Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、HubSpotに手動でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は重要な一方で、入力ミスや登録漏れが発生しやすく、営業機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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