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日々増える書類データの管理に頭を悩ませていませんか？たとえば、Outlookで受信した請求書や契約書を一つひとつ確認して保存したり、ファイル名を手作業で変更するのは非常に手間がかかります。
そんな課題を解決するのが、ノーコードツールのYoomを使ったアプリ連携です。Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、自動的にファイル名を変更してBoxの指定フォルダに保存するフローを簡単に構築できます。
この連携により、書類管理の効率化、ミスの削減、検索性の向上が期待できます。
この記事では、具体的なフローの設定方法や活用例を分かりやすく解説します。業務負担を軽減したい方は、ぜひ続きをお読みください。
Outlookで受信した書類データをOCRで自動的に読み取り、その内容に基づいてファイル名を変更することで、書類の管理が楽になります。これにより、手動でファイル名を付け替える際に発生しやすい誤字や命名ミスを防ぐことができます。
たとえば、受信した請求書の「会社名」や「発行日」を使ってファイル名を「20250122_請求書_株式会社ABC」のように設定すれば、後から探すときに迷うことがなくなります。特に、多くの書類を扱う業務では、この自動化が大きな助けとなります。
Outlookで受信した書類データを自動的にBoxの指定フォルダに保存することで、どのファイルがどこにあるのか一目で分かる状態を作ることができます。これにより、関係者が必要なファイルを探す時間を大幅に短縮することが期待されます。
たとえば、取引先との契約書をBoxの「契約書」フォルダに保存する設定を行えば、チームメンバーがそのフォルダを開くだけで必要な契約書にアクセスできます。
結果として、「あのファイルがどこにあるのか分からない」というストレスを減らし、情報共有がスムーズになるでしょう。
書類をBoxに保存する際、事前に決めたルールでファイル名を自動変更することで、どんなに大量のファイルがあっても簡単に見つけられるようになります。この仕組みを活用することで、フォルダ構成やファイル名のバラつきを防ぎ、長期的に整った管理を続けられます。
たとえば、見積書のファイル名を「クライアント名_見積番号_発行日」とする設定にしておくと、「ABC商事_12345_20250122」のように一目で内容が分かる名前に統一されます。
これにより、Boxの検索機能を活用するだけで、目的のファイルをすぐに見つけることができ、業務の効率を上げることにつながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、内容に基づいてファイル名を変更し、Boxの指定フォルダに自動で格納するフローは、OutlookのAPIを利用してメールデータを取得し、OCRで内容を解析した後、Boxの提供するAPIを用いてフォルダにファイルを保存することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！。
まずは、Boxにログインしてください。
ログイン情報を入力したら「承認」をクリックします。
ログインができたら「Boxへのアクセスを許可」をクリックすれば、Yoomの画面に戻るのでマイアプリ連携完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来たら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートコピーしておきましょう。
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するためのキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
件名に「請求書」が反映されていることが確認できますね。確認ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。
続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。
アプリトリガーの設定で取得した「メールID」のアウトプットを元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。
次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。
タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。
「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションを設定しましょう。
今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。
次に、取得する情報の詳細設定を行います。
取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で取得したい情報があれば、手入力をします。
取得したファイルの内容は以下のものです。
すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。
最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
これまでに取得した情報を活用して、Boxにファイルをアップロードしましょう。
1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進みます。
次に、アップロード先とファイルの名付けルールを設定します。
アウトプットを活用しながらファイル名を設定してください。
「{{○○}}」で入力している部分は、取得したファイルの情報によってその都度変化します。逆に【請求書】の部分は固定で全フォルダに適用されることになります。(※拡張子を含めて記載するよう注意したください。)
すべて入力をしたら「テスト」をクリックしてください。成功すると、Boxにファイルがアップロードされます。
指定した通りのファイル名になっていることを確認したら、『保存する』をクリックして、すべての設定を完了させましょう。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでOutlookに添付されたファイルを自動で読み取り、Boxにアップロードされるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
ファイルのアップロードが完了したら通知を受け取ったり、業務内容に合わせてスケジュールトリガーでフローを起動したりすることでさらにあなたの業務に合ったフローに変えることができます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
普段業務で使っているコミュニケーションツールをフローの最後に追加すると、ファイルがアップロードされたことを通知で受け取ることができます。
名刺のデータなどを管理している場合には、素早いアプローチにつなげられるでしょう。
Chatworkに加えて、DiscordやSlackなどで通知を受け取ることも可能です。
他にあまりツールを使っていない方は、Yoomから通知を受け取ることも可能です。
フロー設定画面右上の「…」から「ワークフローの完了を通知」をONにするだけで設定できます。
仕事の都合で、決まった時間にファイルがアップロードされるようにしたい方もいるかもしれません。
その場合は、日付や時間、曜日でスケジュールトリガーを設定しましょう。
このトリガーを取り入れることで、特定の時間帯や週次・月次スケジュールで未処理の書類データを自動的にOCR解析し、ファイル名を変更してBoxに格納する作業を一括管理することが可能です。
たとえば、毎週金曜日の17時に受信フォルダを確認し、その週の書類をまとめて処理するフローを作ることができます。
BoxにファイルがアップロードされたらOutlookにメールを送信する
Boxにファイルがアップロードされるたびに、Outlookに通知メールを自動送信するフローです。これにより、重要なファイルの追加を素早く把握でき、確認漏れを防ぐことが期待できます。
特に複数のユーザーがBoxを利用している場合、スムーズな情報共有にも役立ちます。
Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
Outlookで受信した請求書をOCRで内容を解析し、自動的にNotionデータベースに登録するフローです。これにより、請求書データを手作業で入力する手間を省き、管理の効率化が見込まれます。
Notion内でのデータ検索や可視化にも対応しやすくなるでしょう。
Outlookで指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録する
Outlookで特定の件名のメールを受信すると、自動的に内容を解析し、Googleカレンダーに予定を登録するフローです。これにより、メールの内容をもとにしたスケジュール管理が簡単になり、予定の登録漏れを防ぐことが期待されます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、OutlookとBoxを連携した業務効率化フローを簡単に構築できます。書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動で整理してBoxに保存する仕組みは、手作業でのミスを防ぎ、管理負担を軽減します。
さらに、さまざまなアプリやトリガーとの連携で、あなたの業務にぴったりのカスタマイズが可能です。
まずはYoomに2週間無料登録をして、面倒だと感じていた書類管理をもっとスマートにしてみませんか？
