Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFがアップロードされるとOCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、PDFが格納されるフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、ファイルの更新をチェックする起動間隔を任意で設定できます。 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれているかなどの条件を自由に設定し、処理対象のファイルを絞り込めます。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット情報から指定します。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどのOCRデータを入力するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ YoomにはPDFの画像からテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFがアップロードされるとOCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、PDFが格納されるフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、ファイルの更新をチェックする起動間隔を任意で設定できます。 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれているかなどの条件を自由に設定し、処理対象のファイルを絞り込めます。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット情報から指定します。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどのOCRデータを入力するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「画像データになっているPDFのテキスト、手作業で転記するのが面倒…」
もしPDFファイル内の画像から自動でテキスト情報を抽出し、様々なアプリケーションにデータを連携できる仕組み があればこれらの面倒な手入力作業から解放されますね。その結果、より重要なコア業務に集中する貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。 手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
PDFの画像からテキストを抽出・連携する方法 普段お使いの様々なツールと連携して、PDF内の画像からテキストを自動で読み取って活用する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のPDFからテキストを抽出する Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能で画像内のテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートなどの別アプリに情報を記録する フローです。
書類のデジタル化とデータ活用を効率的に進められますね。
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFがアップロードされるとOCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、PDFが格納されるフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、ファイルの更新をチェックする起動間隔を任意で設定できます。 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれているかなどの条件を自由に設定し、処理対象のファイルを絞り込めます。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット情報から指定します。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどのOCRデータを入力するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスの添付ファイルからテキストを抽出する kintoneなどのデータベースやCRMサービスにレコードが登録された際、添付されたPDFファイルからテキスト情報を自動で抽出してAirtableなど他のデータベースに情報を追加する フローです。
複数のツール間でのデータ転記作業をなくし、情報の一元管理を実現しましょう。
kintoneでレコードが登録されたら、添付ファイルをOCRで読み取りAirtableに追加する
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■概要
請求書や申込書などのPDFファイルをkintoneで管理しているものの、内容の確認や別システムへの転記に手間がかかっていませんか？手作業でPDFや画像からテキストを抽出して入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、kintoneにファイルが追加されるだけでOCRが自動でテキストを読み取り、その内容をAirtableへ登録するため、データ入力業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneで管理するPDFや画像からテキストを抽出し、手入力でAirtableに転記している方 請求書や申込書などの帳票処理における、データ入力の工数やミスを削減したいと考えている方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのファイル追加を起点に、PDFや画像からのテキスト抽出とAirtableへの登録が自動化され、手作業でのデータ入力時間を短縮できます 目視での確認や手入力による転記作業がなくなるため、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとAirtableをYoomと連携します 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定します 続けて、kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションで、抽出したテキストデータをもとに新しいレコードを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneの各アクションでは、固定値やフローボットの前段で取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズすることができます Airtableにレコードを作成するアクションでは、固定値やOCR機能で抽出した情報などを、どのフィールドに登録するか任意で設定できます ■注意事項
kintone、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールの添付ファイルからテキストを抽出する Outlookなどで受信したメールにPDFファイルが添付されていた場合に、そのファイルからテキストを自動で読み取りHubSpotなどのCRMに新しいコンタクト情報として登録する フローです。
取引先から送られてくる名刺や請求書などの情報をスピーディーにデータ化し、営業活動や経理処理を迅速化します。
Outlookで添付ファイルを受信したら、OCRを行いHubSpotにコンタクトを作成する
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■概要
