日々増える書類データの管理に頭を悩ませていませんか？たとえば、Outlookで受信した請求書や契約書を一つひとつ確認して保存したり、ファイル名を手作業で変更するのは非常に手間がかかります。
そんな課題を解決するのが、ノーコードツールのYoomを使ったアプリ連携です。Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、自動的にファイル名を変更してBoxの指定フォルダに保存するフローを簡単に構築できます。
この連携により、書類管理の効率化、ミスの削減、検索性の向上が期待できます。
この記事では、具体的なフローの設定方法や活用例を分かりやすく解説します。業務負担を軽減したい方は、ぜひ続きをお読みください。
こんな方におすすめ
- Boxで書類データを一元管理し、共有をスムーズにしたい方
- 請求書や見積書などのファイル名を自動で整理したいと考えている方
- 書類データの検索性向上や命名規則の統一で業務負担を軽減したい方
- APIやAIを活用したツール連携で業務プロセスの改善を目指している方
OutlookとOCR機能の連携メリットと具体例
メリット1: 書類管理が簡単になり、手作業のミスを防げる
Outlookで受信した書類データをOCRで自動的に読み取り、その内容に基づいてファイル名を変更することで、書類の管理が楽になります。これにより、手動でファイル名を付け替える際に発生しやすい誤字や命名ミスを防ぐことができます。
たとえば、受信した請求書の「会社名」や「発行日」を使ってファイル名を「20250122_請求書_株式会社ABC」のように設定すれば、後から探すときに迷うことがなくなります。特に、多くの書類を扱う業務では、この自動化が大きな助けとなります。
メリット2: 書類の保存先を統一して、誰でも簡単にアクセスできる
Outlookで受信した書類データを自動的にBoxの指定フォルダに保存することで、どのファイルがどこにあるのか一目で分かる状態を作ることができます。これにより、関係者が必要なファイルを探す時間を大幅に短縮することが期待されます。
たとえば、取引先との契約書をBoxの「契約書」フォルダに保存する設定を行えば、チームメンバーがそのフォルダを開くだけで必要な契約書にアクセスできます。
結果として、「あのファイルがどこにあるのか分からない」というストレスを減らし、情報共有がスムーズになるでしょう。
メリット3: ファイル名をルールに沿って自動変更し、検索しやすくする
書類をBoxに保存する際、事前に決めたルールでファイル名を自動変更することで、どんなに大量のファイルがあっても簡単に見つけられるようになります。この仕組みを活用することで、フォルダ構成やファイル名のバラつきを防ぎ、長期的に整った管理を続けられます。
たとえば、見積書のファイル名を「クライアント名_見積番号_発行日」とする設定にしておくと、「ABC商事_12345_20250122」のように一目で内容が分かる名前に統一されます。
これにより、Boxの検索機能を活用するだけで、目的のファイルをすぐに見つけることができ、業務の効率を上げることにつながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する方法
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、内容に基づいてファイル名を変更し、Boxの指定フォルダに自動で格納するフローは、OutlookのAPIを利用してメールデータを取得し、OCRで内容を解析した後、Boxの提供するAPIを用いてフォルダにファイルを保存することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとSlack・Microsoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとBoxをマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！。
Boxのマイアプリ連携
まずは、Boxにログインしてください。
ログイン情報を入力したら「承認」をクリックします。
ログインができたら「Boxへのアクセスを許可」をクリックすれば、Yoomの画面に戻るのでマイアプリ連携完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来たら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートコピーしておきましょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ2：アプリトリガーを設定
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するためのキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
件名に「請求書」が反映されていることが確認できますね。確認ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ3：分岐の設定
続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。
ステップ4：添付ファイルの情報を取得する設定
続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。
アプリトリガーの設定で取得した「メールID」のアウトプットを元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：ファイルをダウンロードする設定
次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。
タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。
「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。
ステップ6：文字を読み取る設定
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションを設定しましょう。
今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。
次に、取得する情報の詳細設定を行います。
取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で取得したい情報があれば、手入力をします。
取得したファイルの内容は以下のものです。
すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。
ステップ7：Boxにファイルをアップロードする設定
最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
これまでに取得した情報を活用して、Boxにファイルをアップロードしましょう。
1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進みます。
次に、アップロード先とファイルの名付けルールを設定します。
アウトプットを活用しながらファイル名を設定してください。
「{{○○}}」で入力している部分は、取得したファイルの情報によってその都度変化します。逆に【請求書】の部分は固定で全フォルダに適用されることになります。(※拡張子を含めて記載するよう注意したください。)
すべて入力をしたら「テスト」をクリックしてください。成功すると、Boxにファイルがアップロードされます。
指定した通りのファイル名になっていることを確認したら、『保存する』をクリックして、すべての設定を完了させましょう。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでOutlookに添付されたファイルを自動で読み取り、Boxにアップロードされるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
さらに自動化するには
