Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
・PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
・定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFの画像からテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
・PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
・定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「画像データになっているPDFのテキスト、手作業で転記するのが面倒…」
「スキャンした書類の情報をシステムに入力しているけど、時間がかかって他の業務が進まない…」
このように、PDF内の画像に含まれるテキストの扱いに手間や時間を取られていませんか？
もしPDFファイル内の画像から自動でテキスト情報を抽出し、様々なアプリケーションにデータを連携できる仕組みがあればこれらの面倒な手入力作業から解放されますね。その結果、より重要なコア業務に集中する貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
PDFの画像からテキストを抽出・連携する方法
普段お使いの様々なツールと連携して、PDF内の画像からテキストを自動で読み取って活用する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
手作業によるデータ入力の手間を削減し、業務のスピード向上が期待できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のPDFからテキストを抽出する
Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能で画像内のテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートなどの別アプリに情報を記録するフローです。
書類のデジタル化とデータ活用を効率的に進められますね。
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
・PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
・定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスの添付ファイルからテキストを抽出する
kintoneなどのデータベースやCRMサービスにレコードが登録された際、添付されたPDFファイルからテキスト情報を自動で抽出してAirtableなど他のデータベースに情報を追加するフローです。
複数のツール間でのデータ転記作業をなくし、情報の一元管理を実現しましょう。
kintoneでレコードが登録されたら、添付ファイルをOCRで読み取りAirtableに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルをkintoneで管理しているものの、内容の確認や別システムへの転記に手間がかかっていませんか？
手作業でPDFや画像からテキストを抽出して入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。
このワークフローは、kintoneにファイルが追加されるだけでOCRが自動でテキストを読み取り、その内容をAirtableへ登録するため、データ入力業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで管理するPDFや画像からテキストを抽出し、手入力でAirtableに転記している方
・請求書や申込書などの帳票処理における、データ入力の工数やミスを削減したいと考えている方
・OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当者の方
■注意事項
・kintone、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールの添付ファイルからテキストを抽出する
Outlookなどで受信したメールにPDFファイルが添付されていた場合に、そのファイルからテキストを自動で読み取りHubSpotなどのCRMに新しいコンタクト情報として登録するフローです。
取引先から送られてくる名刺や請求書などの情報をスピーディーにデータ化し、営業活動や経理処理を迅速化します。
Outlookで添付ファイルを受信したら、OCRを行いHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信したPDFや画像形式の見積書や名刺など、添付ファイルに含まれるテキスト情報を手作業でHubSpotに転記する業務は、時間がかかり入力ミスも起こりがちです。
特に、画像やPDFからテキストを抽出する作業は、手間のかかる業務の一つではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、OCR機能が添付ファイルのテキストを自動で読み取り、HubSpotにコンタクトとして登録する一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信したPDF等の画像からテキストを抽出し、HubSpotへ手入力している方
・名刺や書類から得た顧客情報をHubSpotに登録する業務の効率化を進めたいと考えている方
・定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務へ注力したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Drive上のPDFからテキストを抽出するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定、分岐設定、Google Driveのアクション設定、OCR設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
・PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
・定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google Drive、Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
マイアプリ連携の手順をナビで確認可能です！Google DriveもGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
・PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
・定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
Yoomでの連携テスト時に必要になるため、事前準備として、Google Driveのフォルダにテスト用PDFファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「会議資料」フォルダを作成し、社内会議資料を格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。
※取得した値とは？
ステップ4：分岐設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値は「ファイル名」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(ファイル名)が「.pdf」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、PDFファイルが格納された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ5：Google Driveのアクション設定
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため、ファイルIDの欄にはGoogle Driveから取得した「ファイルID」の値が予め入力されています。
そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
ステップ6：OCR設定
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
上記2記事も併せてご参照ください。
先ほどダウンロードしたPDFファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。※料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としています。
