OutlookとSlackを連携して、Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信する方法

ビジネスの現場において、商談や案件のメール管理や情報共有はチームの連携を円滑にし、業務の効率を上げる要因のひとつといえるでしょう。Yoomを活用してOutlookとSlackを連携することで、Outlookでメッセージを受信した際に自動的にSlackへ送信することが可能になります。これにより、メールを個別に確認する手間を省け、情報の見逃しを防ぐことができるでしょう。この記事では、Outlookでメッセージを受信したら自動でSlackに送信するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。

こんな方におすすめ

OutlookとSlackをそれぞれ活用し、各アプリを連携して業務効率化をされたい方
顧客からの問い合わせに素早く対応したいと考えているカスタマーサポート担当者
新規商談や案件情報の共有をスムーズに行いたいと感じている営業担当者
チーム内でのメールの優先順位付けや情報の整理に課題を感じているチームリーダー

OutlookとSlackを連携するメリットと具体例

メリット1：サポート業務の効率向上

OutlookとSlackを連携することで、Outlookで受信したメールをSlackに転送できます。
例えば、カスタマーサポートチームでは、顧客からの問い合わせメールをSlackで共有することで、複数の担当者が素早く対応策を検討して返信することができます。
これにより、個別にメールを確認する手間が省け、重要な内容を見逃すリスクを軽減できるでしょう。

メリット2：チーム間の円滑な連携

OutlookとSlackの連携によって、Slackで素早く情報を共有できるでしょう。
例えば、新しい商談メールを受信した際に、自動的に営業チームのチャンネルに転送されるため、チーム全員が素早く情報を確認できます。
これにより、全員が最新の情報を把握できるため、チームの連携強化が期待できます。

メリット3：メールの優先順位付け

OutlookとSlackを連携し、受信したメールをSlackに自動で転送する際、内容に応じて特定のチャンネルに振り分けるルールを設定できます。
例えば、取引先からの緊急メールを重要案件チャンネルに自動で転送する設定を行えば、即時対応が必要なメールを見逃すことがなくなるでしょう。
メールの優先順位を的確に判断し、素早く対応することで会社の信頼性の向上が期待できます。

[Yoomとは]

Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信する方法

Outlookでメールを受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取り、Slackの提供するAPIを用いてSlackに送信することで実現ができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

OutlookとSlackをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くSlackのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、OutlookとSlackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：OutlookとSlackをマイアプリ連携

OutlookとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Outlookのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してOutlookを選択します。
以下の画面でサインインするためのアカウントを選択します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

選択後、パスワードを入力して「サインイン」をクリックします。

これで、Outlookのマイアプリ登録が完了します。

次に、Slackのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Slackをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。

サインインするワークスペースの「Slack URL」を入力し「続行」をクリックしてください。
※不明な点はこちらをご参照ください。

以下の画面でアクセスを許可します。
これで、Slackのマイアプリ登録が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、OutlookとSlackがマイアプリに表示されます。

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ2：トリガーを設定

次に、Outlookのトリガーを設定します。「メールを受信したら」をクリックしてください。

「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「メールフォルダID」は候補から選択してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

続いて、Slackのアクションを設定します。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

次に、「Slackと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「APIの接続設定」を行います。
「投稿先のチャンネルID」は候補から選択してください。

「メッセージ」にはSlackに送信する内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、先ほど「メールを受信したら」で取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ4：OutlookとSlackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Outlookでメッセージを受信したら自動でSlackに送信されます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

OutlookやSlackを使ったその他の自動化の例

他にもOutlookやSlackを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Slackにファイルが投稿されたら、連携したOutlookで送付するフロー

この連携によって、Slackにファイルが投稿された際、連携したOutlookで送付できます。
これにより、データの選別やメール作成などの手作業を省き、業務の効率化が期待できます。

2.Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフロー

この連携によって、Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加してSlackに通知できます。
これにより、メールで受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、スムーズな情報共有が期待できます。

3.Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知するフロー

この連携によって、Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し、Slackに通知できます。
これにより、手動での回答作業が不要となり、担当者は他の業務に集中できます。
また、顧客からの問い合わせに素早く対応できるので、顧客満足度の向上も期待できます。

まとめ

今回は、OutlookとSlackを連携させ、メッセージを受信したらSlackへ送信する方法をご紹介しました。
この自動化により、情報共有を素早くでき、情報の見逃しを防げるでしょう。
これにより、チームの連携強化や業務の効率化、会社の信頼性の向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを利用し、OutlookとSlackを連携して業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。