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OCRとkintoneを連携して、車検証をOCRで読み取り、kintoneに自動入力する方法
車検証を漏れなく正確にデータ管理することは、非常に重要です。
しかし、手作業でのデータ入力は、ミスが起こりやすく、修正対応に時間がかかるケースもあるでしょう。
そこで、OCRを活用した自動化を導入することで、その問題を解決できるかもしれません。
本記事では、フォームで受信した車検証をOCRで読み取り、kintoneに自動登録する方法を解説します。
この自動化を導入すれば、正確にデータ管理ができるだけでなく、登録が遅れる心配もなくなるでしょう。
こんな方におすすめ
- 車検証情報の手入力から自動化に移行したいと考えている方
- kintoneに車検証情報を入力していて、正確にデータを管理したい方
- 車両を多く扱う企業で、情報共有を円滑化したいと考えている方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「車検証をOCRで読み取り、kintoneに入力する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
OCRとkintoneの連携フローの作り方
Yoomのフォーム機能を活用して車検証の画像を受け取り、Yoomが提供する画像から文字を読み取るAI機能を組み合わせることで、受け取った車検証から車検情報を取得できます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、車検情報をkintoneのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- kintoneをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるフォームトリガーの設定とその後に続くkintoneのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OCRとkintoneの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:kintoneをマイアプリ登録
kintoneをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がしやすくなります。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
以下のように、検索欄とアプリ一覧が表示されるので、お好みの方法でkintoneを選択してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行います。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。
マイアプリにkintoneが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下のページから変更してください。
最初に、フォームトリガーを活用して車検証をアップロードする設定を行うため、「車検証の画像をアップロード」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるフォームトリガーの設定とその後に続くkintoneのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下は例ですので、必要に応じて変更してください。
設定方法は、こちらを確認しましょう。
スクロールし、「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を任意で設定しましょう。
設定できたら、「次へ」→「プレビューページ」をクリックします。
以下のようなプレビューページが表示されます。
設定に誤りがないか確認しましょう。
スクロールし、「取得した値」にテストのために車検証の画像を設定してください。
赤枠内をクリックすると、画像を選択できます。
設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。
次に、車検証から文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
以下の注意事項をご確認ください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
スクロールして、以下の必須項目を設定しましょう。
- 「ファイルの添付方法」→取得した値を使用、車検証
- 「抽出したい項目」→任意で設定
※今回は、「自動車登録番号,登録年月日,初度登録年月,自動車の種別,所有者名,住所」こちらを設定しました。
他にも追加したい項目があれば、追加してください。 - 「使用するAI」→任意で設定
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、kintoneに取得したデータを登録するため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「kintoneと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
kintoneに移動し、テスト用に車検証の項目を設定しましょう。
例として以下のように設定しましたが、お好みで変更してください。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。
説明の通りに設定しても問題ありません。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから合致する項目を選択します。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
全ての項目を設定してください。
全ての項目が設定できると、以下のように表示されます。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、OCRとkintoneの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
その他のOCRとkintoneを使った自動化の例
他にもOCRとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneに登録されたJPEGファイルをOCRで読み取り、結果をkintoneに自動格納するフローです。
自動的にJPEGファイルのデータをkintoneのレコードに登録できるため、ファイルを開ける必要がなくなります。
転記作業が不要になることで、ヒューマンエラーを防止できます。
■概要kintoneにアップロードされた請求書や名刺などの画像ファイルに含まれる情報を、手作業で確認し転記していませんか。こうした定型的な作業は時間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、添付されたJPEGファイルをOCR機能が自動で読み取り、その結果をkintoneのレコードに格納することが可能です。ファイル内のテキスト読み取りとデータ入力を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneで請求書や申込書などの画像を管理し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- OCR機能を活用してkintone上のファイルからテキストを抽出し、業務を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、データ入力の正確性を向上させたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータス更新をきっかけに、ファイル内の文字読み取りからデータ格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの目視確認やデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 