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請求書を受け取る側として、相手方がインボイスに対応しているかどうかは重要ですよね。そのため、請求書に書かれている登録番号が実在しているものなのか、しっかりとした確認をしなければなりません。
つまり、これまで以上に経理業務の負担が増えていると言えるのではないでしょうか。
そこで今回はOutlook・適格請求書発行事業者公表システム・Discordを連携して、Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者登録を確認しDiscordに通知できるアプリ連携をご紹介します！
Outlookで請求書を受け取っている場合、適格請求書発行事業者公表システムに自動でアクセスして登録番号の有無などを調べることが可能となります。請求書の処理作業が簡略化できる可能性があるため、業務負担を軽減したい方はぜひご活用ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、指定した件名が記載されているメールデータのみOutlookのAPIを活用して取得し、添付ファイルをダウンロードします。
次にAIで「登録番号」などの特定した文字列を請求書から読み込み、それを適格請求書発行事業者公表システムのAPIで受け取ることで、登録番号を自動で検索してデータを取得可能です。
最後にDiscordのAPIで検索済みデータを受け取り、特定のチャンネルに送信することができます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 経理業務を担当している方
・請求書や適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業を行っている方
・適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
受領した請求書に対し適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業が都度行う場合、担当者の負担が増大する恐れがあります。
また、請求書や適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業はプロセスの数も多く、時間もかかるため、生産性が低下する恐れがあります。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の内容を読み取り適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業を効率化します。
適格請求書発行事業者の登録有無はDiscordに通知されるため、処理する請求書の件数が多い場合でも確認作業をスピーディーに行うことが可能です。
手動作業が不要となることで、担当者の負担も軽減され、生産性を向上させることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
適格請求書発行事業者公表システムのアイコンを選択します。
2.必須項目の入力
赤枠を確認し、必須項目を入力してください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Discordのアイコンを選択します。
2.必須項目の入力
Discord Developer PortalからBotトークンを取得し、アクセストークンに入力します。
詳しくはDiscordのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 経理業務を担当している方
・請求書や適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業を行っている方
・適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
受領した請求書に対し適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業が都度行う場合、担当者の負担が増大する恐れがあります。
また、請求書や適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業はプロセスの数も多く、時間もかかるため、生産性が低下する恐れがあります。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の内容を読み取り適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業を効率化します。
適格請求書発行事業者の登録有無はDiscordに通知されるため、処理する請求書の件数が多い場合でも確認作業をスピーディーに行うことが可能です。
手動作業が不要となることで、担当者の負担も軽減され、生産性を向上させることができます。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
次に、フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.キーワードの設定
どのようなキーワードが含まれている件名のメールを検知するか指定します。今回は請求書としました。
7.テストの実行
事前にテスト用のメールに請求書ファイルを添付し、指定したフォルダに送信しておきましょう。
その後テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
続けて、メールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
この設定に関しても、先ほどと同じように完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
1.画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択してください。
次へをクリックします。
・AI-OCRのオペレーションは有料プラン限定となります
・有料プランは2週間のトライアルが可能です
・このアクションにはChatGPT（OpenAI）を使用しているため、別途OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
2.必須項目の設定
この設定の中で変更いただく部分は、抽出したい項目となります。
今回は請求書から「登録番号」の項目を読み取るように設定しました。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。これにより、画像のように「登録番号」という文字列と共に、その横に記載されている「適格請求書発行事業者番号」も請求書から抽出されます。
ここまでできたら保存を押しましょう。
次に、適格請求書発行事業者公表システムの設定を行います。
1.アプリと連携する
「登録番号から公表情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.登録番号の入力
先ほど抽出した「登録番号」の文字列を挿入します。
ボックスをクリックしましょう。
赤枠を選択します。
先ほど請求書から抽出した文字列を選択しましょう。
これにより、「登録番号」という文字列を介して抽出した番号を、適格請求書発行事業者公表システムで検索可能になります。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
続いて分岐の設定を行います
1.分岐
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。
※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.分岐条件を設定
画像のように設定をしていきます。
オペレーションは赤枠部分をプルダウンから選択しましょう。
アウトプットは登録番号を選びます。
分岐条件は画像のとおり、適格請求書発行事業者公表システムで検索した登録番号が請求書に記載されている登録番号と等しい場合としました。
