とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとSalesforceの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxのファイルをSalesforceに連携してレコードを自動登録するテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
- ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
- 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
- Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Boxにアップしたあの見積書、Salesforceに手動で転記しなきゃ…」
営業の現場で、こんな二度手間を感じていませんか？
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、わざわざSalesforceを開いて情報を入力したり、金額をコピペしたり。
忙しい毎日の中で、こうした細かな作業が積み重なると、貴重な時間がどんどん失われてしまいますよね。
でも、もしBoxとSalesforceが自動で連携したらどうでしょう？
Boxの特定のフォルダにファイルをアップロードするだけで、その情報がSalesforceのレコードに自動登録されたり、見積書から金額を抽出して商談情報を自動更新したりできるんです。
手作業による入力ミスも防ぎ、常に最新の情報がSalesforceで一元管理できるようになります。
さあ、この連携フローで、あなたの業務をスマートに変革してみませんか？
BoxとSalesforceを連携してできること
BoxとSalesforceのAPIを連携すれば、BoxのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
Boxのフォルダにファイルをアップロードするだけで、自動的にSalesforceのレコードに登録できます。これにより、手動で転記する手間を省くことができ、作業時間の削減が期待できます。時間が削減されることで、関係者へスピーディーに情報を共有できるでしょう。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
- ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
- 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
- Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Box上の見積書ファイルから金額情報を抽出し、Salesforceの商談を自動更新する
Boxに保存されている見積書の金額情報を自動で抽出し、Salesforceに反映させることができます。このフローを活用することで、「金額が間違っていた！」などの手動入力によるミスを防ぐことができます。
Box上の見積書ファイルから金額情報を抽出し、Salesforceの商談を自動更新する
試してみる
■概要
Boxに保存した見積書の内容を、手作業でSalesforceの商談情報に転記する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Boxの特定フォルダに見積書がアップロードされると、AI（OCR）が自動でファイル内の金額情報を読み取り、Salesforceの該当する商談レコードを更新します。データ入力に関わる手作業をなくし、営業活動の効率化を実現するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間での見積書情報の転記作業に、手間や時間をかけている営業担当者の方
- 手入力による商談情報の更新ミスを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに見積書をアップロードするだけでSalesforceの商談情報が自動更新されるため、データ入力の手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
- AIが自動で金額を読み取り更新するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、営業データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた見積書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから金額などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」を設定し、ファイル名などから更新対象の商談レコードを特定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」を設定し、抽出した金額情報で対象の商談を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動するきっかけとなるフォルダを任意で設定できます。例えば「最終見積書」フォルダなど、特定のフォルダを指定してください。
- AI機能（OCR）のアクションでは、見積書内のどの項目の文字を抽出するかを任意で設定できます。金額だけでなく、見積番号や日付などを抽出対象に追加することも可能です。また、使用するAIモデルや言語も選択できます。
■注意事項
- Box、SalesforceとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
BoxとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSalesforceの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとSalesforceをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガーの設定
- BoxとSalesforceのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
- ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
- 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
- Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：BoxとSalesforceをマイアプリに連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Boxをクリックします。
(2)Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(3)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
(4)次にSalesforceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSalesforceをクリックします。
Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにBoxとSalesforceが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
- ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
- 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
- Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Boxのフォルダにファイルがアップロードされた際の設定をします。
