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Notionで従業員情報が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2に自動登録する連携方法
従業員情報の管理を効率化する方法として、Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携がおすすめです。
本記事では、Notionで従業員情報が登録された際に、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録する方法をご紹介します。
この自動化を導入すれば、複数のアプリを使用している場合の手動登録の手間を省きつつ、正確に転記できるようになります。
担当者の作業時間や手間を削減でき、コア業務に時間を使えるようになるでしょう。
Notionとトヨクモ安否確認サービス2を連携するメリット
Notionとトヨクモ安否確認サービス2を連携するメリットは、以下のようなものが挙げられます。
メリット1:正しいデータ管理につながる
Notionで従業員情報が登録された際に、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録することができます。
手動で従業員情報を登録していると、入力ミスや情報の不一致が発生しやすくなります。
自動化を活用することでそのようなリスクを回避し、両方のツールで正しい従業員情報を管理できるでしょう。
正確な従業員情報を保持することで、緊急時の安否確認に必要な情報を適切に管理できるでしょう。
メリット2:作業負担を軽減できる
手入力で行っていた従業員登録を自動化することで、再度登録する手間が省け、担当者の負担を軽減できるでしょう。
たとえば、日々多くの従業員情報を登録している企業では、何度も同じ作業を行う必要があり、負担も大きくなります。
しかし、その作業を自動化すれば、手作業から解放され、コア業務に集中できるようになるでしょう。
Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携フローの作り方
今回は「Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要Notionで従業員情報を管理しているものの、災害時などに備えたトヨクモ安否確認サービス2への情報登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れが課題になっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも情報が連携されます。手作業による転記作業を減らし、従業員情報の正確な管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
■注意事項- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
設定は、以下のステップでできます。
- Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガーと分岐の設定
- Notionとトヨクモ安否確認サービス2のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／トヨクモ安否確認サービス2
Yoomを利用していない方は、登録フォームから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
事前準備
事前準備としてNotionで特定のデータソースのページを作成しておきましょう。
作成したページは、Notionのマイアプリ連携時に追加するため、あらかじめ用意しておきます。
ステップ1:Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録
Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を最初に済ませておくと、自動化設定が簡単です。
それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からNotionを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
下記のナビをご参照ください。
次に、トヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じようにトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」の設定をします。
- トヨクモ安否確認サービス2は、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているトヨクモ安否確認サービス2も問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。 - 料金プランについて
マイアプリにNotionとトヨクモ安否確認サービス2が表示されれば、マイアプリ登録完了です。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要Notionで従業員情報を管理しているものの、災害時などに備えたトヨクモ安否確認サービス2への情報登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れが課題になっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも情報が連携されます。手作業による転記作業を減らし、従業員情報の正確な管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
■注意事項- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:トリガーを設定
最初に、Notionの設定から行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
- 「データソースID」→直接入力、もしくは入力バーをクリック後に表示される「候補」から選択
入力が完了したら「テスト」をクリックして、Notionの特定のデータソースに作成・更新されたページが取得できるか確認しましょう。
テストに成功すると、Notionから取得されたページ情報が表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
ステップ4:分岐の設定
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
オペレーション、取得した値は以下のとおり設定しました。
分岐条件は、運用状況に応じて自由に設定できます。
今回は、作成日時と最終更新日時が異なる場合は既存のページが更新されたと判断し、フローボットが進まないように設定しました。
これにより、新しくページが作成された場合のみ後続の処理を実行できます。
右側の入力欄をクリックすると、前のステップでNotionから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
ステップ5:Notionのアクション設定
続いて、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)
「データソースID」を設定しましょう。
以下の画像のように「候補」から選択することもできます。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の「取得した値」から選択しましょう。
今回は、レコードIDと等しいIDの情報を取得するように設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが取得されるか確認してみましょう。
テストに成功すると、Notionから取得されたレコード情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ6:トヨクモ安否確認サービス2のアクション設定
次に、トヨクモ安否確認サービス2の設定を行うため、「ユーザーの追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「トヨクモ安否確認サービス2と連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→ユーザーの追加
追加するユーザー情報について、各項目の設定を行いましょう。
「レコードを取得する(ID検索)」の取得値を使用して設定します。
他の必須項目も同様に設定しました。
その他の項目もお好みで設定可能です。注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でトヨクモ安否確認サービス2にユーザーが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらトヨクモ安否確認サービス2の画面を開き、実際にユーザーが追加されているかを確認してみましょう。
ステップ7:トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する
■概要Notionで従業員情報を管理しているものの、災害時などに備えたトヨクモ安否確認サービス2への情報登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れが課題になっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも情報が連携されます。手作業による転記作業を減らし、従業員情報の正確な管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
■注意事項- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
トヨクモ安否確認サービス2・Notionを使ったその他の自動化例
1.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2も自動的に更新するフローです。
従業員情報の更新が自動化されることで、更新データの同期忘れが防げます。
緊急時に古いデータを使用するリスクが減り、安否確認がスムーズに行えるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートを共有して情報管理を行う事務職の方
・シートの編集を同時に行いたいチームの責任者
2.トヨクモ安否確認サービス2を使用し災害時に備える企業
・災害時に備えて従業員の情報管理を行う経営者