続いて、「レコードに紐づくファイルキーの取得」と「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、kintoneから対象のJPEGファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、kintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したテキストを元のレコードの指定フィールドに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneの各アクション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメイン名や対象のアプリIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、画像ファイルから読み取りたいテキストの項目や範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項- kintoneとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで請求書や申込書などの画像を管理し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- OCR機能を活用してkintone上のファイルからテキストを抽出し、業務を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、データ入力の正確性を向上させたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新をきっかけに、ファイル内の文字読み取りからデータ格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの目視確認やデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 続いて、「レコードに紐づくファイルキーの取得」と「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、kintoneから対象のJPEGファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、kintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したテキストを元のレコードの指定フィールドに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの各アクション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメイン名や対象のアプリIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、画像ファイルから読み取りたいテキストの項目や範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
2.名刺データをOCRで読み取り、自動的にkintoneにレコード追加してGoogle Chatに通知するフローです。
フォームに名刺画像をアップロードすることで、kintoneにレコードを追加するだけでなく、Google Chatに通知できるため、共有が容易になるでしょう。
OCRを活用するため、正確に名刺情報を取得できます。
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatの設定内容を任意の値に置き換えることが可能です。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatの設定内容を任意の値に置き換えることが可能です。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
3.メールで受け取った適格請求書をOCRで読み取ってkintoneに格納し、Google Chatへその旨を通知するフローです。
指定したアドレスに届いた適格請求書のデータをkintoneに追加し、Google Chatで共有できるため、データの追加漏れを防ぎます。
担当者の対応依頼のオペレーションを挟むことで、データを正確に取得できているか確認できます。
■概要
メールで受け取った適格請求書をAIを使用して画像解析を行い、kintoneのデータベースに格納してGoogle Chatへその旨を通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatを連携することで、AIを使用して画像解析した適格請求書の情報を自動的にkintoneのデータベースへ格納とGoogle Chatに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatの通知先や内容のカスタマイズは可能です。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneのデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。
・列名とは、このような項目を指します→「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
・詳細はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン、サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールで受け取った適格請求書をAIを使用して画像解析を行い、kintoneのデータベースに格納してGoogle Chatへその旨を通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatを連携することで、AIを使用して画像解析した適格請求書の情報を自動的にkintoneのデータベースへ格納とGoogle Chatに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatの通知先や内容のカスタマイズは可能です。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneのデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。
・列名とは、このような項目を指します→「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
・詳細はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン、サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRとkintoneの連携メリットと具体例
メリット1:車検証情報の入力ミスを防止する
車検証の情報をkintoneに手入力している場合、入力ミスが起こりやすくなります。
特に、登録番号や登録年月日に誤りがあると、修正対応が必要になる上に、データのズレが生じる可能性があるでしょう。
その問題を解決するには、OCRを活用した車検証データの自動登録がおすすめです。
たとえば、レンタカー会社で車両ごとデータが正確に登録できていると、車両の貸し出しがスムーズになるかもしれません。
このように、正確なデータ管理は、顧客対応の質向上に貢献できるでしょう。
メリット2:車検証の入力手間を削減する
車検証データの手入力作業は項目が多いため、1台登録するだけでも時間と手間がかかります。
たとえば、自動車整備会社では取り扱う自動車の台数も多く、登録作業に時間を取られ、他の業務に手が回らないこともあるはずです。
しかし、OCRを活用した自動化を導入することで、車検証の情報をスピーディーに取得でき、手作業の負担軽減に役立ちます。
これにより、担当者は他の事務作業や顧客対応に集中できる環境が整うかもしれません。
メリット3:情報共有が容易になる
車検証の情報をkintoneで管理している場合、他のメンバーが確認することもあるはずです。
しかし、車検証の情報登録に遅れが生じると、適切に情報を共有できない可能性があります。
たとえば、車検証を受け取ったタイミングで自動化を起動させれば、kintoneに登録されるため、情報共有が円滑になるでしょう。
これにより、わざわざ車検証の登録状況を確認する必要がなくなるため、担当者の負担を軽減し情報共有を容易にすることが見込めます。
また、OCRを使用することで、間違って登録しないように何度も車検証を確認する必要がなくなります。
まとめ
車検証情報を手作業でkintoneに登録する作業は、番号や年月日などの登録ミスが起こりやすくなるでしょう。
しかし、OCRを活用した車検証の自動登録により、業務の精度向上が期待できます。
この自動化により、入力作業が省けるだけでなく、作業時間の短縮につながります。
さらに、車検証の登録漏れや遅れといった心配がなくなり、情報共有が円滑になるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、業務の簡素化に役立ててください。
Yoomの自動化は操作や設定が簡単にできるため、誰でも簡単に導入できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