アプリトリガーの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、赤枠を確認の上、フォルダのコンテンツIDを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「次へ」をクリックします。
(4)指定したフォルダにテストファイルをアップロードした後に「テスト」をクリックします。
「取得した値」にBoxの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Boxと連携し、ファイルをダウンロードする
(1)次に、Boxと連携して、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンテンツIDを先ほど取得した値を使って入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
(4)テストが成功すると、「ダウンロードしたファイル」が取得した値に追加されます。
「保存する」をクリックして次の行程へ進みましょう！
ステップ5：Salesforceと連携し、レコードを作成する
(1)次にSalesforceと連携して、カスタムオブジェクトのレコードを作成します。
「カスタムオブジェクトのレコードを作成」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「カスタムオブジェクトのレコードを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、カスタムオブジェクトのAPI参照名、フィールド項目名、は赤線を確認の上、直接入力します。
レコード情報の値は「取得した値」を使って入力しましょう。
下へ進み、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、「レコードID」の情報を取得します。
この値は他のオペレーションで使用します！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
ステップ6：Salesforceにファイルをアップロードする
(1)次にSalesforceにレコードを紐付けるファイルをアップロードします。
「レコードと紐付けるファイルをアップロードする」をクリックします。
(2)ステップ5の(3)で入力したマイドメインURLを入力します。
ファイル名はステップ4で取得した値を使って入力します。
下へ進み、ファイルの添付方法、ファイルはプルダウンから選択します。
- ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
- ファイル：「ダウンロードしたファイル」を選択
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、「コンテンツバージョンID」の情報を取得します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
ステップ7：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得する
(1)次に、SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得します。
「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」をクリックします。
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ステップ6で取得した値を使ってコンテンツバージョンIDを入力します。
ファイルをアップロードし、レコードと紐づける方法は下のサイトをご参照ください。
Salesforceにファイルをアップロードする方法
下へ進み、マイドメインURLを入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に「コンテンツID_数字」が取得できます。
この値は次の工程で使用します！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
ステップ8：Salesforceのファイルとレコードを紐づける
(1)次に、Salesforceのファイルとレコードを紐づけます。
「ファイルとレコードを紐付ける」をクリックします。
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルとレコードを紐付ける」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンテンツID、紐づるレコードIDは取得した値から選択します。
下へ進み、公開範囲をプルダウンから選択し、マイドメインURLを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックしましょう。
ステップ9：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録されているかを確認してみてくださいね！
SalesforceのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
このフローを使うことで、顧客情報のファイル管理がスムーズに進みます！
自動化することで、Salesforceに取引先を登録するだけで、自動でBoxにフォルダが作成されます。また、同じ形式で作成されることで、他部署の方でも必要な情報を探しやすくなるでしょう。
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Salesforceを活用して取引先の管理を行っている企業
・取引先の情報を効率的に管理したいと考えている方
2. Boxを利用してファイル管理を行っている企業
・SalesforceとBoxの連携を強化し、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
このフローを導入することにより、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上にも寄与します。
さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されます。
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存する
Salesforceの顧客情報を手動でBoxに保存するのは、数が多い場合、担当者の作業時間を削ってしまいそうです…。
Salesforceのステータスを変更することで自動でファイルをBoxに保存するフローを使うことで、担当者の負担を軽減し、関係者は最新の情報をすぐに確認することができるでしょう。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで案件や顧客情報を管理している方
・Salesforceのレコードのステータス変更に応じて関連ファイルを自動的にBoxに保存したい方
・契約書、見積書、提案書などステータス変更に伴って発生するファイルを整理して管理したい方
・手作業でのファイル保存の手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Salesforceの情報を活用して業務を進める方
・ステータス変更をトリガーに関連ファイルを自動的にBoxに保存することにより必要なファイルをすぐに探し出せるようにしたい方
・Salesforceの情報を他のシステムと連携させてファイル管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客情報の一元管理や営業プロセスの効率化に役立つ強力なツールですが、関連ファイルを手動でBoxに保存する作業は、担当者にとって負担が大きくファイルの検索性やバージョン管理の面でも課題があります。
このフローを導入することで、Salesforceでステータスが変更されたら関連ファイルが自動的にBoxの適切なフォルダに保存されます。担当者はファイル保存の手間がなくなり必要なファイルをすぐに見つけ出すことができます。また、ファイルのバージョン管理も自動化されるため常に最新のファイルにアクセスできます。