Outlookで受信したPDFや画像形式の見積書や名刺など、添付ファイルに含まれるテキスト情報を手作業でHubSpotに転記する業務は、時間がかかり入力ミスも起こりがちです。特に、画像やPDFからテキストを抽出する作業は、手間のかかる業務の一つではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したPDF等の画像からテキストを抽出し、HubSpotへ手入力している方 名刺や書類から得た顧客情報をHubSpotに登録する業務の効率化を進めたいと考えている方 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務へ注力したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけで、添付されたPDFや画像からテキストを自動で抽出しHubSpotへ登録するため、データ入力にかかる時間を短縮できます 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、HubSpotに登録される顧客情報の正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルを受信した場合のみ後続の処理が進むようにします 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を利用して新しいコンタクトを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます OCR機能では、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）のテキストを抽出するかを任意で設定できます HubSpotにコンタクトを作成する際、固定のテキストやOCR機能で抽出した情報を変数として利用し、どの項目にどの情報を登録するかを柔軟に設定できます ■注意事項
Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Drive上のPDFからテキストを抽出するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する フローを解説していきます！こちらの 登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定、分岐設定、Google Driveのアクション設定、OCR設定、Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFがアップロードされるとOCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、PDFが格納されるフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、ファイルの更新をチェックする起動間隔を任意で設定できます。 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれているかなどの条件を自由に設定し、処理対象のファイルを絞り込めます。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット情報から指定します。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどのOCRデータを入力するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google Drive、Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録 マイアプリ連携の手順をナビで確認可能です！Google DriveもGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFがアップロードされるとOCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、PDFが格納されるフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、ファイルの更新をチェックする起動間隔を任意で設定できます。 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれているかなどの条件を自由に設定し、処理対象のファイルを絞り込めます。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット情報から指定します。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、読み取り言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどのOCRデータを入力するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 Yoomでの連携テスト時に必要になるため、事前準備として、Google Driveのフォルダにテスト用PDFファイルをアップロードしておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。取得した値
ステップ4：分岐設定 ※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン フリープラン
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(ファイル名)が「.pdf」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。PDFファイルが格納された場合 という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
ステップ5：Google Driveのアクション設定 ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため、ファイルIDの欄にはGoogle Driveから取得した「ファイルID」の値が予め入力されています。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。 ※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちら
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
ステップ6：OCR設定 ※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン ・ サクセスプラン
上記2記事も併せてご参照ください。
先ほどダウンロードしたPDFファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としています。使用するAI
成功したら保存しましょう。AIがPDFファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定 Google Driveのファイル情報やOCR結果を、Google スプレッドシートに自動で追記する設定をします。
上記2記事も併せて確認しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。Google Drive・OCR機能から取得した値を選択 すると、ファイル情報やOCR結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveのファイル情報とOCR結果が、用意したシートに自動で追記されました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
以上が、Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法 でした！
OCRやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例 OCRやGoogle DriveのAPIを活用することで、ファイル管理やデータ抽出、情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
OCRを使った自動化例 OCRによる自動化を導入することで、紙や画像データからテキスト化やPDF化を効率的に行えます。 例えば、受信ファイルの自動OCR処理やPDF化を他ツールに連携することで、書類管理や情報共有のスピードを向上できます。請求書処理やデータ入力など、事務作業の負担軽減に特に有効です！
Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
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■概要
