経理業務で領収書の処理や登録番号の確認に追われていませんか？
手作業での確認作業は時間がかかり、ミスの原因にもなります。
そこで今回は、Outlookで受信した領収書をAI OCRで自動的に読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認した結果をGoogle Chatに通知する方法をご紹介します。
これにより、領収書からの読み取りが自動化できるだけでなく、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認や結果の通知も自動で行えるので、多くの業務が効率化できます。
また自動化による正確性の向上も期待できます。
このブログでは、ノーコードで連携する設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
こんな方におすすめ
- 適格請求書制度への対応に不安がある方
- Google Chatを利用し、業務効率化のための自動化ツール導入を検討している方
- 登録番号確認ミスやトラブルを防ぐため、正確なデータ管理が必要な方
- 日常的にOutlookを利用していて、領収書を受信することが多い経理担当者
OutlookとGoogle Chatを連携するメリットと具体例
メリット1：業務効率化と生産性向上
この連携により、領収書の確認プロセスが自動化され、経理担当者が手動で処理する時間を大幅に削減が見込めます。
これにより、担当者はより重要な業務に時間を割けるようになり、業務全体の生産性向上が期待できます。
例えば、月末や期末など、領収書が大量に集中する時期には、自動化によってこれまで数時間を要していた確認作業を短時間で処理することが見込めます。
このような仕組みは、繁忙期のストレス軽減や業務品質の向上にも期待できます。
メリット2：迅速な対応
領収書の登録番号確認結果が自動的にGoogle Chatに通知される仕組みにより、関係者間で結果の素早い共有が見込めます。
この仕組みを活用することで、登録の可否をスピーディーに把握でき、その後の業務スピードの向上が期待できます。
例えば、登録が確認できない事業者が判明した場合、関係者全員に情報が素早く共有されるため、取引先への確認や必要な対応にかかる時間の短縮が見込めます。
また、すばやく情報が共有されることで、確認漏れや伝達ミスを防ぎ、業務の効率化と信頼性の向上にも期待できます。
メリット3：エラーの早期発見とトラブル防止
手動作業では見落としがちなミスや登録番号の入力間違いを、自動化することで早期に発見することが見込めます。
これにより、適格請求書が必要な取引における未確認や登録不備によるトラブルを事前に防ぐことが期待できます。
例えば、誤った登録番号が記載された領収書を受け取った場合でも、自動でエラーが検出され、関係者に通知されるため、迅速に対応することができます。
早期対応が可能になることで、トラブルの拡大を防ぎ、業務のスムーズな進行が見込めます。
また、自動化による精度の向上により、確認作業の信頼性が高まり、取引先との関係性や業務全体の品質向上にも期待できます。
ここからは、Yoomのテンプレート【Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する】という連携フローを使って設定をしていきます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
日々の経理業務において、Outlookで受信する大量の領収書を一枚ずつ開き、インボイス制度に対応した登録番号を確認する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書からOCR機能で登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照会し、その結果をGoogle Chatへ通知するまでの一連の処理を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に、多くの時間を費やしている経理担当者の方
- 登録番号の確認漏れや入力間違いといった、手作業によるヒューマンエラーを防止したい方
- 毎月の定型的な確認作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのメール受信から事業者情報の照会、社内への結果報告までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの検索漏れなどのリスクを軽減し、経理処理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
- 抽出した登録番号をもとに、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続のアクションを実行する条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、照会結果を指定したスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、領収書の画像やPDFから登録番号以外の情報（金額や日付など）を抽出するよう設定することも可能です。
- 分岐機能では、例えば「事業者情報が有効だった場合のみ通知する」といった条件を設定し、特定のケースにのみ後続の処理を実行させることができます。
- Google Chatへの通知アクションでは、送信先のスペースを指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストや、前のステップで取得した事業者名などの動的な値を自由に埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
[Yoomとは]
Outlookが領収書を受信したらAI OCRで読み取って、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Google Chatに通知する方法
Outlookが領収書を受信したら、AI OCRを用いて内容を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Google Chatに通知することができます。
Yoomを使えば、プログラミング知識がなくても自動化できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
- OutlookとGoogle Chat、適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー、アクションの設定
- 最後にトリガーが起動するかを確認
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
ステップ1：OutlookとGoogle Chat、適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Outlookを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
同様に適格請求書発行事業者公表システムを選択できたら、アカウント名は管理用の任意の名称を、アクセストークンには「yoom」と入力し、「追加」をクリックします。
同様にGoogle Chatを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているかを確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックします。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
日々の経理業務において、Outlookで受信する大量の領収書を一枚ずつ開き、インボイス制度に対応した登録番号を確認する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書からOCR機能で登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照会し、その結果をGoogle Chatへ通知するまでの一連の処理を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に、多くの時間を費やしている経理担当者の方
- 登録番号の確認漏れや入力間違いといった、手作業によるヒューマンエラーを防止したい方
- 毎月の定型的な確認作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのメール受信から事業者情報の照会、社内への結果報告までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの検索漏れなどのリスクを軽減し、経理処理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
- 抽出した登録番号をもとに、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続のアクションを実行する条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、照会結果を指定したスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、領収書の画像やPDFから登録番号以外の情報（金額や日付など）を抽出するよう設定することも可能です。
- 分岐機能では、例えば「事業者情報が有効だった場合のみ通知する」といった条件を設定し、特定のケースにのみ後続の処理を実行させることができます。
- Google Chatへの通知アクションでは、送信先のスペースを指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストや、前のステップで取得した事業者名などの動的な値を自由に埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー メールを受信したら」をクリックします。
ステップ4：Outlookのアクション1を設定
1) アクションは「メールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
メールフォルダIDは候補から選択できます。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Outlookのアクション2を設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する メールの添付ファイルの情報を取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ステップ4のOutlookで取得したアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ6：Outlookのアクション3を設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する メールの添付ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ステップ5のOutlookで取得したアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ7：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は「ファイルをアップロード」選択し、追加で抽出したい項目は「登録番号」と記載します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ8：適格請求書発行事業者公表システムのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 登録番号から公表情報を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「登録番号から公表情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須事項を入力します。