例えばGoogle スプレッドシートに任意のヘッダなどを作成している場合は、そのヘッダに登録したいデータ（姓、名、会社名、電話番号など）をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがPDFファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定
Google Driveのファイル情報やOCR結果を、Google スプレッドシートに自動で追記する設定をします。
まず準備として、資料管理用のシートをご用意ください。
上記2記事も併せて確認しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のようにGoogle Drive・OCR機能から取得した値を選択すると、ファイル情報やOCR結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveのファイル情報とOCR結果が、用意したシートに自動で追記されました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google DriveにアップロードされたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
OCRやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例
OCRやGoogle DriveのAPIを活用することで、ファイル管理やデータ抽出、情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRを使った自動化例
OCRによる自動化を導入することで、紙や画像データからテキスト化やPDF化を効率的に行えます。
例えば、受信ファイルの自動OCR処理やPDF化を他ツールに連携することで、書類管理や情報共有のスピードを向上できます。請求書処理やデータ入力など、事務作業の負担軽減に特に有効です！
Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Discordで受け取った画像PDFの内容を確認し、手作業でテキスト化してからPDFに変換して保存する、といった作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Discordで受信した画像PDFから自動でテキストを抽出し、その内容を盛り込んだ新たなPDFへ変換してMicrosoft SharePointに格納できます。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、手作業による転記ミスをなくすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで受け取ったファイルをMicrosoft SharePointで管理している方
・画像PDFからテキストを抽出しPDFに変換する作業に時間を要している方
・ファイル管理における手作業での転記ミスや、保存漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■注意事項
・Discord、Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、PDFをOCRし結果をMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
メールで受信するPDFの請求書や発注書、その内容を手作業でExcelに転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。
便利なPDFをExcelに変換するOCRツールを導入しても、結局手動での操作が残ってしまい、根本的な効率化に至らないケースも少なくありません。
このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたPDFをOCR機能が自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelへ直接追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取ったPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
・PDFをExcelに変換する高機能なOCRツールを探し、定型業務の自動化を進めたい方
・手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Notionのレコードに追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで共有される画像やPDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで送信された画像ファイルやPDFからテキストを自動で抽出し、Notionのデータベースへ登録する一連の流れを自動化できます。
煩雑な作業を効率化し、重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとNotionを活用し、手作業で情報転記を行っている方
・画像やPDFからテキストへの変換作業を効率化したい方
・OCR機能と各種SaaSを連携させ、手作業による転記ミスをなくしたい業務担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
「Outlookで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する」ワークフローは、メールの添付ファイルからテーブルデータを抽出できます。
自動でExcelに追加されるため、入力作業の手間を減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで日常的に業務メールを受信し、添付ファイルに含まれる資料や領収書などのテーブルデータをMicrosoft Excelで管理したい方
・複数の取引先や社内から送られてくるPDFや画像ファイルの中から、必要なテーブルデータを迅速に抽出したい方
・データ入力を手作業で行っており、作業工数や転記ミスを削減したいと考えている方
・Microsoft Excelを活用した売上管理や在庫管理、経費精算などの業務プロセスをスピーディに進めたい方
・情報システム部門や総務部門で、日々大量の帳票や書類データの管理に課題を感じている方
・アウトソーシングせずに、自部署内で業務効率化を進めていきたい方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveを使った自動化例
Google Driveでの自動化は、ファイル管理や通知、アクセス権限設定を効率化します。
例えば、ファイルのアップロードや格納状況の監視、通知連携を行うことで、社内のファイル管理業務をスムーズに進められます。チームでの情報共有やドキュメント管理業務の効率化に役立ちます！
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードする
試してみる
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードするフローです。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
試してみる
Google Driveで特定のフォルダ内に従業員ファイル格納後、フォルダの作成有無を判別して、新規作成なら対象の上長に閲覧権限を付与する
試してみる
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
試してみる
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
まとめ
PDF内の画像からのテキスト抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書や領収書・申込書などの情報転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより面倒なデータ入力業務から解放され、より付加価値の高い分析や企画といったコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：OCR機能と連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：OCR機能の読み取りの精度は？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口
Q：JPEGやPNGなどの画像ファイルも直接読み取れる？
A：可能です。分岐条件の設定で、読み取りたい形式の拡張子を設定してください。
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