Discordで受け取った画像PDFの内容を確認し、手作業でテキスト化してからPDFに変換して保存する、といった作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Discordで受信した画像PDFから自動でテキストを抽出し、その内容を盛り込んだ新たなPDFへ変換してMicrosoft SharePointに格納できます。これにより、ファイル管理業務を効率化し、手作業による転記ミスをなくすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで受け取ったファイルをMicrosoft SharePointで管理している方 画像PDFからテキストを抽出しPDFに変換する作業に時間を要している方 ファイル管理における手作業での転記ミスや、保存漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordでのファイル受信をトリガーに、画像からテキストへの変換とPDF化、保存までが自動化され、手作業の時間を削減できます。 手作業によるテキストの転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Discord、Googleドキュメント、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定の場所に格納します。 ■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、対象ファイルから抽出するテキストの項目を、ユーザーの要件に合わせて任意でカスタムすることが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名などを任意で設定できます。また、OCRで抽出したテキストなどの値を、設定項目に変数として埋め込むことも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Discord、Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、PDFをOCRし結果をMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
メールで受信するPDFの請求書や発注書、その内容を手作業でExcelに転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。便利なPDFをExcelに変換するOCRツールを導入しても、結局手動での操作が残ってしまい、根本的な効率化に至らないケースも少なくありません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方 PDFをExcelに変換する高機能なOCRツールを探し、定型業務の自動化を進めたい方 手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにPDFのOCR処理からExcelへのデータ追加までを自動化し、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減します。 機械的な処理により、手作業で発生しがちな入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションとして分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を定めます。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付されたPDFファイルの内容を読み取ります。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書在中」）を任意で指定してください。 分岐機能では、メールの差出人アドレスや添付ファイルの有無など、後続のオペレーションに進むための条件を柔軟にカスタマイズできます。 OCR機能では、読み取るPDFのフォーマットに合わせて、金額や日付といった抽出したい項目の範囲を任意で設定することが可能です。 Microsoft Excelへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのデータをExcelのどの列に登録するかを自由に紐付けられます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Notionのレコードに追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで共有される画像やPDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで送信された画像ファイルやPDFからテキストを自動で抽出し、Notionのデータベースへ登録する一連の流れを自動化できます。煩雑な作業を効率化し、重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとNotionを活用し、手作業で情報転記を行っている方 画像やPDFからテキストへの変換作業を効率化したい方 OCR機能と各種SaaSを連携させ、手作業による転記ミスをなくしたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsに送信されたファイルを自動でテキスト化し、Notionへ登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、送信されたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にPDFファイルを作成します 最後に、オペレーションでNotionの各種アクションを設定し、作成したPDFファイルをアップロードしてレコードの追加や更新を行います ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、対象のファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です Notionでレコードを追加したりページのプロパティを更新したりする際に、設定項目に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です ■注意事項
Microsoft Teams、Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
取引先からOutlookに送られてくる請求書のPDFを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に時間を取られていませんか。この定型的な作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書PDFからOCR機能で明細情報を読み取り、Microsoft Excelへ自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取る請求書PDFの処理に、手間や時間を費やしている経理担当者の方 OutlookとMicrosoft Excelを連携させ、手作業によるデータ転記をなくしたい方 請求書処理のような定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に請求書の転記が完了するため、これまで手作業で行っていた業務の時間を短縮し、業務効率化を促進します。 手作業でのデータ転記がなくなるため、金額や品名などの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定し、請求書メールの条件を指定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書PDFファイルから明細などのテーブル情報を抽出します。 繰り返し機能を設定し、抽出したテーブル情報を1行ずつ処理できるようにします。 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定では、請求書PDFからどの項目（請求日、金額、品名など）を抽出するかを任意で指定できます。 Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、前段のOCR機能で取得した各データを、Excelシートのどの列に追加するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方 Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方 定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からBoxへの格納までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキストデータをもとに読み取り可能なPDFを発行します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、請求書番号や合計金額など、読み取りたいファイルの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを指定したり、ファイル名に日付や取引先名など前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveを使った自動化例 Google Driveでの自動化は、ファイル管理や通知、アクセス権限設定を効率化します。チームでの情報共有やドキュメント管理業務の効率化に役立ちます！
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードする
