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OutookとHubSpotを連携して、Outookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する方法
OutlookとHubSpotを連携することで、メールの署名情報を自動的に抽出し、HubSpotにコンタクトを登録する方法を解説します。この自動化により、手動入力の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることにつながります。特に、日々多くのメールを処理する営業チームやカスタマーサポートにとって、情報管理の効率化は重要な課題です。本記事では、AIを活用する方法やメリットを分かりやすく紹介していきます！
こんな方におすすめ
- 営業チームやカスタマーサポートで、多くのメールを処理しており、情報管理の効率化を検討している方
- 顧客情報を一元管理し、チーム全体の業務効率を向上させたい方
- メール経由の問い合わせやリードのフォローアップをスムーズに行い、対応の抜け漏れを防ぎたい方
[Yoomとは]
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する方法
Outlookで受信したメールをAPIで受け取り、AI機能を活用して署名情報を抽出し、HubSpotのAPIを介してコンタクトを登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くHubSpotのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとHubSpotの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
OutlookとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単になります。
最初に、Outlookのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Outlookを選択し、ご使用のアカウントとパスワードでサインインします。
※注意事項：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
次に、HubSpotのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、一覧からHubSpotを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、HubSpotにログインしましょう。
OutlookとHubSpotがマイアプリに表示されていれば連携完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、Outlookの設定を行うので、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
ステップ3:フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くHubSpotのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Outlook
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→メールを受信したら
続いて、以下の設定を行いましょう。
「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
「メールフォルダID」→候補から選択してください
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう！
次に、Outlookの署名情報を取得する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）
以下の注意事項を確認します。
次に、「対象のテキスト」を設定します。
Outlookの本文から取得するため、Outlookのアウトプットから本文を選択してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
スクロールして、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HubSpotの設定を行うので、「コンタクトの作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→コンタクトの作成
以下の注意事項をご覧ください。
スクロールし、「会社名」を設定します。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから「署名情報の会社名」を選択します。
他の項目も同じように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、OutlookとHubSpotの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです！
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他のOutlookやHubSpotを使った自動化の例
他にもOutlookやHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
手動でのメール送信作業を減らすことができるため、業務効率の向上につながります。
メール送信のミスが減り、精度の高い顧客対応が実現しそうです。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを利用してリードの管理を行っている方
・HubSpotに登録されたリードに対して効率的にアプローチしたいと考えている方
・リードのフォローアップメールを手間なく送信したい方
2. Outlookを普段から利用してメールのやり取りを行っている方
・手動で一件一件メールを送る手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローを活用することで、以下のメリットが得られます。
まず、手動でのメール送信作業を減らすことができるため、業務効率が向上します。
定型メールをワンクリックですぐに送信することで、リードへの迅速な対応が可能になり、リードナーチャリングの時間が短縮されます。
これにより、リードの温度感が高いうちに適切な対応ができるため、クロージングの確率が上がり、売上の向上が期待できるでしょう。
また、手作業によるメール送信のミスが減り、精度の高い顧客対応が実現します。
■注意事項
・HubSpotとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを利用してリードの管理を行っている方
・HubSpotに登録されたリードに対して効率的にアプローチしたいと考えている方
・リードのフォローアップメールを手間なく送信したい方
2. Outlookを普段から利用してメールのやり取りを行っている方
・手動で一件一件メールを送る手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローを活用することで、以下のメリットが得られます。
まず、手動でのメール送信作業を減らすことができるため、業務効率が向上します。
定型メールをワンクリックですぐに送信することで、リードへの迅速な対応が可能になり、リードナーチャリングの時間が短縮されます。
これにより、リードの温度感が高いうちに適切な対応ができるため、クロージングの確率が上がり、売上の向上が期待できるでしょう。
また、手作業によるメール送信のミスが減り、精度の高い顧客対応が実現します。
■注意事項
・HubSpotとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
2.HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する
HubSpotのコンタクトページから自動的に請求書を作成し、すぐにメールを送信することができます。
請求品目や金額などの情報を指定箇所に設定することで、手作業での請求書作成や送付が不要になり、手間が省けます。
■概要HubSpotで顧客情報を管理しつつも、請求書の発行やメールの送付は手作業で行っており、非効率に感じていませんか。複数のアプリをまたいだ手作業は、時間的なロスだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページから請求書の発行、そしてOutlookでのメール送付までの一連の業務を自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotを利用しており、請求書発行から送付までの業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信での宛先間違い、添付漏れなどをなくしたい方
