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営業活動を行う際に、取引先と名刺交換をしてSansanに連絡先を登録した際、その取引先に関する資料を共有するためにフォルダをその都度作成するとなると非常に手間がかかり、作成漏れや共有遅れに繋がる可能性があります。
本記事では、SansanとDropboxを連携して、Sansanで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを自動で作成する方法をご紹介します。
この方法を活用することで、業務を効率化するとともに、データの一元管理が可能になり、必要な情報に円滑にアクセスできる環境を整えられる可能性があります。
ノーコードツールYoomを活用して、プログラミング不要でSansanとDropboxを連携する手順とメリットを分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
SansanとDropboxを連携するメリット
メリット1.情報管理の自動化で業務効率が向上！
SansanとDropboxの連携により、Sansanで新たな取引先が登録されるたびに、Dropboxに自動でフォルダを作成することができます。
通常、新しい取引先ごとに個別にフォルダを作成する場合、手入力の手間が発生しますが、この連携により業務を自動化できるため、担当者は、該当するフォルダをすぐに活用できる環境を整えることが期待できます。
フォルダ作成のような単純作業を自動化することで、業務スピードを向上させ、より生産性の高い業務運営が期待できます。
メリット2. 一元管理により円滑な情報アクセスが可能に！
SansanとDropboxの連携により、Sansanに取引先が登録されるたびに自動的に従業員ごとのフォルダがDropbox上に作成できます。
この自動化により、各取引先に関連するデータが分散することなく一元的に管理でき、営業チームやプロジェクトメンバーは、必要な情報に円滑にアクセスできる環境が整えられる可能性があります。
これにより、必要な書類やデータの共有が迅速に行えるため、プロジェクトのスムーズな進行につながり、営業戦略の構築やプロジェクトの成功率向上が期待できます。
[Yoomとは]
Yoomを使用しSansanとDropboxを連携する方法
ここからは、Yoomを使用してSansanとDropboxを連携し、『Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する』というフローボットを作成する方法をご紹介します。
工程は下記4ステップで完了します！
おおまかな設定が既に完了しているフローボットテンプレートを活用するので、誰でも簡単に設定できますよ。
〈フローボット作成時の注意事項〉
・Sansanは、一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
〈事前準備〉
下記バナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録フォームに入力を行ってください。
※すでに登録済みの方は、ログインしてください。
それでは、さっそく設定していきましょう！
Sansanで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
ステップ1:SansanとDropboxをマイアプリ連携
まず、SansanとDropboxをYoomのマイアプリに登録してください。
1. Sansanの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からSansanを検索します。
アカウント名とアクセストークンを入力して、「追加」をクリックします。
これでSansanのマイアプリ登録が完了しました。
2. Dropboxの登録方法
次は「新規接続」から、Dropboxを検索してください。
上記の画面に移行するので、Dropboxにログインしてください。
これでDropboxのマイアプリ登録が完了しました。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄に表示されますのでご確認ください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください。
Sansanで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2:Sansanに名刺情報が登録されたら起動するトリガーの設定
まずは、「名刺情報が登録されたら」という項目をクリックして設定を進めましょう。
このページはすでに設定されています。
トリガーアクションが「名刺情報が登録されたら」になっていることを確認し、アカウント情報に誤りがなければ、そのまま次のページに進んでください。
トリガーの起動間隔は、プルダウンで任意に選択してください。
※注意事項）トリガーの起動間隔は、プランによって選択できない可能性があります。
テストを行い、アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Dropboxにフォルダを作成する
次に、「フォルダを作成」という項目をクリックして設定を進めましょう。
このページはすでに設定されています。
アクションが「フォルダを作成」になっていることを確認し、アカウント情報に誤りがなければ、そのまま次のページに進んでください。
フォルダのパスは、枠外の注釈を参考に任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットが正しく反映されていることを確認したら、保存してください。
すべての設定が完了したら、上記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを起動させましょう！
これで、「Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」フローボットの完成です。
Sansanで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
その他のDropboxを使った自動化例のご紹介
Yoomでは今回作成したフローボット以外にも、Dropboxを使用した自動化例を多数ご用意しています。
フローボットテンプレート一覧から、Dropboxを使った3つの自動化例をご紹介します！
こちらもぜひご活用ください。
1.Google DriveにGoogle スプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルを自動でアップロードするフローです。
このフローにより、Google スプレッドシートを自動的にPDF形式に変換できるため、手作業による入力の手間を省き、業務を効率化することが期待できます。
Google DriveにGoogleスプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードするフローです。
2.Salesforceでステータスが変更されたらファイルをDropboxに自動で保存するフローです。
このフローを活用することで、Salesforce上の重要なファイルのバックアップや、顧客とのファイル共有を自動化し、業務効率を向上させることが期待できます。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをDropboxに保存するフローです。
3.添付ファイルつきのメールが届いたらSlackでチャンネルにファイルを送り、Dropboxに連携してファイルを自動でアップロードするフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
このフローを活用すると、条件に合ったメールの受信をトリガーに、ファイルの格納からチャット通知まで自動で行うことができるため、担当者間での情報共有を円滑にすることが期待できます。
添付ファイルつきのメールが届いたらSlackでチャンネルにファイルを送り、Dropboxに連携してファイルをアップロードするフローです。
まとめ
本記事では、SansanとDropboxを連携することで、Sansanで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを自動で作成する方法をご紹介しました。
今回作成したフローを活用することで、各取引先に関連するデータを一元的に管理でき、必要な情報に円滑にアクセスできる環境が整えられる可能性があります。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミング知識がなくても簡単にアプリを連携できます。
こちらからYoomの無料登録をして、業務を自動化していきましょう！
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