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Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとSalesforceの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxのファイルをSalesforceに連携してレコードを自動登録するテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Boxにアップしたあの見積書、Salesforceに手動で転記しなきゃ…」
営業の現場で、こんな二度手間を感じていませんか？
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、わざわざSalesforceを開いて情報を入力したり、金額をコピペしたり。
忙しい毎日の中で、こうした細かな作業が積み重なると、貴重な時間がどんどん失われてしまいますよね。
でも、もしBoxとSalesforceが自動で連携したらどうでしょう？
Boxの特定のフォルダにファイルをアップロードするだけで、その情報がSalesforceのレコードに自動登録されたり、見積書から金額を抽出して商談情報を自動更新したりできるんです。
手作業による入力ミスも防ぎ、常に最新の情報がSalesforceで一元管理できるようになります。
さあ、この連携フローで、あなたの業務をスマートに変革してみませんか？
BoxとSalesforceのAPIを連携すれば、BoxのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxのフォルダにファイルをアップロードするだけで、自動的にSalesforceのレコードに登録できます。これにより、手動で転記する手間を省くことができ、作業時間の削減が期待できます。時間が削減されることで、関係者へスピーディーに情報を共有できるでしょう。
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxに保存されている見積書の金額情報を自動で抽出し、Salesforceに反映させることができます。このフローを活用することで、「金額が間違っていた！」などの手動入力によるミスを防ぐことができます。
■概要
Boxに保存した見積書の内容を、手作業でSalesforceの商談情報に転記する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Boxの特定フォルダに見積書がアップロードされると、AI（OCR）が自動でファイル内の金額情報を読み取り、Salesforceの該当する商談レコードを更新します。データ入力に関わる手作業をなくし、営業活動の効率化を実現するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にBoxとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSalesforceの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Boxをクリックします。
(2)Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(3)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
(4)次にSalesforceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSalesforceをクリックします。
Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにBoxとSalesforceが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)Boxのフォルダにファイルがアップロードされた際の設定をします。
アプリトリガーの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、赤枠を確認の上、フォルダのコンテンツIDを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「次へ」をクリックします。
(4)指定したフォルダにテストファイルをアップロードした後に「テスト」をクリックします。
「取得した値」にBoxの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、Boxと連携して、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンテンツIDを先ほど取得した値を使って入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
(4)テストが成功すると、「ダウンロードしたファイル」が取得した値に追加されます。
「保存する」をクリックして次の行程へ進みましょう！
(1)次にSalesforceと連携して、カスタムオブジェクトのレコードを作成します。
「カスタムオブジェクトのレコードを作成」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「カスタムオブジェクトのレコードを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、カスタムオブジェクトのAPI参照名、フィールド項目名、は赤線を確認の上、直接入力します。
レコード情報の値は「取得した値」を使って入力しましょう。
下へ進み、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、「レコードID」の情報を取得します。
この値は他のオペレーションで使用します！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
(1)次にSalesforceにレコードを紐付けるファイルをアップロードします。
「レコードと紐付けるファイルをアップロードする」をクリックします。
(2)ステップ5の(3)で入力したマイドメインURLを入力します。
ファイル名はステップ4で取得した値を使って入力します。
下へ進み、ファイルの添付方法、ファイルはプルダウンから選択します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、「コンテンツバージョンID」の情報を取得します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
(1)次に、SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得します。
「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」をクリックします。
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ステップ6で取得した値を使ってコンテンツバージョンIDを入力します。
ファイルをアップロードし、レコードと紐づける方法は下のサイトをご参照ください。
下へ進み、マイドメインURLを入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に「コンテンツID_数字」が取得できます。
この値は次の工程で使用します！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
(1)次に、Salesforceのファイルとレコードを紐づけます。
「ファイルとレコードを紐付ける」をクリックします。