- 顧客管理から請求業務までを連携させ、よりコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面を起点に請求書の作成からメール送付までが完結するため、アプリ間の画面遷移やデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先入力が不要になるため、請求金額の間違いや送付先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpot、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、発行内容の確認などを担当者に依頼します。
- 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、作成した請求書を添付して顧客にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知する担当者や依頼メッセージの詳細などを、実際の業務フローに合わせて自由に設定できます。
- 書類発行機能では、請求書のベースとなる雛形ファイルや、発行する書類のファイル名などを任意で設定することが可能です。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文にはHubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- HubSpot、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- HubSpotを利用しており、請求書発行から送付までの業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信での宛先間違い、添付漏れなどをなくしたい方
- 顧客管理から請求業務までを連携させ、よりコア業務に集中できる環境を整えたい方
- HubSpotの画面を起点に請求書の作成からメール送付までが完結するため、アプリ間の画面遷移やデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先入力が不要になるため、請求金額の間違いや送付先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、HubSpot、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、発行内容の確認などを担当者に依頼します。
- 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、作成した請求書を添付して顧客にメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知する担当者や依頼メッセージの詳細などを、実際の業務フローに合わせて自由に設定できます。
- 書類発行機能では、請求書のベースとなる雛形ファイルや、発行する書類のファイル名などを任意で設定することが可能です。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文にはHubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として差し込むことも可能です。
- HubSpot、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Excelに格納する
回答されたフォーム内容をMicrosoft Excelに保存できるので、データ管理にぴったりです。
手入力をする必要がなくなるため、転記作業に手間を取られることはありません。
■概要HubSpotのフォームから得た見込み顧客の情報を、都度Microsoft Excelへ手作業で転記していませんか？この作業は件数が増えるにつれて大きな負担となり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでフォームが送信されると、その情報が自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行として追加されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotのフォームで獲得したリード情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからの問い合わせに対するデータ管理を効率化し、対応の迅速化を図りたいと考えている方
- HubSpotとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotのフォームが送信されると自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力情報の誤りや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで送信された情報をどのファイルやシートに追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で設定してください。複数のフォームの中から特定のフォームのみを対象に自動化が可能です。
- Microsoft Excelに情報を追加する際に、フォームで送信された情報の中からどの項目（氏名、会社名など）をどの列に格納するかを任意で設定できます。
■注意事項- HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- HubSpotのフォームで獲得したリード情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからの問い合わせに対するデータ管理を効率化し、対応の迅速化を図りたいと考えている方
- HubSpotとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
- HubSpotのフォームが送信されると自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力情報の誤りや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで送信された情報をどのファイルやシートに追加するかを指定します。
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で設定してください。複数のフォームの中から特定のフォームのみを対象に自動化が可能です。
- Microsoft Excelに情報を追加する際に、フォームで送信された情報の中からどの項目（氏名、会社名など）をどの列に格納するかを任意で設定できます。
- HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
OutlookとHubSpotの連携メリットと具体例
メリット1: データ入力の手間を削減し、業務効率を向上
通常、Outlookで受信したメールの署名情報をHubSpotに登録するには、担当者が手動で名前、会社名、電話番号、メールアドレスなどを入力する必要があります。しかし、AIとAPIを活用することで、署名から自動的に情報を抽出し、HubSpotへ登録する作業を自動化できます。これにより、入力ミスのリスクを減らし、営業やカスタマーサポート担当者が本来の業務に集中できるようになります。特に、多くのメールを処理する営業チームでは、業務時間の短縮が期待できます。
メリット2: 顧客情報をチームで共有しやすくする
メールで受け取った連絡先情報が個々の担当者の手元で管理されてしまうと、チーム全体での情報共有が難しくなります。AIとAPIを活用し、署名から自動でHubSpotに登録する仕組みを導入すれば、すべての顧客情報が一元管理され、誰が対応しても同じ情報を参照できるようになります。これにより、担当者の異動や退職があっても情報が失われることなく、顧客対応の質を維持することにつながります。
メリット3: フォローアップの抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を実現
メールで受信した連絡先情報を手作業で管理していると、後回しにされがちでフォローアップの抜け漏れが発生しやすくなります。AIとAPIを活用して署名情報を即時にHubSpotへ登録し、適切なフォローアップタスクを自動作成すれば、連絡漏れを防ぎ、迅速な対応が期待できます。例えば、新規の問い合わせがあった場合、登録と同時に担当者へ通知を送ることで、即座に対応できるようになり、顧客満足度の向上につながります。
まとめ
OutlookとHubSpotの連携により、メールの署名情報を自動で抽出し、HubSpotに登録することを自動化することで、業務効率が大幅に向上するでしょう。
これにより、コンタクト登録がスムーズに行われるため、その後の対応や共有が進めやすくなります。
手動入力の手間を省き、情報の一元管理を実現することで、チーム全体の業務効率を向上させることが期待できます。
特に、営業チームやカスタマーサポートにとって、迅速な対応とフォローアップの抜け漏れ防止は顧客満足度の向上につながります。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