■注意事項
・Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
BoxやSalesforceのAPIを使ったその他の自動化例
BoxやSalesforceのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Boxを使った自動化例
ファイルがアップロードされたら、自動で関係者に通知を送信したり、ファイル情報をkintoneやSalesforceなどの業務システムに登録・更新することができます。
さらに、データベースと連携して、バックアップや共有用のコピーを自動保存することも可能です！
Box内の特定フォルダに新規ファイルが追加された際には、メッセージツールに通知することで、確認や対応のスピードも向上します。
文書管理を起点に、さまざまなツールと連携することで、Boxを業務自動化の中核として活用できます。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
Jotformの回答内容をもとにBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケートや申込フォームの回答を、一件ずつ確認しながら手動でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにBoxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した回答をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォームの回答内容に応じたフォルダを正確に作成し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 顧客や案件ごとの情報管理を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている営業・マーケティング担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにフォルダが自動生成されるため、手作業でフォルダを作成する手間と時間を削減できます。
- 手動での転記や入力作業がなくなることで、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- その後、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを格納する親フォルダを任意で指定することが可能です。
- 作成するフォルダの名称には、Jotformから取得した回答内容（氏名や会社名など）を変数として埋め込み、動的に設定できます。
■注意事項
Salesforceの自動化例
商談ステージが更新されたら、自動で関係者に通知を送信したり、契約書のドラフトを生成してクラウドストレージに保存することができます。
また、リードが新規登録された際に、メッセージツールに通知したり、マーケティングツールやメール配信システムに自動連携することも可能です！
Salesforceと他ツールを組み合わせることで、営業・契約・請求・分析の一連の流れをスマートに自動化できます。
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している顧客情報をもとに、Stripeで都度支払い用リンクを作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力やメール作成は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの画面からワンクリックでStripeの支払いリンクを生成し、メールを自動送信できるため、これらの課題をスムーズに解消し、請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとStripeを活用し、請求書発行や決済業務を行っている営業・経理担当者の方
- 手作業での支払いリンク作成やメール連絡に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- 請求関連業務におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面からStripeの支払いリンク作成、メール送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な請求業務の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコードの詳細ページから起動」アクションを設定し、Salesforceの任意のレコードページから起動できるようにします。
- 次に、オペレーションでStripeの「支払いリンクを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基に支払いリンクを生成します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した支払いリンクを本文に含めて指定の宛先に自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Stripeの支払いリンク作成アクションでは、商品名や価格、通貨などの各項目に、Salesforceのレコードから取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。
- メール送付アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceの顧客情報やStripeで作成した支払いリンクを変数として利用し、パーソナライズされた内容のメールを作成できます。
■注意事項
- SalesforceとStripeのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Salesforceの商談ステージが特定のステータスになったら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Salesforceの商談ステージが更新されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに打ち合わせなどの予定を登録するのは手間がかかる上、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談が特定のステージに更新されたことをトリガーにして、Googleカレンダーに自動で予定を作成できます。これにより、重要な予定の登録作業を自動化し、営業活動をより円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理において、手作業での予定登録に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チームの活動を管理しており、予定の登録漏れや共有漏れを防ぎたいマネージャーの方
- SalesforceとGoogleカレンダーを連携させて、営業プロセスの効率化をしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 商談ステージの更新をトリガーに自動で予定が作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、本来の営業活動に集中できます。
- 手作業による予定の登録漏れや、日時・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談ステージに更新された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Salesforceの商談情報をもとに予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定のタイトルや説明欄、参加者などの各項目を設定できます。
