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複数のツールを使用している場合、従業員情報の登録に手間を感じている方も多くいるでしょう。
特に、手作業での登録は時間がかかる上に、正確に登録する必要があり、その分負担も大きくなります。
そこで今回は、Notionとオフィスステーションを連携し、自動的に従業員情報を登録する方法をご紹介します。
この自動化により、データの入力手間が省け、従業員情報を正確に登録できます。
Notionとオフィスステーションを連携するメリット
メリット1:時間を節約できる
Notionとオフィスステーションを連携することで、時間を節約できるでしょう。
たとえば、従業員情報をNotionに登録すると、自動的にオフィスステーションに追加されます。
この自動化により、従業員情報を再度オフィスステーションに登録する手間が省け、別の業務に集中する時間を設けられるでしょう。
これにより、時間短縮と担当者の負担軽減が期待できます。
特に、異動の時期や入社の時期におすすめの自動化です。
メリット2:データの正確性が高まる
従業員情報登録を自動化することで、データの正確性向上が期待できます。
従来の手動入力は、データの誤りや登録漏れが生じやすくなります。
従業員情報の自動登録によって、手作業の登録が不要になり、誤った情報を登録するリスクが避けられそうです。
データの誤りが軽減されるため、常に最新のデータを確認できるでしょう。
これにより、信頼性の高い従業員のデータ管理が実現するでしょう。
Notionとオフィスステーションの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
以下の4ステップで設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:Notionとオフィスステーションをマイアプリ登録
NotionとオフィスステーションをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を先に済ませておくと、自動化設定がスムーズに進みます。
Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしましょう。
次の画面に移行したら、許可するページにチェックを入れてください。
チェックを入れたら「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
続いて、オフィスステーションのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にオフィスステーションを選択します。
※オフィスステーションは一部有料プランでご利用いただけるアプリです。
その他のプランでは、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中は、制限されているアプリを使用できます。
以下の画面が表示されるので、すべての項目を設定してください。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページから変更してください。
最初にNotionの設定を行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ここで取得した値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionで指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールして、「データベースID」を設定します。
トリガーアクションで設定したIDと同じものを設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
今回は、レコードIDとデータベースのIDが等しいと情報を取得するように指定しました。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、オフィスステーションの設定を行うため、「従業員台帳の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、以下の項目を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」の『取得した値』を活用して、該当する項目に紹鴎を入力していきましょう。
他の項目も同様に設定し、設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:Notionとオフィスステーションの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
オフィスステーションを使ったその他の自動化例
1.kintoneのレコードが更新されたら、自動的にオフィスステーションに連携するフローです。
kintoneで従業員情報が更新された際に、オフィスステーションも同期できるため、手作業での手間を削減できます。
常にkintoneで従業員データが更新されたか確認する必要がなくなります。
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、更新されたレコード情報をオフィスステーションに自動的に連携するフローボットです。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、kintoneの情報とオフィスステーションの情報を同期したり、1度の入力でkintoneとオフィスステーション両方に情報を格納することが可能です。
下記のフローボットと合わせて連携することで、kintoneに登録されたレコードを自動的にオフィスステーションに登録することも可能です。
kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する
https://lp.yoom.fun/fb_templates/75032
■注意事項
・kintone、オフィスステーションそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneの該当のアプリにYoomのWebhookURLを登録してご利用ください。
・オフィスステーションはYoomのチームプラン、サクセスプランでのみ連携が可能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.新入社員情報をフォーム送信したら、自動的に雇用契約書を作成・送付し、オフィスステーションに登録するフローです。
一連の流れが自動化されるため、人事担当者の負担が軽減されます。
手作業が省けるため、雇用契約書作成ミスや送信ミスなどの人的ミスを防ぎます。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
3.Googleフォームに回答があったら、自動的にオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録できるため、データ管理が容易になります。
Googleフォームに回答されてからフローボットが起動するため、従業員情報を事前に収集しておく必要はありません。
■概要
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を頻繁に登録・更新する必要がある方
2.手動でのデータ入力や登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Googleフォームとオフィスステーションを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームへの回答があった際に、自動で従業員情報をオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに登録することで、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
・Google Apps Scriptを使用することで、特定の要件やカスタマイズに応じた処理を追加できます。例えば、特定の条件下でのみデータを更新するなど、業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、オフィスステーション、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Notionとオフィスステーションの連携により、従業員情報の管理が容易になるでしょう。
この自動化を導入することで、担当者の負担が軽減され、他の業務に専念できるでしょう。
本記事を参考にして、日々の業務に自動化を活用しましょう。
また、Yoomはノーコードで使用できるため、導入のハードルも高くありません。
このブログを参考に、Notionとオフィスステーションの連携をぜひお試しください。
