Notionとオフィスステーションで自動的に従業員情報を登録してみた

複数のツールを使用している場合、従業員情報の登録に手間を感じている方も多くいるでしょう。
特に、手作業での登録は時間がかかる上に、正確に登録する必要があり、その分負担も大きくなります。
そこで今回は、Notionとオフィスステーションを連携し、自動的に従業員情報を登録する方法をご紹介します。
この自動化により、データの入力手間が省け、従業員情報を正確に登録できます。

Notionとオフィスステーションを連携するメリット

メリット1:時間を節約できる

Notionとオフィスステーションを連携することで、時間を節約できるでしょう。
たとえば、従業員情報をNotionに登録すると、自動的にオフィスステーションに追加されます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">従業員情報を再度オフィスステーションに登録する手間が省け、別の業務に集中する時間を設けられるでしょう。</span>
これにより、時間短縮と担当者の負担軽減が期待できます。
特に、異動の時期や入社の時期におすすめの自動化です。

メリット2:データの正確性が高まる

従業員情報登録を自動化することで、データの正確性向上が期待できます。
従来の手動入力は、データの誤りや登録漏れが生じやすくなります。
<span class="mark-yellow">従業員情報の自動登録によって、手作業の登録が不要になり、誤った情報を登録するリスクが避けられそうです。</span>
データの誤りが軽減されるため、常に最新のデータを確認できるでしょう。
これにより、信頼性の高い従業員のデータ管理が実現するでしょう。

Notionとオフィスステーションの連携フローの作り方

今回は「Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

以下の4ステップで設定できます。

Notionとオフィスステーションをマイアプリ登録
テンプレートを開く
トリガーとアクションを設定
Notionとオフィスステーションの自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1:Notionとオフィスステーションをマイアプリ登録

NotionとオフィスステーションをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を先に済ませておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしましょう。

次の画面に移行したら、許可するページにチェックを入れてください。
チェックを入れたら「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

続いて、オフィスステーションのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にオフィスステーションを選択します。
※オフィスステーションは一部有料プランでご利用いただけるアプリです。
その他のプランでは、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中は、制限されているアプリを使用できます。

以下の画面が表示されるので、すべての項目を設定してください。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページから変更してください。
最初にNotionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可
「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されるので、設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによって起動間隔は異なるので、注意してください。
「データベースID」→任意で設定

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Notionで指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可
「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）

スクロールして、「データベースID」を設定します。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用して設定します。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすることで選択できます。
以下のように設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、オフィスステーションの設定を行うため、「従業員台帳の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自由に変更可
「オフィスステーションと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「アクション」→従業員台帳の登録

以下の画面が表示されるので、以下の項目を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用して、登録します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、選択できます。
該当するアウトプットを設定してください。
他の項目も同様に設定し、設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Notionとオフィスステーションの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

オフィスステーションを使ったその他の自動化例

1.kintoneのレコードが更新されたら、自動的にオフィスステーションに連携するフローです。
kintoneで従業員情報が更新された際に、オフィスステーションも同期できるため、手作業での手間を削減できます。
常にkintoneで従業員データが更新されたか確認する必要がなくなります。

2.新入社員情報をフォーム送信したら、自動的に雇用契約書を作成・送付し、オフィスステーションに登録するフローです。
一連の流れが自動化されるため、人事担当者の負担が軽減されます。
手作業が省けるため、雇用契約書作成ミスや送信ミスなどの人的ミスを防ぎます。

3.Googleフォームに回答があったら、自動的にオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録できるため、データ管理が容易になります。
Googleフォームに回答されてからフローボットが起動するため、従業員情報を事前に収集しておく必要はありません。

まとめ

Notionとオフィスステーションの連携により、従業員情報の管理が容易になるでしょう。
この自動化を導入することで、担当者の負担が軽減され、他の業務に専念できるでしょう。
本記事を参考にして、日々の業務に自動化を活用しましょう。

また、Yoomはノーコードで使用できるため、導入のハードルも高くありません。
このブログを参考に、Notionとオフィスステーションの連携をぜひお試しください。