Salesforceとメールアプリを連携！ノーコードで業務効率化を実現

この方法は、SalesforceのAPIを利用して商談フェーズが締結完了になったことを検知し、GmailのAPIを利用してメールを送信することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• SalesforceとGmailをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるSalesforceのトリガー設定、その後に続くGmailの設定
• トリガーボタンをONにして、SalesforceとGmailの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1:SalesforceとGmailをマイアプリ連携

まずSalesforceとGmailをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、SalesforceとGmailを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Salesforceの場合＞

・ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Gmailの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるSalesforceの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではSalesforceの商談オブジェクトでレコードが登録または更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Salesforceで商談フェーズが締結完了したら、Gmailに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

3.Salesforceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とマイドメインURLを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:分岐オペレーションの設定

次に、分岐オペレーションの設定を行います。
ステップ2で設定したSalesforceのトリガーの場合、商談オブジェクトでレコードの登録または更新があると起動します。
ここでは、商談オブジェクトでフェーズが「締結完了」になったときと、それ以外とを判別する設定を行います。

1.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を、下記画像のように設定して保存します。

ステップ4:Gmailの設定

最後に、Gmailでメールを送信する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.メール内容を設定します。
※各項目は、定型文を直接入力できます。また、Salesforceの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.メールの送信内容を確認してテストを行います。
テストが成功すると、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Salesforceで商談フェーズが締結完了になるたび、Gmailでメールが自動送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携機能だけでなく、業務をさらに効率化するための機能も充実しています。
ここでは、データベース機能を紹介します。

データベースに作業完了の記録をバックアップ

Yoomにはデータベース機能が搭載されています。
Salesforceで商談フェーズが締結完了になったことをメールで通知した後、データベースに記録してバックアップをとることもできます。
また、この連携を利用すれば、締結が完了した商談を一覧で確認することもでき、管理者の負担軽減にもつながるはずです！
設定方法は簡単で、フローボット下部の「+」マークをクリックし、Yoomを連携すると完了です。

※データベースを利用するためには、あらかじめYoomの管理画面から記録用のデータベースを作成しておく必要があります。

Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google DriveにアップロードしファイルをGmailで送付する方法

次に、Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveにも自動でアップロードしファイルをGmailで送付する方法を紹介します。
このテンプレートは、Salesforceにファイルがアップロードされるとトリガーが起動します。
その後、Google DriveのAPIを利用してファイルを保存し、GmailのAPIを利用してメールを送信します。
なお、Google Driveへの特定のファイルの保存を避けるため、分岐オペレーションを利用しています。

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、Google Driveをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからGoogle Driveを検索して次の画面に進みます。

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「アプリトリガー ファイルがアップロードされたら」をクリックします。

・Salesforceと連携するアカウントとアクションを確認して進み、トリガーの起動間隔とマイドメインURLを設定します。
テストを行い成功したら保存します。

・「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

・ファイル名に特定の値を含まない場合にファイルを保存するために、分岐対象のアウトプットと分岐条件を設定します。
※下記では、「社内用」という文字がファイル名に含まれるかどうかで分岐する条件を設定しています。

・「アプリと連携する ファイルをダウンロード」をクリックします。

・Salesforceと連携するアカウントとアクションを確認して進み、マイドメインURLとコンバージョンIDを設定します。
テストを行い、成功したら保存します。
※コンバージョンIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルがアップロードされたら」から設定します。

・「アプリと連携する ファイルをアップロードする」をクリックします。

・Google Driveと連携するアカウントとアクションを確認して進み、格納先のフォルダID、ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルを設定します。
テストを行い成功すると、Google Driveにファイルが保存されます。
※格納先のフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※元のファイル名を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルがアップロードされたら」から「タイトル」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・「データを操作・変換する Salesforceから取得したファイル名の変換」をクリックします。
※データを操作・変換するオペレーションの設定方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

・ファイル名の変換対象の値、変更後のファイル名、アウトプット名を設定して保存します。

・「メールを送る メールを送る」をクリックします。

・メールの設定方法は、はじめに紹介したテンプレートの最後のオペレーションと同じです。
添付ファイルは、下記画像のように設定します。
テストを行い成功したら保存し、トリガーをONにすると設定が完了します。

Salesforceの取引先責任者情報をもとに定型メールを自動送信する方法

次に、Salesforceの取引先責任者情報をもとに定型メールを自動送信する方法を紹介します。
このテンプレートは、Chromeの拡張機能を利用して、Salesforceの取引先責任者のページからフローボットを起動します。
フローボットをワンクリックで起動するだけで、メールを送信できます。
なお、メールを送信するオペレーションでは、Yoomが提供するメール機能を利用しています。

それでは、設定方法を解説します。

・連携するためのテンプレートをコピーします。

・「拡張機能をインストール」をクリックします。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。

・「Chromeに追加」をクリックします。

・「拡張機能を追加」をクリックすると、拡張機能の設定が完了します。

・「Chrome拡張機能トリガー 取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」をクリックします。

・Salesforceと連携するアカウントとアクションを確認して進み、マイドメインURLと起動ページのURLサンプルを設定したらテストを行います。
※起動ページのURLサンプルには、Salesforceの取引先責任者の任意のページを開いて表示されるURLを入力します。

・テストが成功したら保存して、「メールを送る メールを送る」をクリックします。

・メールの設定方法は、はじめに紹介したフローで解説したGmailと同様の手順で行います。
その後、トリガーをONにすると完了です。
拡張機能を利用してフローボットを起動させる方法は、こちらを参考にしてください。

Salesforceを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する

Salesforceでリードが登録されたら、Zoomで会議を作成してGmailで会議情報を先方に送信するテンプレートです。
この連携を利用すれば、メール送信だけでなく、会議用のリンク作成も自動化できるので、作業効率の向上が期待できます！

2.フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する

Yoomのフォーム機能を使い、送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者に登録し、お礼メールを送信するテンプレートです。
名刺の情報をSalesforceに登録している場合、この連携により入力作業とメール作成の手間を削減できるので、作業負担を軽減したい方におすすめです！

3.Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信する

Chromeの拡張機能を利用し、Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信するテンプレートです。
この連携は、特定の条件を満たすリードに定型メールを効率的に送りたいときにおすすめです！

まとめ

Salesforceのステータス更新にあわせて自動でメールが送られる仕組みを構築すれば、手作業での手間を省き、業務効率の向上が期待できます。
これにより、重要な情報をスムーズに共有できるため、スピード感を維持しながら、顧客対応の「質」向上につながります。
また、Salesforceを活用した自動化の応用例として、Google Driveへのファイルのアップロードを挟む連携や、取引先責任者の情報をもとに定型メールを送信する仕組みなども紹介しました。
これらの自動化を活用することで、さらに業務をスムーズに進められるはずです！
Salesforceとメールアプリなどの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
「Salesforceをもっと便利に使いたい」「メール通知の手間を減らしたい」と感じている方は、ぜひ今回の自動化フローを試してみてください。
ちょっとした工夫で、日々の業務がぐっと楽になりますよ！