OutlookとSalesforceをOCRと連携して、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Salesforceに追加する方法

ステップ1：OutlookとSalesforceをマイアプリ連携

OutlookとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Outlookのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してOutlookを選択します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

サインインするアカウントを選択します。

「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックします。

これで、Outlookのマイアプリ連携が完了します。

次に、Salesforceのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Salesforceをアプリ一覧から探すか、検索してください。
※【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

「ユーザー名」と「パスワード」を入力し、「ログイン」をクリックします。

これで、Salesforceのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、OutlookとSalesforceがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ1：Outlookのトリガー設定

Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「メールフォルダID」は候補から選択してください。

「キーワード」には、フローボットを起動させる値を任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ2：テキストからデータを抽出する設定

次に、AIを活用してテキストからデータを抽出する設定を行います。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

タイトルは自由に変更できます。
「変換タイプ」の「変更する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、任意の変換タイプを選択してください。
変換したい文字数によって使用するタスク量が変化するので、その点は気をつけてください。
※タスクに関するカウント方法などはこちらをご参照ください。

設定後、「次へ」をクリックしてください。

「対象のテキスト」には「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

「抽出したい項目」には、「対象のテキスト」から抽出したい項目を任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Salesforceのアクション設定

Salesforceのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。

次に、「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「データベースの連携」には、任意の値を設定してください。

設定後、「次へ」をクリックしてください。

「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」は、任意の値を設定してください。
「アウトプット」から取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ4：OutlookとSalesforceの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Salesforceに自動で追加できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

OutlookとSalesforceを使ったその他の自動化の例

他にもOutlookとSalesforceを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Outlookで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納するフロー

この連携によって、Outlookで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納できます。
これにより、転記作業が不要になり、情報の正確性向上が見込めます。

2.Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信するフロー

この連携によって、Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信できます。
これにより、送信作業が不要になり、打ち間違いなどのヒューマンエラーの防止につながります。

3.Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信するフロー

この連携によって、Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信できます。
これにより、自動でメール送信できるため、業務の生産性向上が期待できます。

Outlook・Salesforce・OCRの連携メリットと具体例

メリット1: Salesforceに自動登録してデータ入力の手間を削減

Outlook・Salesforce・OCRを連携することで、Outlookで受信したメールの本文から必要な情報をAIの抽出機能を活用して抽出し、Salesforceに自動で登録できます。
例えば、担当者がOutlookで受信したメールから必要な情報を読み取り、Salesforceに登録を行う場合、時間と労力を大きく使います。
しかし、この自動化を取り入れることで、手作業による入力を省け、他の重要な業務に集中できます。
これにより、業務負担を軽減し、業務の生産性向上が期待できます。

メリット2: Salesforceへの自動転記によるヒューマンエラーの防止

今回の連携ではAIを活用します。そのため、ヒューマンエラーが防ぎやすくなり、データの正確性が保ちやすくなるかもしれません。これにより、業務をスムーズに進行できるでしょう。
例えば、手作業による転記では、情報の登録ミスや誤入力などのヒューマンエラーが発生するリスクが高くなり、後の業務進行にも影響してしまいます。
しかし、自動化によってメールから情報を抽出し、 Salesforceへ自動転記することで、手作業時に起こる入力ミスや情報の抜け漏れの防ぎ、データの一貫性と精度を向上できます。
これにより、人の手を介さずに自動転記でき、ヒューマンエラーの防止につながります。

メリット3: 情報の一元化による情報共有の強化

Outlook・Salesforce・OCRを連携すると、Salesforceで情報を一元管理でき、最新の情報を素早く共有できます。
例えば、営業担当者が、取引先との契約内容に関するメールから手作業で情報を抜き出し、チームに共有する場合、情報の漏れや遅延が発生するリスクがあります。
しかし、この自動化を導入することで、自動でSalesforceに追加でき、チーム全体が同じ情報を素早く把握できるかもしれません。
これにより、情報共有が効率化され、チーム間の連携強化が見込めます。

まとめ

今回は、OutlookとSalesforceをOCR連携させ、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Salesforceに追加する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で情報転記する手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、業務生産性の向上やヒューマンエラーの防止、チーム間の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、OutlookとSalesforceをOCRを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。