Salesforceでステータス変更後Google Driveに自動で保存する方法

SalesforceとGoogle Driveの連携フローの作り方

今回は、【Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存する】というフローを作成します。
このフローを使うと、Salesforceの商品情報が更新されると、その内容が自動的にGoogle Driveに反映されるため、二重入力の手間を省けます。

工程は全部で4ステップです。

1.SalesforceとGoogle Driveをマイアプリ登録
2.Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動するトリガーの設定
3.Google Driveにアップロードする設定
4.テストと確認

ステップ1:SalesforceとGoogle Driveのマイアプリ連携

1.Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はSalesforceとGoogle Driveをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、SalesforceとGoogle Driveのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。

なお、Salesforceのマイアプリ連携について、詳細は以下のリンクを参照してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法

なお、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
また、チームプランやサクセスプランなどの一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

2. タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3. トリガーの起動間隔、カスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、マイドメインURLを設定してください。
Salesforceの各API参照名の確認の仕方がわからない場合は、こちらを参照してください。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、注意してください。
設定が完了したらテストを行い、問題がなければ保存します。

ステップ3:Google Driveにアップロードする設定

1.次は、レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得するアクションを設定していきましょう。
「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。

2.Salesforceと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

3.マイドメインURLとレコードIDを設定してください。
レコードIDの欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されるので、選択してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.次は、最新のコンテンツバージョンIDを取得するアクションを設定していきましょう。

5.アクションは「最新のコンテンツバージョンIDを取得する」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

6.マイドメインURLとコンテンツIDを設定します。
コンテンツIDは、一つ前のステップで取得したアウトプットを参照してください。
設定が終わったらテストを行い、エラーが出なければ保存してください。

7.次は、ファイルをダウンロードするアクションを設定していきます。

8.アクションは「ファイルをダウンロード」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

9.マイドメインURLとコンテンツバージョンIDを設定します。
コンテンツバージョンIDは、先ほど取得したアウトプットを参照してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

10.次は、Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定していきます。

11.Google Driveと連携するアカウント情報を入力し、「ファイルをアップロードする」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

12.各項目を入力していきます。
格納先のフォルダIDは必須項目です。欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
入力が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

13.これで、【Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Salesforce・Google Driveを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceやGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
業務全体の進行をスムーズにしたい方に有用なフローです。
このテンプレートを使用すると、Salesforceで新しい取引先が追加されるたびに、Google Driveにフォルダが自動で作成されるため、手動管理の手間が減ります。

2.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
SalesforceのToDoオブジェクトが登録されるたびに、Google スプレッドシートのデータベースに自動的に反映されます。
これにより、担当者はデータ入力の重複を減らし、より重要な業務に集中できます。

3.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信するフローです
このテンプレートを導入することで、取引先責任者のイベントに基づき、Gmailが自動で定型メールを送信します。
担当者は日々のルーチン作業から解放され、空いた時間を重要な業務に使うことができます。

まとめ

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、Salesforce内のステータス変更に応じて、ファイルを自動的にGoogle Driveへ保存できるようになりました。
これにより、担当者はファイル保存の手間から解放され、顧客とのコミュニケーションや営業活動に注力できます。
自動化をYoomで導入するために、専門的なスキルは不要です。指示に従って必要な情報を入力するだけで、プログラミング不要で簡単に使えます。
普段の業務に欠かせないアプリを連携し、効率的な働き方を目指しましょう。