Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する

■概要

日々の経理業務において、Outlookで受信する大量の領収書を一枚ずつ開き、インボイス制度に対応した登録番号を確認する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書からOCR機能で登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照会し、その結果をGoogle Chatへ通知するまでの一連の処理を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に、多くの時間を費やしている経理担当者の方
• 登録番号の確認漏れや入力間違いといった、手作業によるヒューマンエラーを防止したい方
• 毎月の定型的な確認作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのメール受信から事業者情報の照会、社内への結果報告までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
• 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの検索漏れなどのリスクを軽減し、経理処理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
5. 抽出した登録番号をもとに、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
6. オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続のアクションを実行する条件を設定します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、照会結果を指定したスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、領収書の画像やPDFから登録番号以外の情報（金額や日付など）を抽出するよう設定することも可能です。
• 分岐機能では、例えば「事業者情報が有効だった場合のみ通知する」といった条件を設定し、特定のケースにのみ後続の処理を実行させることができます。
• Google Chatへの通知アクションでは、送信先のスペースを指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストや、前のステップで取得した事業者名などの動的な値を自由に埋め込めます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336