Outlookの受信メールに添付されたファイルをMicrosoft Teamsに共有する
Outlookで多くの添付ファイルを受信し、手動でTeamsに共有する作業に時間を取られている方やMicrosoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を円滑に行いたいビジネスパーソンにおすすめです。
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日々たくさん送られてくるメールの処理にかかる時間って、なかなかのものですよね。
特にカスタマー対応や得意先の顧客との取引を主とした業務の場合、内容を理解したり、他チームに引き継いだり、時には添付ファイルのダウンロードや長文メールの要約など…。メール処理だけでもかなりの業務になる事もありませんか？
これが毎日のこととなるとかなりの手間になってしまいますよね…。
このような業務の手間を解決できるのが、<span class="mark-yellow">ノーコードツールのYoomを活用したOutlookとMicrosoft TeamsのAPI連携です！</span>API連携による自動化を導入すれば、メール処理を効率的に行えるようになるかもしれません。
そこで本記事では、連携方法を画像付きで詳しく解説します！OutlookとMicrosoft Teamsを日常的に使用している方は、業務負担を軽減させるためにもぜひお試しください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとMicrosoft Teamsの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
OutlookとMicrosoft TeamsのAPIを連携すれば、OutlookのデータをMicrosoft Teamsに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Outlookを利用してメール管理を行っている方、受信するメールが多く、重要なメールを見逃してしまうことが多い方におすすめのフローです。
Outlookで多くの添付ファイルを受信し、手動でTeamsに共有する作業に時間を取られている方やMicrosoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を円滑に行いたいビジネスパーソンにおすすめです。
それでは、さっそく実際にOutlookとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで特定の件名のメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず今回使用するOutlookとMicrosoft TeamsをYoomのマイアプリに登録します。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、この後の自動化の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
このステップでは、Outlookで特定の件名のメールの受信をYoomのAPIを使って検知し、自動でMicrosoft Teamsに共有するための設定を進めます。
では実際にフローボットの操作を行ってみましょう。
以下の赤枠の「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
今回連携するOutlookのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
次に以下の画像のような画面が表示されます。
入力後、「テスト」をクリックするとOutlookのメール内容がアウトプットとして取得できます。
テスト成功確認後、「保存する」をクリックしましょう。
2．Microsoft Teamsへの通知設定
続いて以下の赤枠の箇所をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、Outlookで特定の件名のメールが届いた際に通知を受け取りたいチームIDとチャネルIDを入力しましょう。
メッセージも入力していきます。
以下のようにOutlookにどのような件名や内容が届いたかわかるようにすると便利です。
入力の際、表示されるアウトプットを活用することでOutlookで取得した内容を簡単に入力できます。
入力後「テスト」をクリックすると実際にテスト送信が行われます。
「テスト成功」確認後「保存する」をクリックしましょう。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。トリガーが発動することでフローボットが自動で起動します。
OutlookやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
チャットツールから通知を受け取る、自動でメールを送信する、本文の内容を抽出するなどが自動化可能です！
メールツールやチャットツールは様々なアプリと組み合わせができるため、幅広いワークフローの自動化ができます！
今回紹介したOutlookとMicrosoft TeamsのAPI連携を実現することで、顧客や取引先からのメール処理にかかる時間の短縮の他、添付ファイルの自動保存やデータベースツールへの転記、CRMツールとの連携によるメールの自動送信などが可能となります！
これにより、チームで共有すべきメールやメッセージが素早く確認できる可能性が高まります。また、フローによっては自動返信なども行えるため、顧客対応が今よりも簡単になることが期待できるでしょう！
また、Yoomはプログラミング不要でAPI連携が可能なため、自動化をあきらめていた方や初心者の方でも気軽にお試しいただけます！専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
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