Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する

■概要

インボイス制度の開始に伴い、Gmailで受信する請求書に記載された登録番号の確認作業に追われていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでの請求書受信をきっかけに、OCR機能が登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで有効性を確認後、その結果をDiscordへ通知する一連の流れを自動化し、経理業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った請求書のインボイス制度対応に手間を感じている経理担当者の方
• 手作業での登録番号確認による入力ミスや確認漏れを防ぎたいバックオフィスの方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの確認とチームへの共有を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの請求書受信から登録番号の確認、結果通知までを自動化するため、手作業で行っていた定型業務の時間を短縮できます。
• OCRによる自動読み取りとシステム連携により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、請求書が添付されたメールを特定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信した請求書ファイルから登録番号を抽出します。
4. 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」を設定し、抽出した番号の有効性を確認します。
5. その後、分岐機能を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで後続の処理を分岐させることが可能です。
6. 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションで、確認結果を指定したチャンネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、請求書のレイアウトに合わせて、登録番号など特定のデータを抽出するよう設定が可能です。
• 分岐機能では、「事業者情報が取得できた場合のみ通知する」といった条件を設定し、条件に合致した場合のみ後続のフローを進行させることができます。
• Discordの「メッセージを送信」では、通知先のチャンネルを指定できるほか、メッセージ内容に事業者名など前段のフローで取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。