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従業員情報の管理を効率化する方法として、Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携がおすすめです。
本記事では、Notionで従業員情報が登録された際に、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録する方法をご紹介します。
この自動化を導入すれば、複数のアプリを使用している場合の手動登録の手間を省きつつ、正確に転記できるようになります。
担当者は作業時間や手間が削減され、コア業務に時間を使えるようになるでしょう。
Notionとトヨクモ安否確認サービス2を連携するメリット
メリット1:正しいデータ管理につながる
Notionで従業員情報が登録された際に、トヨクモ安否確認サービス2に自動で登録することができます。
手動で従業員情報を登録していると、入力ミスや情報の不一致が発生しやすくなります。
しかし、自動化を活用することで、そういったリスクを回避し、どちらのツールにも正しいデータを維持できるでしょう。
正確なデータを保持することで緊急時の安否確認をする際も、連絡がつながらないというリスクを減らせるでしょう。
メリット2:作業負担を軽減できる
手入力で行っていた従業員登録を自動化することで、再度登録する手間が省け、担当者の負担を軽減できるでしょう。
たとえば、日々多くの従業員情報を登録している企業では、何度も同じ作業を行う必要があり、負担も大きくなります。
しかし、その作業を自動化すれば、手作業から解放され、コア業務に集中できるようになるでしょう。
Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携フローの作り方
今回は「Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
設定は、以下の4ステップでできます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録
Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を最初に済ませておくと、自動化設定が簡単です。
それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からNotionを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、右下の「ページを選択する」をクリックします。
次の画面が表示されるので、許可するページにチェックを入れ、右下の「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
次に、トヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じようにトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」の設定をします。
マイアプリにNotionとトヨクモ安否確認サービス2が表示されれば、マイアプリ登録完了です。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合、以下のページより変更できます。
最初に、Notionの設定から行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
ここで、Notionに移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
設定後、「データベースID」の設定をしてください。以下の画像のように『候補』から選択することもできます。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』から選択しましょう。
今回は、レコードIDと等しいIDの情報を取得するように設定しました。
このように取得値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、トヨクモ安否確認サービス2の設定を行うため、「ユーザーの追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、必須項目の設定をしましょう。
「レコードを取得する(ID検索)」の取得値を使用して設定します。
他の必須項目も同様に設定し、設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
この際、トヨクモ安否確認サービス2に実際に情報が登録されているかを確認してくださいね。
ステップ4:Notionとトヨクモ安否確認サービス2の自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する
トヨクモ安否確認サービス2・Notionを使ったその他の自動化例
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2も自動的に更新するフローです。
従業員情報の更新が自動化されることで、更新データの同期忘れが防げます。
緊急時に古いデータを使用するリスクが減り、安否確認がスムーズに行えるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートを共有して情報管理を行う事務職の方
・シートの編集を同時に行いたいチームの責任者
2.トヨクモ安否確認サービス2を使用し災害時に備える企業
・災害時に備えて従業員の情報管理を行う経営者
・営業所ごとの緊急連絡網を管理する責任者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは素早いデータ編集が可能なので、従業員の情報を常に最新に保つのに有効的なツールです。
加えてトヨクモ安否確認サービス2を使用して、災害時に備えた情報管理を円滑に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回トヨクモ安否確認サービス2でも更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
情報が更新されたら即座に反映を行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された情報を自動でトヨクモ安否確認サービス2へも反映するため、手間なくスピーディーな情報共有が可能です。
素早い情報共有が行われることで業務の効率を上げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
2.Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
Notionで管理している従業員情報をメールで確認することもできます。
Notionを開かずにデータを確認できるため、確認漏れを防げます。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールを自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールを送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールを自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは情報整理などで便利なツールですが、データベースに登録された情報を元に、手作業でメールを作成・送信するのは送信ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信され、担当者は手作業でのメール作成・送信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
3.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し、一括でMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
本日が期限のタスクが自動通知されるため、優先順位が明確になります。
タスクの見落としを防ぎ、業務をスムーズに進められるでしょう。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携により、従業員情報管理の効率化が期待できそうです。
この自動化により、手作業の同期が省け、入力ミスや負担を軽減できます。
これにより、正確に従業員情報を維持できるでしょう。
また、担当者の負担が軽減されることで、よりコアな業務に専念することもできるでしょう。
Yoomの自動化は、誰でも簡単に操作ができ、難しいコード入力が必要ないというのが大きなメリットです。
ぜひ、今回ご紹介した自動化を活用して、作業効率向上に役立てましょう。
興味を持った方は、こちらから無料登録してください。
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