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※こちらの記事で紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
日々の書類管理に時間がかかり、手作業によるミスが発生していませんか？Slackで頻繁に投稿される書類データを確認し、手動で名前を変更して整理する作業は、業務の効率を下げる一因です。
そんなお悩みを解決するのが、Yoomを活用した「SlackとOneDriveの連携フロー」です。このフローでは、Slackに投稿された書類データをOCRで自動的に読み取り、内容に基づいてファイル名を更新し、OneDriveに保存します。
これにより、手作業の負担を減らし、業務の効率化が期待できます。本記事では、フローを構築する設定方法とメリットをご紹介します。
Slackで投稿された書類データをOCR技術で自動的に読み取り、ファイル名を更新してOneDriveに格納することで手作業によるファイル管理の負担が軽減されます。
従来、書類データを確認し、内容に基づいて適切なファイル名をつける作業には多くの時間と労力が必要でした。しかし、アプリ連携を導入することでこれらの作業が自動化され、担当者は他の業務に集中することが可能になるでしょう。
たとえば、定期的に受け取る請求書や契約書を手動で名前変更して管理していた業務では、自動化によりミスが減少し、書類整理の効率向上が期待できます。
OCR技術を活用することで、手書き文字やスキャンされた書類データも正確に読み取り、デジタル化することができます。この機能により、アナログ書類のデジタル化が進み、紙媒体の管理が不要になることで、物理的な保管スペースの削減や検索性の向上が期待されます。
たとえば、社内で回覧される手書きのメモや報告書をスキャンしSlackに投稿する運用を行っている場合、内容をデジタルデータとして効率よく整理することが可能になります。
SlackとOneDriveを連携することで、書類データが一元的に管理され、必要な情報にアクセスしやすくなります。
これにより、分散管理によるファイルの紛失リスクが低減し、統一的な管理が可能になります。また、OneDriveのフォルダ構造を活用することで、書類の分類や検索も効率的に行えるでしょう。
たとえば、営業部門が受け取る顧客の契約書や関連資料を、部門専用のフォルダに整理する運用を行えば、他部門と混在することなく必要な情報を簡単に参照できるようになります。
ここからノーコードツールYoomを使って「Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Slackに投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新してOneDriveに格納するフローはSlackのAPIを利用して書類データを取得し、OCR技術で内容を読み取った後、Microsoft OneDriveのAPIを用いて整理されたデータを格納することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Slackのマイアプリ連携をするには、ワークスペースへのアクセス許可が必要です。
ログインをして、Yoomと連携したいワークスペースへのアクセスを許可してください。
次に、投稿したいチャンネルにYoomのアプリを追加してください。
ヘルプページを参考に、アプリが追加できたらSlackのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリ連携が完了すると、一覧に追加されます。
ここまで確認出来たら、フローで使用するマイアプリ連携は完了です。
続いてフローの詳細設定に移るので、下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーしておきましょう。
最初の設定は「ファイルがチャンネルに投稿されたら」です。
Slackの指定したチャンネルにファイルが投稿されたら、フローが動くように設定します。
1ページ目には、マイアプリ連携をしたSlackのアカウント情報が反映されています。
必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次に、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがYoomのプランによっては選択できない場合があるので、注意してください。
チャンネルIDを候補から選択し、指定したチャンネルにテスト用の書類をアップロードしたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、上記のようにアウトプットが取得できます。
確認をしたら「保存する」をクリックし、アプリトリガーの設定は完了です。
続いての設定は「投稿されたファイルをダウンロード」です。
先ほどSlackで投稿されたファイルを、文字読み取りのためにダウンロードします。
1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウントの確認を行って次に進んでください。
1番目の設定で取得した「ダウンロードリンク」のアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、ファイルのアウトプットが取得できたら「保存する」でファイルダウンロードの設定は完了です。
続いては「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
まずはアクションの設定を行います。
AIオペレーション(文字起こし)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
今回のフローでは、テストで請求書のファイルを使用しているので「請求書を読み取る」を選択しました。
他にもたくさんのアクションがあるので、読み取りたいファイルに合わせて設定が可能です。
アクションの設定ができたら次に進みましょう。
追加で抽出したい項目は、デフォルトのもの以外で項目がある場合に入力してください。
設定ができたら「テスト」をし、成功したら「保存する」をクリックして文字読み取りの設定は完了です。
最後は「ファイルをアップロード」の設定です。
1ページ目はSlackと同様に、タイトルの修正とアカウントの確認をして次に進んでください。
次では、OneDriveでのファイルの保存場所などを設定します。
ドライブIDなど必須項目を候補から選択し、ファイル名をアウトプットを活用しながら設定してください。
アウトプットの部分は、書類の内容によって変化します。
「{{発行元の企業}}のファイル」という設定にすれば、アウトプット部分だけが変わってファイル名がつけられます。
設定を終えたら「テスト」をクリックし、指定したフォルダにファイルが作成されることを確認しましょう。
作成を確認できたら「保存する」をクリックして設定を完了してください。
最後にトリガーをONにします。
これでSlackでファイルがアップロードされたら、自動で文字を読み取りOneDriveにファイルをアップロードされるようになります。
設定したフローは以下のものです。
Slackで受け取ったファイルをOneDriveにアップロードする
Slackに投稿されたファイルを自動的に取得し、OneDriveにアップロードするフローです。これにより、手作業でのファイル整理が不要となり、情報の一元管理が期待できます。
Slackで受け取った重要なデータを効率的に保存したい方に最適です
特定のスケジュールになったらOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付する
指定したスケジュールでOneDriveに自動でフォルダを作成し、Slackに通知するフローです。これにより、業務の進捗やタスクの管理が効率化されることが見込まれます。
定期的なファイル管理を効率化したい方におすすめです。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
Googleフォームで受信した契約書をOCRで解析し、データをkintoneに追加した後、Slackで通知するフローです。これにより、契約書管理の効率化やデータの正確性向上が期待できます。
契約管理を簡単に自動化したい方におすすめのフローです。
Yoomを使えば、SlackとOneDriveを簡単に連携し、書類データの管理を効率化することが可能です。
OCR技術を活用することで、正確なファイル名の自動更新やデータ整理がプログラミング不要で実現できます。これにより、手作業のミスを減らし、チーム全体の生産性向上が見込まれます。
Yoomは直感的な操作性で、初めての方でも簡単に使い始められる点も魅力です。日々の書類管理に悩まされている方は、Yoomに無料登録して業務効率化の第一歩を踏み出してみませんか？
