■概要
日々の業務でOutlookに届くメールの添付ファイルを、手動でMicrosoft Teamsのチャネルに共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの共有漏れや遅延といったミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、OutlookとMicrosoft Teamsの連携を自動化し、特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でチャネルに共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有を効率化したい方
- メールの添付ファイルを都度手動でダウンロードし、共有する作業を負担に感じている方
- チーム内での迅速かつ正確なファイル共有の仕組みを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル共有が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの共有漏れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、ダウンロードしたファイルをOneDriveにアップロードします。
- 続いて、AIのテキスト抽出オペレーションを設定し、 Microsoft Teamsのファイル添付に必要な情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードしたファイルを指定のチャネルに共有します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャネルを任意で設定してください。
- AIのテキスト抽出では、ファイル添付に必須の情報以外にも、メッセージで使用したい情報をメール本文などから抽出するよう自由にカスタマイズ可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者などや抽出した情報を動的に埋め込むことも可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft Teams、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