・営業所ごとの緊急連絡網を管理する責任者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは素早いデータ編集が可能なので、従業員の情報を常に最新に保つのに有効的なツールです。
加えてトヨクモ安否確認サービス2を使用して、災害時に備えた情報管理を円滑に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回トヨクモ安否確認サービス2でも更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
情報が更新されたら即座に反映を行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された情報を自動でトヨクモ安否確認サービス2へも反映するため、手間なくスピーディーな情報共有が可能です。
素早い情報共有が行われることで業務の効率を上げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートを共有して情報管理を行う事務職の方
・シートの編集を同時に行いたいチームの責任者
2.トヨクモ安否確認サービス2を使用し災害時に備える企業
・災害時に備えて従業員の情報管理を行う経営者
・営業所ごとの緊急連絡網を管理する責任者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは素早いデータ編集が可能なので、従業員の情報を常に最新に保つのに有効的なツールです。
加えてトヨクモ安否確認サービス2を使用して、災害時に備えた情報管理を円滑に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回トヨクモ安否確認サービス2でも更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
情報が更新されたら即座に反映を行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された情報を自動でトヨクモ安否確認サービス2へも反映するため、手間なくスピーディーな情報共有が可能です。
素早い情報共有が行われることで業務の効率を上げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
2.Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
Notionで管理している従業員情報をメールで確認することもできます。
Notionを開かずにデータを確認できるため、確認漏れを防げます。
■概要Notionのデータベースで顧客情報やタスクを管理しているものの、そこから手作業でメールを作成・送信する業務に手間を感じていませんか？情報のコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、宛先や内容の間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースから特定のページを選択するだけで、その情報に基づいたメールの送信を自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで管理している情報を元に、定型的なメールを送信する機会が多い方
- 手作業でのメール作成や送信による、対応漏れや情報入力のミスをなくしたい方
- Notionを起点としたコミュニケーションの自動化や業務効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット- Notion上での操作をきっかけにメールが自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、情報の転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールを送るオペレーションでは、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文の内容を任意で設定できます。トリガーで取得したNotionのページ情報を変数として件名や本文に差し込んだり、固定のテキストを設定したりと、用途に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項- NotionとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している情報を元に、定型的なメールを送信する機会が多い方
- 手作業でのメール作成や送信による、対応漏れや情報入力のミスをなくしたい方
- Notionを起点としたコミュニケーションの自動化や業務効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notion上での操作をきっかけにメールが自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、情報の転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールを送るオペレーションでは、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文の内容を任意で設定できます。トリガーで取得したNotionのページ情報を変数として件名や本文に差し込んだり、固定のテキストを設定したりと、用途に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
3.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し、一括でMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
本日が期限のタスクが自動通知されるため、優先順位が明確になります。
タスクの見落としを防ぎ、業務をスムーズに進められるでしょう。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクの共有を、Microsoft Teamsを使って手動で行っている方
- チーム全体のタスクの進捗管理やリマインドを効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 日々の定型的なタスク通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のタスク確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるタスクの確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行忘れを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、通知したい日時（例：毎朝9時）を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大100件）」アクションで、本日が期限のタスクを抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動したい曜日や時間を自由にカスタマイズできます。
- Notionからレコードを取得する設定では、対象のデータベースIDを指定するだけでなく、「期限日が今日」といった条件をフィルターで設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、通知するメッセージ内容も自由に編集できます。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクの共有を、Microsoft Teamsを使って手動で行っている方
- チーム全体のタスクの進捗管理やリマインドを効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 日々の定型的なタスク通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のタスク確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるタスクの確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行忘れを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、通知したい日時（例：毎朝9時）を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大100件）」アクションで、本日が期限のタスクを抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動したい曜日や時間を自由にカスタマイズできます。
- Notionからレコードを取得する設定では、対象のデータベースIDを指定するだけでなく、「期限日が今日」といった条件をフィルターで設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、通知するメッセージ内容も自由に編集できます。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Notionとトヨクモ安否確認サービス2を連携することで、従業員情報の登録作業を自動化でき、管理業務の効率化につながります。
また、手作業による登録や同期の手間を省けるため、入力ミスを減らし、担当者はコア業務に集中できるようになるでしょう。
Yoomなら、難しいコード入力を必要とせず、直感的な操作で自動化を設定できるので、ぜひ今回ご紹介した自動化を活用して日々の業務を効率化してみてください。
興味を持った方は、ぜひ登録フォームから無料登録してください！
よくあるご質問
Q：Notionで従業員情報を更新した場合も、トヨクモ安否確認サービス2に反映できますか？
A：
本記事の設定では新規登録された従業員情報を対象としています。
従業員情報の更新も反映したい場合は、分岐条件の設定トヨクモ安否確認サービス2側の更新アクションを組み合わせたフローを設定することで可能です。
Q：Notion側でどのような従業員情報を管理しておけばよいですか？
A：
氏名やメールアドレスなど、トヨクモ安否確認サービス2に登録する項目をNotion側で管理しておく必要があります。
実際に連携できる項目は、トヨクモ安否確認サービス2のアクション画面から入力項目を確認しましょう。
Q：連携エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
