Notionとトヨクモ安否確認サービス2で自動的に従業員データを登録してみた

設定は、以下の4ステップでできます。

1. Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. Notionとトヨクモ安否確認サービス2の自動化の動作確認

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ステップ1:Notionとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録

Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を最初に済ませておくと、自動化設定が簡単です。

それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からNotionを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、右下の「ページを選択する」をクリックします。

次の画面が表示されるので、許可するページにチェックを入れ、右下の「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

次に、トヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録をしてください。
先ほどと同じようにトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」の設定をします。

マイアプリにNotionとトヨクモ安否確認サービス2が表示されれば、マイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合、以下のページより変更できます。
最初に、Notionの設定から行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ‍
• 「データベースID」→任意で設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)
  

Notionに移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
スクロールして、「データベースID」の設定をしてください。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットから選択しましょう。
次のように設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、トヨクモ安否確認サービス2の設定を行うため、「ユーザーの追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「トヨクモ安否確認サービス2と連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→ユーザーの追加
  

以下の画面が表示されるので、必須項目の設定をしましょう。
「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用して設定します。
他の必須項目も同様に設定し、設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:Notionとトヨクモ安否確認サービス2の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する

トヨクモ安否確認サービス2・Notionを使ったその他の自動化例

1.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2も自動的に更新するフローです。
従業員情報の更新が自動化されることで、更新データの同期忘れが防げます。
緊急時に古いデータを使用するリスクが減り、安否確認がスムーズに行えるでしょう。

2.Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
Notionで管理している従業員情報をメールで確認することもできます。
Notionを開かずにデータを確認できるため、確認漏れを防げます。

3.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し、一括でMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
本日が期限のタスクが自動通知されるため、優先順位が明確になります。
タスクの見落としを防ぎ、業務をスムーズに進められるでしょう。

まとめ

Notionとトヨクモ安否確認サービス2の連携により、従業員情報管理の効率化が期待できそうです。
この自動化により、手作業の同期が省け、入力ミスや負担を軽減できます。
これにより、正確に従業員情報を維持できるでしょう。
また、担当者の負担が軽減されることで、よりコアな業務に専念することもできるでしょう。

Yoomの自動化は、誰でも簡単に操作ができ、難しいコード入力が必要ないというのが大きなメリットです。
ぜひ、今回ご紹介した自動化を活用して、作業効率向上に役立てましょう。
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