SalesforceとDropboxを連携して、Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する方法

ステップ1：SalesforceとDropboxをマイアプリ連携

まず、SalesforceとDropboxをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。
テスト環境で操作を試したい方はSalesforce（Sandbox環境）を、設定を本番環境で行いたい場合はSalesforceをクリックしてください。

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ログイン後、アクセス許可を行うと、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。

次に、「+新規接続」からDropboxを検索してください。

任意の方法でログインしてください。

「Yoom inc に次の権限を与えます」の画面で、「許可」をクリックすると、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Salesforceから新規取引先データを受け取る

次に、Salesforceから新規取引先データを受け取る設定を行います。
「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。

次のページで「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「マイドメインURL」は、注釈を参照しSalesforceの「私のドメイン」から取得したドメインを入力してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Dropboxで取引先フォルダを作成する

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次に、Dropboxで取引先フォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「フォルダのパス」で、取引先フォルダを作成する場所を指定してください。
なお、パスの末尾にSalesforceから取得した「取引先名」を設定することで、自動で取引名がタイトルになったフォルダが作成されます。
Salesforceから取得した「取引先名」を設定するには、入力欄をクリックし表示された候補から選択してください。

なお、Dropboxは画像のように設定しています。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。

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アウトプットとDropboxにて、フォルダが作成されていることを確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：SalesforceでフォルダIDの登録を行う

Salesforceの取引先データにフォルダIDの登録を行います。
「フォルダURLをレコードに登録」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
「マイドメインURL」には、ステップ１で設定したものと同じドメインを入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」には、注釈を参照し取引先データが保存されているオブジェクトのAPI参照名を入力するか、入力欄をクリックして表示された候補から選択してください。
準備ができたら、「次へ」をクリックしてください。

レコードの更新設定を行います、
まずは、「①更新したいレコードの条件」を設定します。
今回は、「Salesforceに保存されている取引先IDと、フォルダ作成を行なった取引先IDが等しい場合」という条件を設定しました。
「②更新後のレコードの値」には、入力欄をクリックしDropboxのフォルダIDを格納する項目を選択してください。未入力の場合は、元の値から更新されません。
※画像内の「追加するレコードの値」は一例です。レコード項目の編集はSalesforce内で行なってください
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

Salesforceの取引先データが更新されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、Salesforceに取引先が登録されたらDropboxに取引先フォルダが作成されます。

Salesforceを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらSalesforceに追加する

経費申請の承認結果がSalesforceに自動で追加されることで、経費情報の管理が効率化されます。手作業での入力ミスを防ぎ、データの一貫性が向上することが期待されます。

2. Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

Salesforceに登録された会議情報がGoogleカレンダーに反映され、Outlookで会議URLが送信されます。これにより、会議関連の情報を一元管理し、手間を減らすことが可能になるはずです。

3. Outlookで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する

Outlookで受け取ったアンケート結果がSalesforceに自動で格納され、手動でのデータ入力の手間が省けます。これにより、データ管理の効率化とミスの防止が期待されます。

SalesforceとDropboxを連携するメリットと具体例

メリット1：データ管理の効率化

Salesforceで取引先が登録されるたびに、Dropboxで自動的にフォルダが作成される仕組みによって、データ管理の効率化が期待できます。
取引先ごとの資料や契約書などを管理するファイルを準備する手間が減り、正確に取引先フォルダを作成可能となるでしょう。
このプロセスが自動化されることで、担当者が取引先に関連するデータを探す時間が削減され、必要なファイルに素早くアクセスできるようになると期待されます。
また、作成されたフォルダにはアクセス権限を任意で設定でき、特定の関係者にのみデータを共有することが可能です。

メリット2：ミスの防止

Salesforceの取引先情報をもとに、手動でDropboxのフォルダを作成する場合、フォルダ名の入力ミスやIDの紐づけミスが発生する可能性があります。
このようなミスは後々業務の混乱や情報の漏れを引き起こす可能性がありますが、SalesforceとDropboxを連携させることで、手作業によるミスを防止できます。
これによりSalesforceの情報を基にフォルダが正しく作成されるため、フォルダ管理の精度向上が期待できます。
結果として、後々の業務トラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

メリット3：一貫したプロセスの確立

Salesforceに新しい取引先が追加されるたびにDropboxにフォルダを作成する自動化プロセスにより、組織全体で一貫したデータ管理方法が確立できるでしょう。
手作業では担当者ごとに作業のやり方が異なる場合がありますが、自動化されたプロセスではフォルダの作成やIDの紐付け手順が統一され、全社員が同じルールで作業を行えるようになります。
このような一貫したプロセスは、特に複数の部署が関与する業務での連携を強化し、情報の整合性を保てるようサポートされます。

まとめ

従来であれば、Salesforceに新しい取引先を登録した後に、Dropboxで取引先フォルダを手動で作成していたかと思います。
ですが、取引先が登録されるたびに手動でフォルダを作成するには、時間や手間がかかってしまい、繁忙期にはフォルダ作成が後回しになってしまうこともあるでしょう。
そこで、SalesforceとDropboxを連携すれば取引先情報を基にフォルダが自動作成されるため、業務の効率化が期待できます！
さらに、手作業によるミスを減らし、一貫したプロセスを確立することで、チーム全体の生産性向上がサポートされます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。
SalesforceとDropboxを普段から利用している方は、この機会に本記事の手順に沿って設定を行い、業務効率化をぜひ体験してください！