【ラクラク設定】SalesforceのデータをAsanaに自動的に連携する方法

Salesforceの新規リード情報をAsanaにタスクとして自動登録する

データの一貫性を保ちつつ、手作業の負担を減らせます。
リード情報を基にAsanaでタスク管理したい方におすすめのフローです。

Salesforceの商談ステータスが特定のタイミングを迎えたらAsanaのプロジェクトを作成する

商談ステータスが「受注」や「契約済み」などのステータスに更新された際に、Asanaでプロジェクトを作成できます。
チーム全体の業務をスムーズに進めたいと考えている営業マネージャーなどにおすすめのフローです。

SalesforceとAsanaの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくSalesforceとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとAsanaの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はSalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらAsanaに追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SalesforceとAsanaをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるSalesforceのトリガー設定とその後に続くAsanaのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:SalesforceとAsanaをマイアプリ登録

SalesforceとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Salesforceの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからSalesforceを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Salesforceにログインしてください。

Asanaの連携方法

先ほどと同様に、一覧からAsanaを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにログインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、SalesforceとAsanaが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、SalesforceでToDoオブジェクトが作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるSalesforceのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。

スクロールし、「マイドメインURL」を説明に従って設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功すると「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットには、Salesforceから取得した値が表示されます。
以下の画像には表示されていませんが、項目名の横に表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Asanaにタスクを追加する設定

続いて、タスクを追加する設定を行うため、「タスクを追加」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タスク名」を設定してください。
Salesforceのアウトプットから、「件名」を選択することで自動的にタスク名が表示されます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

スクロールし、説明に従って「プロジェクトID」を設定しましょう。

次に、「セクションID」を設定してください。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックします。
Asanaの画面に移動したら、タスクが追加されているはずです。

ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがSalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらAsanaに追加するフローでした。

AsanaのデータをSalesforceに連携したい場合

先ほどはSalesforceからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にAsanaからSalesforceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録する

チーム間でのタスクのズレを防ぎ、タスク管理を効率化できます。
Asanaのタスクの見落としを防止できるため、営業やカスタマーチームにおすすめのフローです。

Asanaでタスクが更新されたらSalesforceのToDoを更新する

Asanaでのタスクの更新がSalesforceにも同期されるため、確認作業を簡素化できます。
手動による更新作業の手間から解放されたい方におすすめのフローです。

SalesforceやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Salesforceを使った自動化例

Salesforceのリード登録や取引先登録後に通知したり、クラウドシステムに取引先ごとのフォルダを作成したりできます。フォームで受け取ったデータの重複チェックを行い、Salesforceにリード登録が可能です。

Asanaを使った自動化例

データベースの追加や更新した際に、Asanaにタスクを追加できます。Asanaのタスクをもとにタスク期日をカレンダーに登録可能です。

終わりに

いかがでしたか？SalesforceとAsanaを連携すれば、「手動でのデータ転記をなくしたい」「タスクの進捗をすぐに把握したい」「業務の効率をアップしたい」といった課題を解決できます。自動化によってタスク管理がスムーズになり、チーム全体の作業効率も向上します。

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