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルとレコードを紐付ける」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンテンツID、紐づるレコードIDは取得した値から選択します。
下へ進み、公開範囲をプルダウンから選択し、マイドメインURLを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録されているかを確認してみてくださいね！
今回はBoxからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
このフローを使うことで、顧客情報のファイル管理がスムーズに進みます！
自動化することで、Salesforceに取引先を登録するだけで、自動でBoxにフォルダが作成されます。また、同じ形式で作成されることで、他部署の方でも必要な情報を探しやすくなるでしょう。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Salesforceを活用して取引先の管理を行っている企業
・取引先の情報を効率的に管理したいと考えている方
2. Boxを利用してファイル管理を行っている企業
・SalesforceとBoxの連携を強化し、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
このフローを導入することにより、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上にも寄与します。
さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されます。
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの顧客情報を手動でBoxに保存するのは、数が多い場合、担当者の作業時間を削ってしまいそうです…。
Salesforceのステータスを変更することで自動でファイルをBoxに保存するフローを使うことで、担当者の負担を軽減し、関係者は最新の情報をすぐに確認することができるでしょう。
■概要
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで案件や顧客情報を管理している方
・Salesforceのレコードのステータス変更に応じて関連ファイルを自動的にBoxに保存したい方
・契約書、見積書、提案書などステータス変更に伴って発生するファイルを整理して管理したい方
・手作業でのファイル保存の手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Salesforceの情報を活用して業務を進める方
・ステータス変更をトリガーに関連ファイルを自動的にBoxに保存することにより必要なファイルをすぐに探し出せるようにしたい方
・Salesforceの情報を他のシステムと連携させてファイル管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客情報の一元管理や営業プロセスの効率化に役立つ強力なツールですが、関連ファイルを手動でBoxに保存する作業は、担当者にとって負担が大きくファイルの検索性やバージョン管理の面でも課題があります。
このフローを導入することで、Salesforceでステータスが変更されたら関連ファイルが自動的にBoxの適切なフォルダに保存されます。担当者はファイル保存の手間がなくなり必要なファイルをすぐに見つけ出すことができます。また、ファイルのバージョン管理も自動化されるため常に最新のファイルにアクセスできます。
■注意事項
・Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
BoxやSalesforceのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ファイルがアップロードされたら、自動で関係者に通知を送信したり、ファイル情報をkintoneやSalesforceなどの業務システムに登録・更新することができます。
さらに、データベースと連携して、バックアップや共有用のコピーを自動保存することも可能です！
Box内の特定フォルダに新規ファイルが追加された際には、メッセージツールに通知することで、確認や対応のスピードも向上します。
文書管理を起点に、さまざまなツールと連携することで、Boxを業務自動化の中核として活用できます。
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
■概要
Jotformで集めたアンケートや申込フォームの回答を、一件ずつ確認しながら手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
商談ステージが更新されたら、自動で関係者に通知を送信したり、契約書のドラフトを生成してクラウドストレージに保存することができます。
また、リードが新規登録された際に、メッセージツールに通知したり、マーケティングツールやメール配信システムに自動連携することも可能です！
Salesforceと他ツールを組み合わせることで、営業・契約・請求・分析の一連の流れをスマートに自動化できます。
この記事では、BoxとSalesforceを連携させることで、いかに効率的な情報管理と業務自動化が実現できるかをご紹介しました。
BoxへのファイルアップロードをトリガーとしたSalesforceへの自動レコード登録や、Box上の見積書からの金額抽出によるSalesforce商談の自動更新といった具体的な連携フローを通じて、手作業による転記ミスや入力の手間を大幅に削減できる可能性がお分かりいただけたかと思います。
これらの連携を活用することで、営業担当者はより顧客対応に集中でき、常に正確な情報に基づいた迅速な意思決定が可能になります。
もしあなたが、BoxとSalesforceを日々の業務で活用しており、情報連携の煩雑さに課題を感じているなら、この連携はまさに業務効率化の鍵となるでしょう。
ぜひ、この機会にBoxとSalesforceの連携によるスマートな働き方を検討してみてください。
関連記事：【ノーコードで実現】クラウドサインの書類データをBoxに自動的に連携する方法
Q：自動連携が失敗した場合の対処法は？
A：今回ご紹介したフローを実際に行いトリガーをONにした状態で自動連携に失敗した場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因について記載がありますのでご確認ください。
原因を確認しても対処方法が分からない場合はヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。また、サポート窓口もご利用いただけます。
Q：特定のファイル名の場合だけ連携できますか？
A：はい、可能です。
例えば見積書などの文言が含まれるファイルのみを連携したい場合は、分岐の追加が必要です。分岐を追加し、取得した値（アウトプット）のファイル名を利用して、ファイル名に見積書が含まれる場合のみ処理を行うといったように設定を行います。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまいますが、無料トライアル中であれば使用可能ですのでぜひご活用ください。分岐について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
Q：見積書から金額などを読み取る具体的な方法は？
A：YoomにはAIで画像やPDFから情報を読み取るOCR機能があります。読み取りたい項目を指定することでAIが自動的に項目の読み取りを行います。OCRはチームプラン・サクセスプランで利用できる機能ですが、無料トライアル中であれば使用可能ですのでぜひご活用ください。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