- 各項目には、テキストを直接入力するだけでなく、前段のトリガーで取得したSalesforceの商談名や取引先名などの情報を変数として埋め込み、動的な予定を作成することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している顧客情報をもとに、Stripeで都度支払い用リンクを作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力やメール作成は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの画面からワンクリックでStripeの支払いリンクを生成し、メールを自動送信できるため、これらの課題をスムーズに解消し、請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとStripeを活用し、請求書発行や決済業務を行っている営業・経理担当者の方
- 手作業での支払いリンク作成やメール連絡に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- 請求関連業務におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面からStripeの支払いリンク作成、メール送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な請求業務の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコードの詳細ページから起動」アクションを設定し、Salesforceの任意のレコードページから起動できるようにします。
- 次に、オペレーションでStripeの「支払いリンクを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基に支払いリンクを生成します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した支払いリンクを本文に含めて指定の宛先に自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Stripeの支払いリンク作成アクションでは、商品名や価格、通貨などの各項目に、Salesforceのレコードから取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。
- メール送付アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceの顧客情報やStripeで作成した支払いリンクを変数として利用し、パーソナライズされた内容のメールを作成できます。
■注意事項
- SalesforceとStripeのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先情報をもとに契約書を作成し、完成した書類をNotionに格納する一連の作業は、正確性が求められる一方で手間がかかるのではないでしょうか。各ツールを手作業で操作していると、情報の転記ミスや管理漏れが発生し、業務のボトルネックになることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の操作を起点に、契約書の発行からNotionへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの取引先情報をもとに、手作業で契約書を作成している営業担当者の方
- 作成した契約書をNotionで管理しており、手動でのアップロード作業に手間を感じている方
- SalesforceとNotionを連携させ、契約管理業務の効率化を目指す情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの情報を基に契約書が自動で発行されNotionに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記やファイルの添付作業が不要になるため、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google ドキュメント、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの取引先ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元の取引先情報を取得します。
- その次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとに契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、発行した契約書と関連情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
- Notionへのレコード追加設定では、情報を追加したいデータベースIDを指定し、前工程で取得した情報（アウトプット）をNotionのレコードにマッピングして、追加する内容をカスタムしてください。
■注意事項
- Salesforce、Google ドキュメント、NotionとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
この記事では、BoxとSalesforceを連携させることで、いかに効率的な情報管理と業務自動化が実現できるかをご紹介しました。
BoxへのファイルアップロードをトリガーとしたSalesforceへの自動レコード登録や、Box上の見積書からの金額抽出によるSalesforce商談の自動更新といった具体的な連携フローを通じて、手作業による転記ミスや入力の手間を大幅に削減できる可能性がお分かりいただけたかと思います。
これらの連携を活用することで、営業担当者はより顧客対応に集中でき、常に正確な情報に基づいた迅速な意思決定が可能になります。
もしあなたが、BoxとSalesforceを日々の業務で活用しており、情報連携の煩雑さに課題を感じているなら、この連携はまさに業務効率化の鍵となるでしょう。
ぜひ、この機会にBoxとSalesforceの連携によるスマートな働き方を検討してみてください。
関連記事：【ノーコードで実現】クラウドサインの書類データをBoxに自動的に連携する方法
よくあるご質問
Q：自動連携が失敗した場合の対処法は？
A：今回ご紹介したフローを実際に行いトリガーをONにした状態で自動連携に失敗した場合は、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因について記載がありますのでご確認ください。
原因を確認しても対処方法が分からない場合はヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。また、サポート窓口もご利用いただけます。
Q：特定のファイル名の場合だけ連携できますか？
A：はい、可能です。
例えば見積書などの文言が含まれるファイルのみを連携したい場合は、分岐の追加が必要です。分岐を追加し、取得した値（アウトプット）のファイル名を利用して、ファイル名に見積書が含まれる場合のみ処理を行うといったように設定を行います。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまいますが、無料トライアル中であれば使用可能ですのでぜひご活用ください。分岐について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
Q：見積書から金額などを読み取る具体的な方法は？
A：YoomにはAIで画像やPDFから情報を読み取るOCR機能があります。読み取りたい項目を指定することでAIが自動的に項目の読み取りを行います。OCRはチームプラン・サクセスプランで利用できる機能ですが、無料トライアル中であれば使用可能ですのでぜひご活用ください。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
「OCRで文字を抽出」の設定方法
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