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
ファイルのアップロードが完了したら通知を受け取ったり、業務内容に合わせてスケジュールトリガーでフローを起動したりすることでさらにあなたの業務に合ったフローに変えることができます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
ファイルがアップロードされたら通知を受け取る
普段業務で使っているコミュニケーションツールをフローの最後に追加すると、ファイルがアップロードされたことを通知で受け取ることができます。
名刺のデータなどを管理している場合には、素早いアプローチにつなげられるでしょう。
Chatworkに加えて、DiscordやSlackなどで通知を受け取ることも可能です。
他にあまりツールを使っていない方は、Yoomから通知を受け取ることも可能です。
フロー設定画面右上の「…」から「ワークフローの完了を通知」をONにするだけで設定できます。
スケジュールトリガーでファイルのアップロードを管理する
仕事の都合で、決まった時間にファイルがアップロードされるようにしたい方もいるかもしれません。
その場合は、日付や時間、曜日でスケジュールトリガーを設定しましょう。
このトリガーを取り入れることで、特定の時間帯や週次・月次スケジュールで未処理の書類データを自動的にOCR解析し、ファイル名を変更してBoxに格納する作業を一括管理することが可能です。
たとえば、毎週金曜日の17時に受信フォルダを確認し、その週の書類をまとめて処理するフローを作ることができます。
OutlookとBoxを使ったその他の自動化例
BoxにファイルがアップロードされたらOutlookにメールを送信する
Boxにファイルがアップロードされるたびに、Outlookに通知メールを自動送信するフローです。これにより、重要なファイルの追加を素早く把握でき、確認漏れを防ぐことが期待できます。
特に複数のユーザーがBoxを利用している場合、スムーズな情報共有にも役立ちます。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされた際、関係者への共有や通知に手間を感じていませんか？手動でのメール作成や送信は、対応漏れや時間のロスに繋がりがちです。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードを検知し、自動でOutlookから指定の宛先にメールを送信する仕組みを構築できるため、重要なファイルの共有を迅速かつ確実に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル共有のプロセスを効率化したいと考えている方
- ファイルがアップロードされるたびにOutlookで手動通知を行っており、手間を感じている方
- チームや部署内での情報共有のスピードと正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロード後に自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知の送信漏れや宛先間違いといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定することが可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、メールの件名や本文にファイル名など、前のステップで取得した情報を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
Outlookで受信した請求書をOCRで内容を解析し、自動的にNotionデータベースに登録するフローです。これにより、請求書データを手作業で入力する手間を省き、管理の効率化が見込まれます。
Notion内でのデータ検索や可視化にも対応しやすくなるでしょう。
Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をNotionデータベースへ追加できます。一連の作業を自動化することで、手作業による負担やミスを減らすことに繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書の手動でのデータ入力作業に手間を感じている経理担当者の方
- Notionで案件や支払情報を管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- 請求書処理のヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からNotionへの登録までが自動化され、請求書の確認や転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の対象としたいメールの受信フォルダや、差出人のメールアドレス、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- OCR機能のアクションでは、請求書ファイル内のどの項目（請求金額、支払期日など）を抽出するかを具体的に指定したり、使用するAIモデルや言語を選択したりすることが可能です。
- Notionにレコードを追加する際、特定のテキストを固定値として入力したり、OutlookやOCR機能で取得した請求元や金額といった情報を動的に埋め込んだりできます。
■注意事項
- Outlook、NotionとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録する
Outlookで特定の件名のメールを受信すると、自動的に内容を解析し、Googleカレンダーに予定を登録するフローです。これにより、メールの内容をもとにしたスケジュール管理が簡単になり、予定の登録漏れを防ぐことが期待されます。
Outlookの会議依頼メールをGoogleカレンダーに自動登録する
試してみる
■概要
Outlookで受け取った会議の招待メールを、都度Googleカレンダーへ手入力で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の会議依頼メールを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しGoogleカレンダーに予定を登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した会議依頼を、手作業でGoogleカレンダーに転記している方
- 複数のカレンダーツールを併用しており、予定の二重管理に手間を感じている方
- 会議の予定登録漏れを防ぎ、スケジュール管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで会議依頼メールを受信すると自動で予定が登録されるため、手作業でのカレンダー登録にかかる時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会議の日時やタイトルなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信するメールのフォーマットに合わせて、件名や本文から抽出したい項目（日時、場所、参加者など）を任意に設定してください。
- Googleカレンダーの「予定を作成」では、予定のタイトルや説明欄に、前段のAI機能で抽出した情報を動的な値として設定したり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、OutlookとBoxを連携した業務効率化フローを簡単に構築できます。書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動で整理してBoxに保存する仕組みは、手作業でのミスを防ぎ、管理負担を軽減します。
さらに、さまざまなアプリやトリガーとの連携で、あなたの業務にぴったりのカスタマイズが可能です。
まずはYoomに2週間無料登録をして、面倒だと感じていた書類管理をもっとスマートにしてみませんか？
