Outlookで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する

■概要

Outlookで受け取ったアンケート結果を、一件ずつ手作業でSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIがアンケート内容を自動で解析し、Salesforceへ正確に格納することが可能です。面倒なデータ入力作業から解放され、顧客管理の質向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでアンケートを受け取り、Salesforceで顧客管理を行っている方
• アンケート結果のデータ入力作業におけるミスや、対応漏れをなくしたいと考えている方
• 顧客からのフィードバックを、より迅速かつ正確にサービス改善へ繋げたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSalesforceへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のオブジェクトに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のアンケートメールのみを対象とするために、フローを起動させるメールのフォルダを任意で選択してください。
• Salesforceにレコードを追加する際、どの項目にAIが抽出したどの情報を格納するかを自由にマッピングしたり、固定値を設定したりと柔軟にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• OutlookとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• AIオペレーション、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。