等しい場合はその旨がDiscordに通知され、等しくない場合も別途その旨の通知が届きます。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。
最後に、Discordに送信する設定を行います。
1.アプリと連携する
Discordのアイコンの「メッセージを送信」を選択してください。次へを押します。
2.チャンネルIDの入力
まずは登録番号の有無を知らせたいチャンネルIDを設定しましょう。
ボックス下部の補足のとおりに入力してください。
3.メッセージの確認
Discordへ通知したいメッセージの内容を設定します。
ボックスをクリックしてください。
赤枠を選択します。
取得した予定データが置換された状態で表示されます。
クリックで挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
請求書からだけではなく、適格請求書発行事業者公表システムからもデータの引用が可能です。
任意で設定してください。
必要な分だけデータを挿入したら、画像のようにレイアウト整えましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.その他の場合の通知設定
登録番号が適格請求書発行事業者公表システムで検索できなかった場合のメッセージも設定しましょう。
なお、設定方法は同様となります。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知する
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 経理業務を担当している方
・請求書や適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業を行っている方
・適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
受領した請求書に対し適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業が都度行う場合、担当者の負担が増大する恐れがあります。
また、請求書や適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業はプロセスの数も多く、時間もかかるため、生産性が低下する恐れがあります。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の内容を読み取り適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業を効率化します。
適格請求書発行事業者の登録有無はDiscordに通知されるため、処理する請求書の件数が多い場合でも確認作業をスピーディーに行うことが可能です。
手動作業が不要となることで、担当者の負担も軽減され、生産性を向上させることができます。
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
今回は特定の文字列が組み込まれたメールの添付ファイルを検知する設定でしたが、指定したメールフォルダに届いたメール全ての添付ファイルを検知することも可能です。
相手方の件名に「請求書」などの記載がない場合は、このような対応をとることもできます。
最後の通知先を異なるツールに変更することも可能です。
また、最後の通知先だけではなく、トリガーのOutlookを別のメールツールやチャットツールに変えることもできます。
Yoomではこのように様々なSaaSツールとの連携がプログラミング不要で実現できます。常用しているツール同士を組み合わせ、自分だけの自動化を取り入れてみませんか？
他にも、Outlookや適格請求書発行事業者公表システムやDiscordを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
今回の領収書Verもあります。請求書と領収書共に登録番号の確認を自動化することで、経理担当者の業務負担がより軽減されるかもしれません。
■概要
インボイス制度の開始に伴い、取引先から受領する領収書の登録番号を確認する業務が増えていませんか？メールを開き、添付された領収書から登録番号を探して、適格請求書発行事業者公表システムで一件ずつ手入力で確認する作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書メールを受信するだけで一連の確認作業からDiscordへの通知までを自動化でき、経理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
Gmailをトリガーにすることもできます。普段活用しているメールツールで自動化をお試しください。
■概要
インボイス制度の開始に伴い、Gmailで受信する請求書に記載された登録番号の確認作業に追われていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでの請求書受信をきっかけに、OCR機能が登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで有効性を確認後、その結果をDiscordへ通知する一連の流れを自動化し、経理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
kintoneで取引先情報を管理しているのなら、ステータスの更新のみで登録番号の確認が可能です。1つ1つ手作業で行う必要がなくなり、時間の節約となるでしょう。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
インボイス制度が導入されたことにより、経理担当者は今までよりも多くの手順を踏んで帳票処理を行う必要がありますよね。今回のアプリ連携はこのような手間を解消できる可能性があります。
例えば、請求書に記載されている登録番号を毎回1つ1つ確認するのは、かなりの時間を要することとなるでしょう。
そこで今回の自動化を導入すれば、添付ファイルに記載されている登録番号は自動で適格請求書発行事業者公表システム上で検索されるため、検索にかかる時間や手間を最小限に抑えられるはずです。
特に取引先が多い場合は膨大な時間を費やすことになりかねませんが、自動化によりこのような事態を回避できるかもしれません。
登録番号は定期的に確認した方がいいと言えるのではないでしょうか。
例えば、取引先の事業譲渡、記入ミス、制度要件を満たさなくなったことによる登録の取り消しなど、様々な事案が考えられます。もしインボイスが適用対象でない請求書のまま処理をしてしまうと、後々問題になることも十分にありえますよね。
そのため、適格請求書発行事業者公表システムを活用した自動化で都度確認を行いやすくなれば、インボイス対応にまつわるリスクヘッジとなる可能性があります。
もちろん人の目による最終確認が最も重要ではありますが、日頃からこのようなリスクに意識を向ける上でも、今回の連携は有益かもしれません。
今回の連携は、登録番号が適格請求書発行事業者公表システムに登録されている場合だけではなく、登録されていない場合でもDiscordに通知されます。さらに、適格請求書発行事業者番号そのものの記載がされていない場合はフローボットのエラー通知がYoomに登録済みのメールアドレス宛に送信されます。
そのため、状況に応じた先方への素早い確認作業が行いやすいことが見込めるでしょう。
例えば、新規取引先の請求書に登録番号の記載がない場合、記載を忘れているだけなのか、それともインボイスに未対応なのか、判断しかねますよね。
このような事態を解消できるのが今回のアプリ連携です。単なる記載ミスなのか、インボイスに未対応なのか、どちらの場合であっても素早い把握が可能になるはずです。
請求書などの帳票処理は金銭が関わってくるため、慎重に行わなければならない業務と言えるでしょう。しかし、1つ1つの適格請求書発行事業者番号を調べるとなると、件数が多い場合にはかなりの時間と労力を消費することとなります。
もしこのような手間を普段から感じているのであれば、今回紹介した自動化を試してみるのがおすすめです。今まで手動で行っていた業務がとても簡単になる可能性があり、業務改善へとつながるかもしれません。
少しでも興味があったら、この機会にぜひYoomをご活用ください！