AIオペレーションで取得したアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ9：分岐を設定
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「登録番号から公開情報を取得」、アウトプットは「登録番号」を選択し、分岐条件が「登録番号 アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ10：Google Chatを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する メッセージを送信」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メッセージを送信」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する】というフローが完成です。
ステップ11: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
日々の経理業務において、Outlookで受信する大量の領収書を一枚ずつ開き、インボイス制度に対応した登録番号を確認する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書からOCR機能で登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照会し、その結果をGoogle Chatへ通知するまでの一連の処理を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に、多くの時間を費やしている経理担当者の方
- 登録番号の確認漏れや入力間違いといった、手作業によるヒューマンエラーを防止したい方
- 毎月の定型的な確認作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのメール受信から事業者情報の照会、社内への結果報告までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの検索漏れなどのリスクを軽減し、経理処理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
- 抽出した登録番号をもとに、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続のアクションを実行する条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、照会結果を指定したスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、領収書の画像やPDFから登録番号以外の情報（金額や日付など）を抽出するよう設定することも可能です。
- 分岐機能では、例えば「事業者情報が有効だった場合のみ通知する」といった条件を設定し、特定のケースにのみ後続の処理を実行させることができます。
- Google Chatへの通知アクションでは、送信先のスペースを指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストや、前のステップで取得した事業者名などの動的な値を自由に埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例
他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
このテンプレートは、Gmailで受信した領収書から登録番号をAI OCRで読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を確認した結果を「経理部」Google Chatへ通知する仕組みです。
確認作業を効率化し、ミスを防ぎつつ時間の節約が見込めます。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
取引先からGmailで届く領収書の処理、特にインボイス制度の登録番号の確認に手間を感じていませんか。一件ずつPDFを開いて番号を確認し、公表システムで照合するのは時間もかかり、見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRで登録番号を読み取って適格請求書発行事業者公表システムで自動照合し、その結果をGoogle Chatへ通知するため、一連の確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、Gmailに届く多数の領収書の登録番号確認に追われている経理担当の方
- 目視での確認作業や関係者への連絡に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から登録番号の照合、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- OCRでの自動読み取りとシステム照合により、手作業による番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、領収書が添付されたメールを自動で検知します。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、受信したメールの添付ファイルから登録番号などの文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、読み取った登録番号をもとに事業者の公表情報を取得します。
- その後の分岐機能で、事業者の登録有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで照会結果を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号以外にも、請求金額や発行日など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果に基づき、「登録があった場合」と「なかった場合」でその後の処理を分けるなどの条件を設定可能です。
- Google Chatの「メッセージを送信」では、通知先のスペースを指定できるほか、前段のオペレーションで取得した事業者名や登録状況をメッセージに含めるなど、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2.Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
このテンプレートは、Notionに新しい取引先が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動確認し、「総務部」のMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
手動作業を削減し、登録漏れや確認ミスを防ぎながら業務効率の向上が期待できます。
Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
Notionで取引先を管理する際、インボイス制度に対応するために適格請求書発行事業者の登録状況を都度確認する作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先情報が登録されると、自動で適格請求書発行事業者公表システムを照会し、登録の有無を確認できます。手作業による確認業務から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取引先情報を管理しており、経理処理も行っているバックオフィス担当者の方
- 適格請求書発行事業者の登録確認を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 取引開始時の確認業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの登録だけで事業者登録の照会が自動で行われるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による登録番号の確認漏れや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：登録番号が入力済み）の場合に後続の処理へ進むよう設定します。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、登録情報を照会します。
- 再度、分岐機能を設定し、照会結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、照会結果を元のページに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ワークフロー内の分岐機能では、Notionから取得した情報や適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。例えば、登録があった場合のみNotionの特定の項目を更新する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notionと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
このテンプレートは、kintoneで取引先のステータスが更新されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動確認し、「経理部」のSlackチャンネルに結果を通知する仕組みです。
確認作業の手間を削減し、正確性を向上させることで業務効率化とミス防止が期待できます。
kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は、Outlookで領収書を受信したらAI OCRで読み取って、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Google Chatに通知する方法をご紹介しました。
自動化プロセスを導入することで、経理業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
Outlook、AI OCR、適格請求書発行事業者公表システム、そしてGoogle Chatを連携させることで、手間のかかる作業を自動化し、素早い情報共有が見込めます。
また、Yoomを活用すれば、初心者でも簡単に連携設定が可能です。
ぜひこの機会に、自社の業務フローに取り入れてみてはいかがでしょうか。
