Box上の見積書ファイルから金額情報を抽出し、Salesforceの商談を自動更新する
Boxに保存されている見積書の金額情報を自動で抽出し、Salesforceに反映させることができます。このフローを活用することで、「金額が間違っていた！」などの手動入力によるミスを防ぐことができます。
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「Boxにアップしたあの見積書、Salesforceに手動で転記しなきゃ…」
営業の現場で、こんな二度手間を感じていませんか？
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、わざわざSalesforceを開いて情報を入力したり、金額をコピペしたり。
忙しい毎日の中で、こうした細かな作業が積み重なると、貴重な時間がどんどん失われてしまいますよね。
でも、もしBoxとSalesforceが自動で連携したらどうでしょう？
Boxの特定のフォルダにファイルをアップロードするだけで、その情報がSalesforceのレコードに自動登録されたり、見積書から金額を抽出して商談情報を自動更新したりできるんです。
手作業による入力ミスも防ぎ、常に最新の情報がSalesforceで一元管理できるようになります。
さあ、この連携フローで、あなたの業務をスマートに変革してみませんか？
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとSalesforceの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
BoxとSalesforceのAPIを連携すれば、BoxのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxのフォルダにファイルをアップロードするだけで、自動的にSalesforceのレコードに登録できます。これにより、手動で転記する手間を省くことができ、作業時間の削減が期待できます。時間が削減されることで、関係者へスピーディーに情報を共有できるでしょう。
Boxに保存されている見積書の金額情報を自動で抽出し、Salesforceに反映させることができます。このフローを活用することで、「金額が間違っていた！」などの手動入力によるミスを防ぐことができます。
それでは、さっそく実際にBoxとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSalesforceの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Boxをクリックします。
(2)Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(3)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
(4)次にSalesforceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSalesforceをクリックします。
Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにBoxとSalesforceが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
(1)Boxのフォルダにファイルがアップロードされた際の設定をします。
アプリトリガーの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、赤枠を確認の上、フォルダのコンテンツIDを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「次へ」をクリックします。
(4)指定したフォルダにテストファイルをアップロードした後に「テスト」をクリックします。
「取得した値」にBoxの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、Boxと連携して、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンテンツIDを先ほど取得した値を使って入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
(4)テストが成功すると、「ダウンロードしたファイル」が取得した値に追加されます。
「保存する」をクリックして次の行程へ進みましょう！
(1)次にSalesforceと連携して、カスタムオブジェクトのレコードを作成します。
「カスタムオブジェクトのレコードを作成」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「カスタムオブジェクトのレコードを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、カスタムオブジェクトのAPI参照名、フィールド項目名、は赤線を確認の上、直接入力します。
レコード情報の値は「取得した値」を使って入力しましょう。
下へ進み、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、「レコードID」の情報を取得します。
この値は他のオペレーションで使用します！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
(1)次にSalesforceにレコードを紐付けるファイルをアップロードします。
「レコードと紐付けるファイルをアップロードする」をクリックします。
(2)ステップ5の(3)で入力したマイドメインURLを入力します。
ファイル名はステップ4で取得した値を使って入力します。
下へ進み、ファイルの添付方法、ファイルはプルダウンから選択します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、「コンテンツバージョンID」の情報を取得します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
(1)次に、SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得します。
「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」をクリックします。
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ステップ6で取得した値を使ってコンテンツバージョンIDを入力します。
ファイルをアップロードし、レコードと紐づける方法は下のサイトをご参照ください。
下へ進み、マイドメインURLを入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に「コンテンツID_数字」が取得できます。
この値は次の工程で使用します！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
(1)次に、Salesforceのファイルとレコードを紐づけます。
「ファイルとレコードを紐付ける」をクリックします。
(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルとレコードを紐付ける」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンテンツID、紐づるレコードIDは取得した値から選択します。
下へ進み、公開範囲をプルダウンから選択し、マイドメインURLを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録されているかを確認してみてくださいね！
今回はBoxからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
このフローを使うことで、顧客情報のファイル管理がスムーズに進みます！
自動化することで、Salesforceに取引先を登録するだけで、自動でBoxにフォルダが作成されます。また、同じ形式で作成されることで、他部署の方でも必要な情報を探しやすくなるでしょう。
Salesforceの顧客情報を手動でBoxに保存するのは、数が多い場合、担当者の作業時間を削ってしまいそうです…。
Salesforceのステータスを変更することで自動でファイルをBoxに保存するフローを使うことで、担当者の負担を軽減し、関係者は最新の情報をすぐに確認することができるでしょう。
BoxやSalesforceのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ファイルがアップロードされたら、自動で関係者に通知を送信したり、ファイル情報をkintoneやSalesforceなどの業務システムに登録・更新することができます。
さらに、データベースと連携して、バックアップや共有用のコピーを自動保存することも可能です！
Box内の特定フォルダに新規ファイルが追加された際には、メッセージツールに通知することで、確認や対応のスピードも向上します。
文書管理を起点に、さまざまなツールと連携することで、Boxを業務自動化の中核として活用できます。
商談ステージが更新されたら、自動で関係者に通知を送信したり、契約書のドラフトを生成してクラウドストレージに保存することができます。
また、リードが新規登録された際に、メッセージツールに通知したり、マーケティングツールやメール配信システムに自動連携することも可能です！
Salesforceと他ツールを組み合わせることで、営業・契約・請求・分析の一連の流れをスマートに自動化できます。
この記事では、BoxとSalesforceを連携させることで、いかに効率的な情報管理と業務自動化が実現できるかをご紹介しました。
BoxへのファイルアップロードをトリガーとしたSalesforceへの自動レコード登録や、Box上の見積書からの金額抽出によるSalesforce商談の自動更新といった具体的な連携フローを通じて、手作業による転記ミスや入力の手間を大幅に削減できる可能性がお分かりいただけたかと思います。
これらの連携を活用することで、営業担当者はより顧客対応に集中でき、常に正確な情報に基づいた迅速な意思決定が可能になります。
もしあなたが、BoxとSalesforceを日々の業務で活用しており、情報連携の煩雑さに課題を感じているなら、この連携はまさに業務効率化の鍵となるでしょう。
ぜひ、この機会にBoxとSalesforceの連携によるスマートな働き方を検討してみてください。
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