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールで契約書を送付」を設定し、作成した契約書を新入社員に送付します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションの「オフィスステーション従業員台帳の登録」を設定し、フォーム情報を基に従業員情報を登録します。
- 最後に、Yoomデータベースのオペレーションを設定し、入社情報をデータベースに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで収集したい情報に合わせて、質問項目を任意で設定してください。
- 雇用契約書の作成に使用するGoogleドキュメントのテンプレートは、ご自身の環境にある任意のファイルに変更可能です。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際に、フォーム情報の中からどの項目を連携させるか任意で設定できます。
- Yoomデータベースに情報を格納する際に、対象のデータベースや格納する項目を任意で設定してください。
- Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Googleフォームに回答があったら、自動的にオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録できるため、データ管理が容易になります。
Googleフォームに回答されてからフローボットが起動するため、従業員情報を事前に収集しておく必要はありません。
■概要Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートへ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、オフィスステーションへの従業員台帳登録とGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、従業員情報の登録プロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
Notionとオフィスステーションの連携により、従業員情報の管理が容易になるでしょう。
この自動化を導入することで、担当者の負担が軽減され、他の業務に専念できるでしょう。
本記事を参考にして、日々の業務に自動化を活用しましょう。
また、Yoomはノーコードで使用できるため、導入のハードルも高くありません。
このブログを参考に、Notionとオフィスステーションの連携をぜひお試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
