Notionとトヨクモ安否確認サービス2を連携して、Notionで従業員情報が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2に自動登録する方法

従業員情報の管理を効率化する方法として、Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携がおすすめです。
本記事では、Notionで従業員情報が登録された際に、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録する方法をご紹介します。
この自動化を導入すれば、複数のアプリを使用している場合の手動登録の手間を省きつつ、正確に転記できるようになります。
担当者は作業時間や手間が削減され、コア業務に時間を使えるようになるでしょう。

Notionとトヨクモ安否確認サービス2を連携するメリット

メリット1:正しいデータ管理につながる

Notionで従業員情報が登録された際に、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録することができます。
手動で従業員情報を登録していると、入力ミスや情報の不一致が発生しやすくなります。
しかし、自動化を活用することで、そういったリスクを回避し、どちらのツールにも正しいデータを維持できるでしょう。
正確なデータを保持することで緊急時の安否確認をする際も、連絡がつながらないというリスクを減らせるでしょう。

メリット2:作業負担を軽減できる

手入力で行っていた従業員登録を自動化することで、再度登録する手間が省け、担当者の負担を軽減できるでしょう。
たとえば、日々多くの従業員情報を登録している企業では、何度も同じ作業を行う必要があり、負担も大きくなります。
しかし、その作業を自動化すれば、手作業から解放され、コア業務に集中できるようになるでしょう。

Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携フローの作り方

今回は「Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する

試してみる

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■概要

Notionで従業員情報を管理しているものの、災害時などに備えたトヨクモ安否確認サービス2への情報登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れが課題になっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも情報が連携されます。手作業による転記作業を減らし、従業員情報の正確な管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
• 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
• BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
• トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。

■注意事項

• Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 

詳細を見る 試してみる

設定は、以下の4ステップでできます。

1. Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. Notionとトヨクモ安否確認サービス2の自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1:Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録

Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を最初に済ませておくと、自動化設定が簡単です。

それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からNotionを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、右下の「ページを選択する」をクリックします。

次の画面が表示されるので、許可するページにチェックを入れ、右下の「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

次に、トヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じようにトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」の設定をします。

マイアプリにNotionとトヨクモ安否確認サービス2が表示されれば、マイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する

試してみる

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■概要

Notionで従業員情報を管理しているものの、災害時などに備えたトヨクモ安否確認サービス2への情報登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れが課題になっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも情報が連携されます。手作業による転記作業を減らし、従業員情報の正確な管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
• 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
• BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
• トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。

■注意事項

• Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 

詳細を見る 試してみる

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合、以下のページより変更できます。
最初に、Notionの設定から行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「データソースID」→直接入力、もしくは入力バークリック後の『候補』から選択

次に、条件に応じて分岐する設定を行います。

今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。

分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。

続いて、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックします。

• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

ここで、Notionに移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
設定後、「データベースID」の設定をしてください。以下の画像のように『候補』から選択することもできます。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』から選択しましょう。
今回は、レコードIDと等しいIDの情報を取得するように設定しました。
このように取得値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。

次に、トヨクモ安否確認サービス2の設定を行うため、「ユーザーの追加」をクリックしましょう。