Outlookに届いた問い合わせメールをSalesforceのリードとして自動登録する

■概要

Webサイト経由の問い合わせなど、Outlookに届く大切なメールへの対応は迅速さが求められますが、Salesforceへの手入力は手間がかかり、対応漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を読み取り、自動でSalesforceにリードとして登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせを、手作業でSalesforceに登録している方
• リード情報の入力ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をきっかけにSalesforceへ自動登録されるため、手作業にかかっていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを基にリードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローをチェックする間隔や対象となるメールフォルダID、起動のきっかけとなる件名キーワードを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）や変換タイプを自由に設定でき、トリガーで取得したメール本文を変数として利用できます。
• Salesforceへのレコード追加では、連携先のオブジェクトを指定し、どの項目にどのデータ（AIが抽出した情報）を登録するかを任意で設定可能です。

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• SalesforceおよびAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。