Outlookとfreee会計を連携して、Outlookでの領収書をOCRで読み取りfreee会計のファイルボックスに登録する方法

ステップ1：Outlookとfreee会計をマイアプリ連携

最初に、今回使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Outlookのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

freee会計のマイアプリ連携

freee会計にログインしてください。

ログインをすると、Yoomとの連携を許可する画面が出てきます。

下にスクロールして「許可する」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻って、Yoomとfreee会計が連携されます。

マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。続いてフローの詳細設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「メールを受信したら」です。
Outlookでメールを受信したらフローが動くように設定します。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
必要であれば、タイトルをわかりやすいものに修正して4，アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomのプランによって選択できない時間場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択したら、指定したフォルダに届くように仮のメールを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功するとアウトプットが取得できます。

件名や本文など、メールの内容が反映されていることを確認したら「保存する」をクリックしてトリガーの設定は完了です。

ステップ3：添付ファイルの情報を取得する設定

続いての設定は「メールの添付ファイルの情報を取得する」です。
1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進みましょう。

最初の設定で取得したメールIDを使用して、ファイルを読み取るので上記画像の設定のまま「テスト」をクリックしてください。

ファイルの情報がアウトプットで取得できたので「保存する」をクリックして、ファイルの情報取得の設定は完了です。

ステップ4：メールの添付ファイルをダウンロードする設定

続いては「メールの添付ファイルをダウンロード」です。
タイトルの修正とアカウント情報の確認を行ったら、ダウンロードするファイルを指定します。

すでにアウトプットが反映されているはずなので、上記画像のようになっていたらそのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、メールに添付されていたファイルがダウンロードされました。

ステップ5：文字を読み取る設定

続いては「画像・PDFから文字を読み取る」です。
先ほどダウンロードしたファイルの情報を読み取りましょう。

このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずはアクションの設定です。

今回は領収書の添付を想定していますが、履歴書や名刺、契約書を読み取る設定も可能です。
次に、読み取る内容の詳細設定を行います。

今回添付した領収書のファイルは以下のものです。

この中から、欲しい情報を指定します。

抽出する項目は、デフォルト以外の追加項目のみ手入力してください。
設定ができたら「テスト」をクリックしてください。

領収書の内容が、しっかりアウトプットに反映されました。
確認ができたら「保存する」で文字を読み取る設定は完了です。次で最後の設定です！

ステップ6：ファイルをアップロードする設定

最後の設定は「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」です。
1ページ目はOutlookと同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認を行いましょう。

次にファイルをアップロードするための詳細設定を進めます。

事業所IDを候補から選択し、必要に応じてその他の項目を入力してください。
入力ができたら「テスト」をクリックします。

テストが成功すると、指定した事業所のファイルボックスに領収書がアップロードされます。
ここまで確認できたら「保存する」ですべての設定は完了です。

お疲れさまでした！

最後にトリガーをONにしましょう。

これでOutlookで受信した領収書の情報をAIで読み取り、自動でfreee会計にアップロードができるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
ファイルのアップロード完了で通知を受け取ったり、データベースを指定して情報を集積したりすることができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

通知を受け取って業務の進行をスムーズに

業務で使用しているSlackなどのコミュニケーションアプリで通知を受け取ることができます。
freee会計にファイルがアップロードされた際に通知を受け取ることができれば、請求管理など次の業務をスムーズに進めることができるでしょう。

また、チームをまたいで通知を受け取ることもできるので社内コミュニケーションも円滑に進みそうですね。

データベースに情報を追加する

ファイルから情報を読み取っているので、そのアウトプットを活用して別のデータベースに情報をまとめることも可能です。

Google スプレッドシートなどに情報をまとめることで、タスク管理や分析、さらにほかのチームなどに仕事を依頼する際にも情報の受け渡しがスムーズになりますね。

Outlookとfreee会計を使ったその他の自動化例

Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録

請求書処理の手間を大幅に軽減できるフローです。Outlookで受信した請求書を自動でOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録します。これにより、手動入力の手間を省き、ミスのリスクを軽減できます。

また、作業効率化により重要な業務に集中できる環境が整うことが期待できます。

freee会計で経費申請が承認されたら、Microsoft Excelに格納しOutlookに送信

経費申請の進捗管理を簡単にするフローです。freee会計で経費申請が承認されると、自動でMicrosoft  Excelにデータを格納し、関連情報をOutlookで関係者に送信します。これにより、データ管理や情報共有がスムーズになり、業務効率化が期待できます。

さらに、関係者全員が情報をすばやく把握できるメリットも見込まれます。

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freee会計に経費申請が作成されたら、Outlookでメールを送信

経費申請の通知を自動化し、対応漏れを防ぐフローです。freee会計で経費申請が作成されると、Outlookで指定されたメールアドレス宛に通知を送信します。これにより、申請内容を速やかに共有でき、スムーズな承認プロセスをサポートします。

チーム間の連携強化も期待できそうですね。

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Outlookとfreee会計の連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: 領収書の登録作業を効率化し、経理業務の負担を軽減

Outlookで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに自動登録することで、手動での領収書管理作業を効率化できます。特に、<span class="mark-yellow">電子メールで受信した領収書を一元的に管理できるため、経理業務の負担を大幅に軽減できます。</span>

たとえば、取引先からメールで送られてくる経費精算用の領収書を、OCR機能を使って自動的に読み取り、freee会計に登録する場合、入力ミスや作業の手間を防ぐことができます。これにより、経理担当者の確認作業もスムーズになるでしょう。

メリット2: データ更新のスピード向上による後続作業の迅速化

受信した領収書をfreee会計に自動で登録することで、経費データの更新が早まり、後続の経理業務を迅速に進めることができます。これにより、<span class="mark-yellow">日次や月次の経費精算作業や予算管理のスケジュールを効率化することが可能です。</span>

たとえば、月末にまとめて行っていた領収書の登録作業を、このフローを利用して随時処理するようにすれば、月末の経理業務が大幅に軽減され、締め作業の負担も緩和できます。

メリット3: ケアレスミスの防止による精度向上

OCR機能を利用することで、手入力による金額や日付のミスを防ぎ、経費データの正確性を保つことができます。<span class="mark-yellow">登録ミスが減ることで、修正作業や二次確認の時間を短縮し、経理全体の精度向上に繋がります。</span>

たとえば、大量の領収書を扱う場合でも、このフローを使用することで、項目ごとにデータを自動入力できるため、人為的なミスが原因となるトラブルを減らすことが期待できます。このように、正確なデータを維持することで、業務の信頼性も高まるでしょう。

まとめ

経理業務は、細かい確認作業が多く手間がかかるものですが、Yoomを活用すれば、Outlookで受信した領収書をOCRで自動読み取りし、freee会計にそのまま登録できます。これだけで、手入力のミスを防ぎ、作業時間も短縮できるので、経理担当者の負担がかなり軽くなるはずです。

さらに、Yoomならプログラミングの知識は不要なので「自動化って難しそう…」と思っている方でも安心です。
「経理の手間を減らしたい」「もっと効率よく仕事を進めたい」と思ったら、まずはYoomに無料登録して、その便利さを体感してみてください！

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