Outlookで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する

■概要

取引先からOutlookに届く領収書のPDFや画像を、都度ダウンロードしてfreee会計に登録する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、登録ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計へ自動で登録できます。面倒な手作業から解放され、経理業務の効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った領収書のfreee会計への登録作業を自動化したい経理担当者の方
• 領収書の添付ファイルを手作業でアップロードしており、工数やミスに課題を感じている方
• 経理に関する定型業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのメール受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlookとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを候補の中から任意で選択することが可能です。
• OCR機能の設定では、読み取ったファイルから抽出したい項目（例：金額、発行日など）を任意でカスタマイズすることが可能です。

■注意事項‍

• Outookとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。