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「画像データになっているPDFのテキスト、手作業で転記するのが面倒…」
「スキャンした書類の情報をシステムに入力しているけど、時間がかかって他の業務が進まない…」
このように、PDF内の画像に含まれるテキストの扱いに手間や時間を取られていませんか？
もし<span class="mark-yellow">PDFファイル内の画像から自動でテキスト情報を抽出し、様々なアプリケーションにデータを連携できる仕組み</span>があればこれらの面倒な手入力作業から解放されますね。その結果、より重要なコア業務に集中する貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFの画像からテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、PDF内の画像からテキストを自動で読み取って活用する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
手作業によるデータ入力の手間を削減し、業務のスピード向上が期待できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能で画像内のテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートなどの別アプリに情報を記録する</span>フローです。
書類のデジタル化とデータ活用を効率的に進められますね。
<span class="mark-yellow">kintoneなどのデータベースやCRMサービスにレコードが登録された際、添付されたPDFファイルからテキスト情報を自動で抽出してAirtableなど他のデータベースに情報を追加する</span>フローです。
複数のツール間でのデータ転記作業をなくし、情報の一元管理を実現しましょう。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで受信したメールにPDFファイルが添付されていた場合に、そのファイルからテキストを自動で読み取りHubSpotなどのCRMに新しいコンタクト情報として登録する</span>フローです。
取引先から送られてくる名刺や請求書などの情報をスピーディーにデータ化し、営業活動や経理処理を迅速化します。
それではここから代表的な例として、Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
マイアプリ連携の手順をナビで確認可能です！Google DriveもGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomでの連携テスト時に必要になるため、事前準備として、Google Driveのフォルダにテスト用PDFファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「会議資料」フォルダを作成し、社内会議資料を格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。
※取得した値とは？
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値は「ファイル名」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(ファイル名)が「.pdf」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、PDFファイルが格納された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため、ファイルIDの欄にはGoogle Driveの「ファイルID」の取得した値が予め入力されています。
そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
上記2記事も併せてご参照ください。
先ほどダウンロードしたPDFファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。※料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としています。
例えばGoogle スプレッドシートに任意のヘッダなどを作成している場合は、そのヘッダに登録したいデータ（姓、名、会社名、電話番号など）をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがPDFファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
Google Driveのファイル情報やOCR結果を、Google スプレッドシートに自動で追記する設定をします。
まず準備として、資料管理用のシートをご用意ください。
上記2記事も併せて確認しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のようにGoogle Drive・OCR機能から取得した値を選択すると、ファイル情報やOCR結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveのファイル情報とOCR結果が、用意したシートに自動で追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
OCRやGoogle DriveのAPIを活用することで、ファイル管理やデータ抽出、情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRによる自動化を導入することで、紙や画像データからテキスト化やPDF化を効率的に行えます。
例えば、受信ファイルの自動OCR処理やPDF化を他ツールに連携することで、書類管理や情報共有のスピードを向上できます。請求書処理やデータ入力など、事務作業の負担軽減に特に有効です！
Google Driveでの自動化は、ファイル管理や通知、アクセス権限設定を効率化します。
例えば、ファイルのアップロードや格納状況の監視、通知連携を行うことで、社内のファイル管理業務をスムーズに進められます。チームでの情報共有やドキュメント管理業務の効率化に役立ちます！
PDF内の画像からのテキスト抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書や領収書・申込書などの情報転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより面倒なデータ入力業務から解放され、より付加価値の高い分析や企画といったコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCR機能の読み取りの精度は？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口
Q：JPEGやPNGなどの画像ファイルも直接読み取れる？
A：可能です。分岐条件の設定で、読み取りたい形式の拡張子を設定してください。
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