HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで顧客情報を管理しつつも、請求書の発行やメールの送付は手作業で行っており、非効率に感じていませんか。複数のアプリをまたいだ手作業は、時間的なロスだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページから請求書の発行、そしてOutlookでのメール送付までの一連の業務を自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを利用しており、請求書発行から送付までの業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信での宛先間違い、添付漏れなどをなくしたい方
- 顧客管理から請求業務までを連携させ、よりコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面を起点に請求書の作成からメール送付までが完結するため、アプリ間の画面遷移やデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先入力が不要になるため、請求金額の間違いや送付先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、発行内容の確認などを担当者に依頼します。
- 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、作成した請求書を添付して顧客にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知する担当者や依頼メッセージの詳細などを、実際の業務フローに合わせて自由に設定できます。
- 書類発行機能では、請求書のベースとなる雛形ファイルや、発行する書類のファイル名などを任意で設定することが可能です。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文にはHubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
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