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車検証を漏れなく正確にデータ管理することは、非常に重要です。
しかし、手作業でのデータ入力は、ミスが起こりやすく、修正対応に時間がかかるケースもあるでしょう。
そこで、OCRを活用した自動化を導入することで、その問題を解決できるかもしれません。
本記事では、フォームで受信した車検証をOCRで読み取り、kintoneに自動登録する方法を解説します。
この自動化を導入すれば、正確にデータ管理ができるだけでなく、登録が遅れる心配もなくなるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「車検証をOCRで読み取り、kintoneに入力する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomのフォーム機能を活用して車検証の画像を受け取り、Yoomが提供する画像から文字を読み取るAI機能を組み合わせることで、受け取った車検証から車検情報を取得できます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、車検情報をkintoneのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
kintoneをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がしやすくなります。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
以下のように、検索欄とアプリ一覧が表示されるので、お好みの方法でkintoneを選択してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行います。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。
マイアプリにkintoneが表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下のページから変更してください。
最初に、フォームトリガーを活用して車検証をアップロードする設定を行うため、「車検証の画像をアップロード」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下は例ですので、必要に応じて変更してください。
設定方法は、こちらを確認しましょう。
スクロールし、「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を任意で設定しましょう。
設定できたら、「次へ」→「プレビューページ」をクリックします。
以下のようなプレビューページが表示されます。
設定に誤りがないか確認しましょう。
スクロールし、「取得した値」にテストのために車検証の画像を設定してください。
赤枠内をクリックすると、画像を選択できます。
設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。
次に、車検証から文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の注意事項をご確認ください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
スクロールして、以下の必須項目を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、kintoneに取得したデータを登録するため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
kintoneに移動し、テスト用に車検証の項目を設定しましょう。
例として以下のように設定しましたが、お好みで変更してください。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。
説明の通りに設定しても問題ありません。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから合致する項目を選択します。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
全ての項目を設定してください。
全ての項目が設定できると、以下のように表示されます。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもOCRとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneに登録されたJPEGファイルをOCRで読み取り、結果をkintoneに自動格納するフローです。
自動的にJPEGファイルのデータをkintoneのレコードに登録できるため、ファイルを開ける必要がなくなります。
転記作業が不要になることで、ヒューマンエラーを防止できます。
2.名刺データをOCRで読み取り、自動的にkintoneにレコード追加してGoogle Chatに通知するフローです。
フォームに名刺画像をアップロードすることで、kintoneにレコードを追加するだけでなく、Google Chatに通知できるため、共有が容易になるでしょう。
OCRを活用するため、正確に名刺情報を取得できます。
3.メールで受け取った適格請求書をOCRで読み取ってkintoneに格納し、Google Chatへその旨を通知するフローです。
指定したアドレスに届いた適格請求書のデータをkintoneに追加し、Google Chatで共有できるため、データの追加漏れを防ぎます。
担当者の対応依頼のオペレーションを挟むことで、データを正確に取得できているか確認できます。
車検証の情報をkintoneに手入力している場合、入力ミスが起こりやすくなります。
特に、登録番号や登録年月日に誤りがあると、修正対応が必要になる上に、データのズレが生じる可能性があるでしょう。
その問題を解決するには、OCRを活用した車検証データの自動登録がおすすめです。
たとえば、<span class="mark-yellow">レンタカー会社で車両ごとデータが正確に登録できていると、車両の貸し出しがスムーズになるかもしれません。</span>
このように、正確なデータ管理は、顧客対応の質向上に貢献できるでしょう。
車検証データの手入力作業は項目が多いため、1台登録するだけでも時間と手間がかかります。
たとえば、自動車整備会社では取り扱う自動車の台数も多く、登録作業に時間を取られ、他の業務に手が回らないこともあるはずです。
しかし、<span class="mark-yellow">OCRを活用した自動化を導入することで、車検証の情報をスピーディーに取得でき、手作業の負担軽減に役立ちます。</span>
これにより、担当者は他の事務作業や顧客対応に集中できる環境が整うかもしれません。
車検証の情報をkintoneで管理している場合、他のメンバーが確認することもあるはずです。
しかし、車検証の情報登録に遅れが生じると、適切に情報を共有できない可能性があります。
たとえば、<span class="mark-yellow">車検証を受け取ったタイミングで自動化を起動させれば、kintoneに登録されるため、情報共有が円滑になるでしょう。</span>
これにより、わざわざ車検証の登録状況を確認する必要がなくなるため、担当者の負担を軽減し情報共有を容易にすることが見込めます。
また、OCRを使用することで、間違って登録しないように何度も車検証を確認する必要がなくなります。
車検証情報を手作業でkintoneに登録する作業は、番号や年月日などの登録ミスが起こりやすくなるでしょう。
しかし、OCRを活用した車検証の自動登録により、業務の精度向上が期待できます。
この自動化により、入力作業が省けるだけでなく、作業時間の短縮につながります。
さらに、車検証の登録漏れや遅れといった心配がなくなり、情報共有が円滑になるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、業務の簡素化に役立ててください。
Yoomの自動化は操作や設定が簡単にできるため、誰でも簡単に導入できます。
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