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NotionとChrome拡張機能を連携して、Notionのデータベースの情報を基にChrome拡張を活用してOutlookでメールを送信する方法
請求書の作成と送付はどのような企業においても発生する定型業務です。そのため、作成し送付するという作業を繰り返さなければなりません。
取引先に失礼がないよう慎重にこなしていく必要があると同時に、金銭が関わるため、重要なタスクと言えます。そのため、請求書の作成と送付が数件分しかない場合であっても、それなりにリソースを割いてしまうでしょう。
そこで今回は、請求書の作成業務が簡単になるように、Chrome拡張機能を用いたNotionとOutlookのアプリ連携をご紹介します！
日々の業務が大幅に改善されるはずです。定型業務を少しでも簡易的にしたい方は、ぜひご覧ください。
NotionとOutlookをChrome拡張機能を使って連携するメリット
NotionとOutlookを拡張機能を使って連携して自動化することで、両アプリ間のデータ管理や、様々なアクション設定が行えます。日常業務で役立つ便利なNotionの拡張機能としてYoomのChrome拡張を活用すれば、ブラウザでNotionを開いた状態からワンクリックでデータを取得し、帳票作成やメール送信といった外部ツールへの連携アクションを素早く実行できます。
業務フローの改善
この連携により、Notionの特定のページでChrome拡張機能を使用すると、自動的に請求書が作成されます。さらに、作成した請求書はOutlookで自動送付されるため、作成から送付までのフローが短縮されます。
通常であればNotionと請求書のテンプレートを開き、手動で作成する必要があります。作成後はOutlookに添付し宛先と件名を入力して送付しなければなりませんが、このようなアクションを削減可能です。複数の請求書の作成と送付が素早く完了するため、業務フローが短縮でき、担当者の負担も軽減されます。
効率の向上とミスの防止
請求書が自動的に作成されるため、手動作業で起こり得る転記ミスなどのヒューマンエラーを防止できます。
加えて、作成から送付までが自動化されることにより、作業全体のスピードと正確性が向上します。これまで請求書の作成にかけていた時間を削減できれば、より重要なコア業務にリソースを集中させることが可能です。
特に毎月同じタイミングで請求書を作成・送付している場合、大きな業務効率化を実感できます。
[Yoomとは]
NotionとOutlookの連携フローの作り方
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Notionデータベースの情報で請求書を作成しOutlookでメールを送信する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
■概要Notionで顧客や案件情報を管理しているものの、請求書の発行は別ツールで行い、Outlookで手動送信している、といったケースはありませんか？このような手作業は、件数が増えるほど入力ミスや送信漏れのリスクを高める要因となります。このワークフローを活用することで、Notionの情報を基にした請求書の自動発行からOutlookでのメール送信までをシームレスに連携し、請求業務の効率化を実現します。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、手作業で請求書を作成・送付している方
- Outlookでの定型的なメール送信業務に時間がかかっている経理・営業担当者の方
- 請求書発行に伴う転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース情報を基に請求書が自動発行されるため、手作業での作成や送付にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で任意のページを選択してフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、取得したNotionの情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して取引先などにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Notionのデータベースから取得した担当者のアドレスを動的に設定することも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Notionから取得した会社名や金額といった値を埋め込むことで、顧客ごとに最適化された内容を自動で作成できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、手作業で請求書を作成・送付している方
- Outlookでの定型的なメール送信業務に時間がかかっている経理・営業担当者の方
- 請求書発行に伴う転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース情報を基に請求書が自動発行されるため、手作業での作成や送付にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で任意のページを選択してフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、取得したNotionの情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して取引先などにメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Notionのデータベースから取得した担当者のアドレスを動的に設定することも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Notionから取得した会社名や金額といった値を埋め込むことで、顧客ごとに最適化された内容を自動で作成できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomの登録方法は以下の通りです。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ1：Notion・Outlook・Google スプレッドシートをマイアプリ連携
今回の連携では、Google スプレッドシートに作成しておいた雛形を用いて請求書を作成します。
まずは、Notion、Outlook、Google スプレッドシートの3つのアプリを連携させましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
NotionとYoomの連携
以下を参考にしてください。
OutlookとYoomの連携
以下を参考にしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google スプレッドシートとYoomの連携
以下を参考にしてください。
以上で3つのツールのマイアプリ連携が完了しました。
ステップ2：Chrome拡張トリガーとNotionのページ設定
1.アプリトリガーを選択
Chrome拡張トリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。
Notionと連携するアカウント情報を選択肢、次へを押します。
2.Chrome拡張の設定
以下画像部分に、YoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。
3.起動ページのサンプルURL
請求書の作成に用いるNotionのページデータURLを入力をします。
使用するNotionのデータベースを開き、サイドピークで開いたURLを挿入してください。
赤枠部分にカーソルを合わせましょう。
このようにすることで、サイドピークでページを開くことが可能です。
画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。
URLを入力したら、テストを実行します。
問題なく情報が取得できていれば、「完了」をクリックしましょう。
続けて、Notionのデータを取得する詳細設定を行います。
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.データベースの連携
Notionと連携するアカウント情報を選択します。
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。
選択ができたら、次へを押してください。
3.取得したいレコードの条件の設定
以下の画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テストが成功し、問題なく値を取得できていれば、「完了」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートで書類を作成する設定
