Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する

■概要

Outlookで受信した請求書の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をNotionデータベースへ追加できます。一連の作業を自動化することで、手作業による負担やミスを減らすことに繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る請求書の手動でのデータ入力作業に手間を感じている経理担当者の方
• Notionで案件や支払情報を管理しており、入力作業の自動化を検討している方
• 請求書処理のヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からNotionへの登録までが自動化され、請求書の確認や転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動の対象としたいメールの受信フォルダや、差出人のメールアドレス、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
• OCR機能のアクションでは、請求書ファイル内のどの項目（請求金額、支払期日など）を抽出するかを具体的に指定したり、使用するAIモデルや言語を選択したりすることが可能です。
• Notionにレコードを追加する際、特定のテキストを固定値として入力したり、OutlookやOCR機能で取得した請求元や金額といった情報を動的に埋め込んだりできます。

■注意事項‍

• Outlook、NotionとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。