Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する

■概要

Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
• HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
• 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
• HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。