1.アプリを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を選択してください。
2.IDの設定
雛形となるスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
続いて、発行した請求書を格納するフォルダIDも設定しましょう。
次へを押します。
3.文字列を置換する
Notionのデータと用意した雛形のデータを結びつけます。
詳細な設定方法に関しては、詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。
設定が完了したら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。
ステップ4：Outlookから請求書を送付する設定
1.メールを送る
Outlookのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールしましょう。
Outlookと連携するアカウント情報を選択してください。
2.メールの設定
「To」には送信先を入力します。
Notionのレコードに送信先のメールアドレスを入力しておくことで、取得した値から動的に送信先を変更できます。
メールの件名や本文を設定します。
あらかじめ設定されていますが、任意で内容を変更することも可能です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
3.テストの実行
送信内容に差支えが無ければ、画面下部のテストボタンを押してください。
テストが成功し、無事にメールが送信されていれば、「完了」をクリックして設定終了です。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、以下のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionデータベースの情報で請求書を作成しOutlookでメールを送信する
■概要Notionで顧客や案件情報を管理しているものの、請求書の発行は別ツールで行い、Outlookで手動送信している、といったケースはありませんか？このような手作業は、件数が増えるほど入力ミスや送信漏れのリスクを高める要因となります。このワークフローを活用することで、Notionの情報を基にした請求書の自動発行からOutlookでのメール送信までをシームレスに連携し、請求業務の効率化を実現します。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、手作業で請求書を作成・送付している方
- Outlookでの定型的なメール送信業務に時間がかかっている経理・営業担当者の方
- 請求書発行に伴う転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース情報を基に請求書が自動発行されるため、手作業での作成や送付にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で任意のページを選択してフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、取得したNotionの情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して取引先などにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Notionのデータベースから取得した担当者のアドレスを動的に設定することも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Notionから取得した会社名や金額といった値を埋め込むことで、顧客ごとに最適化された内容を自動で作成できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、手作業で請求書を作成・送付している方
- Outlookでの定型的なメール送信業務に時間がかかっている経理・営業担当者の方
- 請求書発行に伴う転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース情報を基に請求書が自動発行されるため、手作業での作成や送付にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で任意のページを選択してフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、取得したNotionの情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して取引先などにメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Notionのデータベースから取得した担当者のアドレスを動的に設定することも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Notionから取得した会社名や金額といった値を埋め込むことで、顧客ごとに最適化された内容を自動で作成できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notion・Outlookを使ったその他の自動化例
他にも、NotionとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
今回と同じ連携方法で見積書の作成と自動送付も可能です。見積と請求に関するフローが自動化されれば、大幅な時間短縮となるでしょう。
■概要Notionで管理している案件情報から見積書を作成し、Outlookでメールを送る作業に手間を感じていませんか。情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで対象のページを選択するだけで、Google スプレッドシートでの見積書作成からOutlookでのメール送信までが自動で実行されるため、一連の業務を効率化できます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle スプレッドシートを利用して見積書作成業務を行っている方
- 手作業による情報の転記や、それに伴う入力ミスなどの課題を解消したい方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに見積書作成からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで選択したページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionでレコードを取得する際、検索条件となる項目は固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定することも可能です。
- 書類発行機能では、お使いのGoogle スプレッドシートの見積書テンプレートを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などを、シート内の特定のセルに自動で反映させる設定が可能です。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客情報などを変数として件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシートを利用して見積書作成業務を行っている方
- 手作業による情報の転記や、それに伴う入力ミスなどの課題を解消したい方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに見積書作成からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで選択したページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを取得する際、検索条件となる項目は固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定することも可能です。
- 書類発行機能では、お使いのGoogle スプレッドシートの見積書テンプレートを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などを、シート内の特定のセルに自動で反映させる設定が可能です。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客情報などを変数として件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
Google ドキュメントでのフローボット作成にも対応しています。使い慣れたツールでアプリ連携ができるため、自動化の導入が素早く行えるでしょう。
