Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する方法

ステップ1：Salesforce・freee会計・freee請求書をマイアプリ連携

最初に、自動化をスムーズに設定するため、今回使用するSalesforce・freee会計・freee請求書をYoomのマイアプリに登録しましょう。

1. Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックしてください。

2. 検索窓で「Salesforce」や「freee会計」と検索してアプリを選択すると、次の画面に遷移します。

〈Salesforceの場合〉

下記の画面でSalesforceにログインし、遷移した先のアクセス確認ページで「許可」をクリックしてください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

Yoomの画面に戻り、「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。
・Yoomとの連携にあたり、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
・Salesforce側での設定手順はこちらをご確認ください。

〈freee会計の場合〉

下記の画面で、連携するアカウントにログインしてください。

下記の画面でアクセスを許可する事業所を確認し、「許可する」をクリックしてください。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。

〈freee請求書の場合〉

下記の画面で、連携するアカウントにログインしてください。

下記の画面でアクセスを許可する事業所を確認し、「許可する」をクリックしてください。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
下記画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。

ステップ3：Salesforceのトリガーアクションを設定

Salesforceのトリガーアクションを設定します。
フローボットの「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしてください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合はフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるため、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中は、制限対象のアプリを使用することができます。

下記の画面で連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックしてください。

遷移先の下記のページで、案内に従って「トリガーの起動間隔」と「マイドメインURL」を設定してください。
・「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の中から選択可能です。プランによって選べる最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：分岐のコマンドオペレーションを設定

次の「コマンドオペレーション（分岐）」はデフォルトで値が設定されていますが、使い方によってはご自身で設定を変更する必要があります。
今回は「Salesforceで商談フェーズが『成約』になったら次のオペレーションに移る」という内容がデフォルトで設定されています。
この設定を変更したい方は、フローボットの「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

遷移先の下記のページで、「タイトル」「分岐対象のアウトプット」「分岐条件」を設定してください。

設定が完了したら「保存する」をクリックし、分岐条件の設定を完了させましょう。

ステップ5：Salesforceのカスタムオブジェクト検索アクションを設定

次に、Salesforceで、請求書作成時に必要な請求日や品名などの情報を取得するアクションを設定します。
フローボットの「カスタムオブジェクトのレコードを検索」をクリックしてください。

下記の画面で連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックしてください。

遷移先の下記のページで、案内に従って各項目を設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックして設定を完了させてください。

ステップ6：freee会計の取引先作成アクションを設定

次に、freee会計で取引先を作成するアクションを設定します。
フローボットの「取引先の作成」をクリックしてください。

下記のページで連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

遷移先のAPI接続設定ページで、案内に従って各項目を設定してください。

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・「事業所ID」は欄をクリックし、下記画像のように「候補」の中から事業所を選択して設定してください。

・「取引先名」や「正式名称」以降の項目は、以下の画像のように、ステップ5のカスタムオブジェクト検索アクションで取得したアウトプットから選択して設定してください。
・もし、必須項目では無いが入力したい項目がある場合、ステップ5のアクションでアウトプットを取得して設定しましょう。

・「事業所種別」や「敬称」は取引先ごとに変更できないため、基本的に法人との取引になることを想定して「法人」「御中」と設定します。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ7：freee請求書の請求書作成アクションを設定

次に、freee請求書で請求書を作成するアクションを設定します。
フローボットの「請求書の作成」をクリックしてください。

下記のページで連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックしてください。

遷移先のAPI接続設定ページで、案内に従って各項目を設定してください。
「請求日」や「取引日」など、ステップ6の時と同様、ステップ5で取得したアウトプットの値から設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックして設定を完了させましょう。

ステップ8：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書が発行されます。

その他のSalesforceやfreee会計を使った自動化例

他にもSalesforceやfreee会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Salesforceからfreee会計に取引先を追加する

毎日の業務の中で、Salesforceとfreee会計の間の情報共有に、手間取っていませんか？
この自動化フローを活用すると、freee会計での手動入力の手間が削減でき、データの一貫性が保たれ、ヒューマンエラーも軽減されます。
これにより、業務効率化を実現し、より重要なタスクに集中できます。

2. Salesforceで商談が受注になったら、freee会計に取引先を登録する

こちらのフローは、Salesforceとfreee会計の間で取引先の情報を手動で移行する手間に悩んでいる方にオススメです。
Salesforceで商談が受注されると、freee会計へ情報が自動で登録され、手動入力の手間やミスを大幅に削減できます。
削減された時間を別の業務に充てることで、チームの効率アップと情報の正確性の向上が期待できます。

3. 発送伝票の情報をOCRで読み取り、Salesforceに格納する

発送伝票の手動入力作業は、時間と集中が必要ですよね。
このフローではOCR技術を活用し、伝票情報をスピーディにSalesforceに格納できるため、面倒な作業を解消することができます。
手入力によるミスや時間の浪費を防ぎ、迅速で正確な情報共有に役立ちます。

Salesforceとfreee会計の連携メリットと具体例

メリット1：情報入力作業の削減

Salesforceで商談が成立したとき、通常では営業担当者や経理担当者がfreee会計に取引先情報を手入力する必要があります。
しかし、このプロセスを自動化することで、Salesforceに登録されている会社情報をそのままfreee会計に連携し、取引先情報の自動登録が可能です。
こうすることで、二重入力の煩雑さを解消し、人的ミスを防ぐことができます。

例えば、手作業による社名の間違いや住所の入力ミスを防ぎ、正確な取引先情報を持続できるようになります。
特に、月に数十件の商談が成立する企業では、データ入力の時間と労力を大幅に削減できます。
また、経理担当者はデータ確認に専念できるため、業務効率が高まります。

メリット2：定型的な請求書発行業務を自動化

商談が特定のフェーズ（例：「成約」）に進むたびに請求書を作成する業務は、経理担当者にとって大きな負担ですよね。
このプロセスを自動化すると、Salesforceの商談情報を基に請求書が自動的に作成され、freee会計に登録されます。

具体的には、商談が「成約」のフェーズになると、自動で顧客情報と商談内容に基づいた請求書が作成されます。
このプロセスにより、請求書発行の遅れや入力ミスを削減し、キャッシュフローの改善に貢献します。
特に、サービス業やサブスクリプションのようなビジネスでは定期的な請求書発行が必要なため、自動化のメリットは非常に大きいです。

メリット3：業務の属人化を防ぎ、誰でも同じ業務フローを実行可能に

手動による請求処理では、担当者によって処理スピードやミスの発生率が異なることがあります。
また、特定の担当者しか手続きを知らない場合、その人が不在だと業務が滞るリスクがありますよね。
この自動化フローを導入すると、誰でも同じように請求業務を進めることが可能です。

例えば、新しいスタッフが担当者になっても、システムが自動で請求処理を行うため、業務の引き継ぎがスムーズになります。
さらに、業務フローが可視化されることで全体のプロセスの見直しが容易になり、更なる業務改善を行いやすくなります。

まとめ

いかがでしたか？本記事では、「Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する方法」についてご紹介しました。
Salesforceとfreee会計を連携することで、営業から請求までのプロセスを自動で一元管理でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。
手動のデータ入力や請求書発行作業を自動化すると、ヒューマンエラーが減り、業務のスピードアップに貢献します。
また、業務の属人化を防ぎ、誰でも一貫したフローで業務を遂行できる環境を整えることで、組織全体の生産性を高めることが可能です。

ぜひ、本記事を参考にしながら、Salesforceとfreee会計の連携を検討してみてください！