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードするフローです。
Slackで大量のドキュメントを受信している場合に、自動的にGoogle Driveにファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Slack、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
試してみる
■概要
GoogleDriveの特定フォルダに格納されたファイルの情報をYoomなどのデータベースに格納するフローです。
■事前準備
・Yoomデータベースなど、値を格納するデータベースを事前に用意しておきます。
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
・ファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：ファイル名の変換
・ファイル名変換対象の値：候補からGoogleDriveからの取得ファイルを選択します。
・変換後のファイル名：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・アウトプット名：わかりやすいアウトプット名をつけます。（デフォルトでは「ファイル名変換後のファイル」と付いています）
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択し以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加する
・プロジェクト/データベース/テーブル：各階層から指定したいテーブルが含まれるところまで選択します。
・追加するレコードの値：表示された項目名に合わせて①で取得したファイル名やURL、③で取得したファイルを埋め込みます。
Google Driveで特定のフォルダ内に従業員ファイル格納後、フォルダの作成有無を判別して、新規作成なら対象の上長に閲覧権限を付与する
試してみる
■概要
GoogleDriveに格納された従業員の評価シートなどを各上長が閲覧できるように権限をするフローです。
権限をふるのは新規のフォルダを作る場合のみで、既存のフォルダにファイルが格納された場合と場合分けをしています。
■事前準備
・事前に対象ファイルの従業員と対になる上長の情報がわかるマッピングシートをスプレッドシートなどで用意します。
■使用しているマッピング用のスプレッドシート (閲覧権限のみとなるので、コピーするかまたは参考としてご確認ください)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PdxdTJyhhzVcOLbaZ42zKeFstcaQfU5w4-ovYN9v_zw/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・抽出したい項目：後にマッピングで使用するための項目を抽出します。
例：1111田中 とファイル名にある場合は社員番号氏名 と指定するとファイル名からその部分だけを抽出できます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
・フォルダID：従業員ごとのフォルダが格納されている親フォルダを候補から選択します。
・ファイル名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
④＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し以下の設定を行い、保存します。
・オペレーション：③のオペレーションを選択します。
・アウトプット：③で取得したファイルIDを選択します。
・条件：アウトプットが空になっているを選択します。
・値：空白のままとします。
⑤空白のルート(右ルート)の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択し以下の設定を行い、テスト・保存します。
・アクション：レコードを取得する
・スプレッドシートID：候補から事前準備で用意したマッピングシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：シート名を選択します。
・テーブル範囲：列名含む全範囲を選択します。事例用のシートの場合A1:Fと選択します。
・取得したいレコードの条件：列名は照合したい列を選択し、等しいとして、②で抽出したアウトプットを{{〇〇}}のように埋め込みます。
※このとき照合したい列内の値の形式と②で抽出したアウトプットの形式が合致するようにしておいてください。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：フォルダを作成する
・フォルダ名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
・作成先のフォルダID：本フォルダを作成する親フォルダを候補から選択します。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
・付与する権限：指定の権限を選択します。
・権限を付与するファイルID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダ}}のように埋め込みます。
・権限を付与するユーザーのメールアドレス：⑤のレコード取得時に取得した上長のアドレスを埋め込みます。
⑧＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダID}}のように埋め込みます。
⑨空白でないルート(左ルート)の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：③で取得している既存のフォルダIDのアウトプットを{{ファイルID_〇〇}}のように埋め込みます。
■注意点
・ファイル名はマッピングシート上に格納されている値と共通化させてください。
・例えばマッピング上で社番氏名(1111田中)のような値がある場合は、ファイルにも1111_田中のような名前をつけ、その後に任意の名前をつけてください。
・例：1111田中評価シート etc
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方 チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます ■注意事項
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
試してみる
■概要
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.メールよりもチャットの方が確認がしやすい方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.GoogleDriveで日常的にデータの管理を行なっている方
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・条件に合ったメールの受信をトリガーに、ファイルの格納、チャット通知まで自動で行うことができます。
・メール受信後すぐにGoogleDriveにファイルが格納されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・GoogleDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ PDF内の画像からのテキスト抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書や領収書・申込書などの情報転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより面倒なデータ入力業務から解放され、より付加価値の高い分析や企画といったコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。ぜひ こちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事： OCR機能と連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問 Q：OCR機能の読み取りの精度は？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくは こちら
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。Yoomヘルプセンター Yoomお問い合わせ窓口
Q：JPEGやPNGなどの画像ファイルも直接読み取れる？
A：可能です。分岐条件の設定で、読み取りたい形式の拡張子を設定してください。