■概要Notionで案件管理を行っているものの、見積書を作成する際は都度Googleドキュメントを開き、手作業で情報を転記していませんか？さらに、作成した書類をOutlookで送付するまでの一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を自動で作成し、Outlookでのメール送信までを自動化できるため、こうした見積業務の課題を解消できます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogleドキュメント、Outlookを使い、手作業で見積書作成や送付を行っている営業担当者の方
- Notionの情報を元にした見積書の作成や送付業務での、転記ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに、Googleドキュメントでの書類作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleドキュメント、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定の案件ページを選択してフローボットを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして見積書を生成します。取得したNotionの情報を書類の適切な箇所に差し込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionからレコード情報を取得する際に、検索条件となる項目を任意で設定できます。固定値を入力したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、書類内の好きな場所に差し込む設定が可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項- Googleドキュメント、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogleドキュメント、Outlookを使い、手作業で見積書作成や送付を行っている営業担当者の方
- Notionの情報を元にした見積書の作成や送付業務での、転記ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに、Googleドキュメントでの書類作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleドキュメント、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定の案件ページを選択してフローボットを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして見積書を生成します。取得したNotionの情報を書類の適切な箇所に差し込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionからレコード情報を取得する際に、検索条件となる項目を任意で設定できます。固定値を入力したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、書類内の好きな場所に差し込む設定が可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleドキュメント、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
企業でMicrosoft 365 Businessに加入しているのであれば、Microsoft Excelとの連携はいかがでしょうか。新しいアカウント作成の手間が省けます。
■概要Notionで管理している顧客情報や案件情報をもとに、Microsoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？それぞれのツールを手作業で操作していると、情報の転記ミスが発生したり、送付漏れのリスクがあったりと、業務負荷が高くなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報を起点として、Microsoft Excelでの見積書作成からOutlookでのメール送信までを自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionの情報を手作業でMicrosoft Excelの見積書に転記している営業担当者の方
- 見積書作成からOutlookでのメール送付までの一連のフローを効率化したいと考えている方
- 手作業による見積書作成時の入力ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft Excel、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 続けて、オペレーションの書類発行機能で、取得した情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 書類発行機能では、お手持ちのMicrosoft Excelのテンプレートを雛形として設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、見積書内の指定した箇所に自動で差し込めます。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を本文に含めるなど、動的な内容のメールを作成することが可能です。
- Notionでレコードを取得する際に、検索条件となる項目は任意で設定できます。固定値だけでなく、前のステップで取得した情報も利用可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionの情報を手作業でMicrosoft Excelの見積書に転記している営業担当者の方
- 見積書作成からOutlookでのメール送付までの一連のフローを効率化したいと考えている方
- 手作業による見積書作成時の入力ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 続けて、オペレーションの書類発行機能で、取得した情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行機能では、お手持ちのMicrosoft Excelのテンプレートを雛形として設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、見積書内の指定した箇所に自動で差し込めます。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を本文に含めるなど、動的な内容のメールを作成することが可能です。
- Notionでレコードを取得する際に、検索条件となる項目は任意で設定できます。固定値だけでなく、前のステップで取得した情報も利用可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
まとめ
今回の連携により、請求書の作成と送付という定型業務が自動化され、大幅な業務フローの改善となるでしょう。
結果として時間短縮になり、効率よく事務作業をこなしていけるはずです。
Yoomには、たくさんのフローボットテンプレートが用意されています。自動化できそうなフローがあるなら、ぜひ一度お試しください。
よくあるご質問
Q：誤送信を防ぐために、Outlookからメールを送信する前に内容を確認・承認するステップを挟めますか？
A：
可能です。
「メールを送る」アクションの直前にYoomの「担当者へ対応を依頼」や「承認を依頼」オペレーションを追加することで、作成された請求書PDFや宛先・本文を担当者が確認し、承認ボタンを押した後にのみメールを自動送信するフローを構築できます。
詳しい設定方法は、以下をご確認ください。
Q：Outlookでメール送信が完了した後、Notion側のステータスを自動で「送付済み」に更新できますか？
A：
可能です。
フローの後続にNotionの「レコードを更新する」アクションを追加し、対象ページのステータスプロパティを「送付済み」へ書き換えたり、メール送信日時を記録したりすることで、Notion上での二重送信防止や進捗管理が一元化できます。
Q：エラーが発生した際に通知を受け取ることはできますか？
A：
はい、可能です。
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に記載されているURLからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておくことで、SlackやChatworkといったチャットツールへの自動通知もできます。
エラー時の対応方法については、「エラー時の対応方法について」をご確認ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
