・
SmartHRとDiscordを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知する方法
従業員の採用活動を通年行っている企業の人事業務担当者にとって、人事労務管理の効率化は業務を進める上で重点におく目標の一つです。しかし、新入社員を受け入れるにあたり発生する業務は非常に多く、時間もかかります。そこでこのきじでは、SmartHRとDiscordを連携し、SmartHRに従業員が登録されたら自動的にDiscordに通知を送る方法を詳しく解説します。この連携を活用することにより、新入社員の情報共有や受け入れ準備をスムーズに進めることが期待できます。手動での情報伝達の手間を省き、人事担当者の業務負担の軽減にもつながるでしょう。ぜひ、自動化の方法を習得し、業務効率の向上を目指しましょう。
こんな方におすすめ
今回の自動化をぜひ使ってみてほしいのは、以下のような方々です。
- SmartHRとDiscordを業務で活用している方
- 新入社員の入社までの準備を効率化したい人事・総務担当者
- リモートワーク環境下で新入社員の情報周知をスムーズにしたい企業の管理者
- 新入社員の入社に伴う各配置の対応フローを自動化したい担当者
- 自動通知によって効率的な情報共有を行い、社内業務の効率化を図りたい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRに従業員が登録されたらDiscordに通知する方法
SmartHRに従業員情報が登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、Discordの提供するAPIを用いてDiscordの指定のチャンネルにSmartHRで登録された従業員データを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- SmartHRとDiscordをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後に続くDiscordのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、SmartHRとDiscordの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
ステップ1：SmartHRとDiscordをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、SmartHRの登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補から「SmartHR（OAuth）」を選択します。
SmartHRのURLから「サブドメイン」を取得し、設定しましょう。
最後に「追加」をクリックします。
次にDiscordの登録です。
先ほど同様に、検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から「Discord」を選択します。
「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。
マイアプリにSmartHRとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：SmartHR「従業員が登録されたら」のトリガーを設定
ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にSmartHRの設定を行うため、「従業員が登録されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「SmartHRと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→従業員が登録されたら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、サブドメインを入力したら「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックしましょう。
次に、実際にトリガーとなる「従業員の追加」アクションをSmartHRで実行し、以下の画面で「テスト」をクリックしましょう。
成功すると、以下のようなアウトプットが取得できます。
アウトプットの値はフロー起動ごとに変動するため、次のDiscordで作成するメッセージ内容に使用したりできます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「テスト」成功後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3：Discord「Discordに通知する」のアクションを設定
登録のあった従業員について通知を送ります。
「Discordに通知する」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送信
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定を行いましょう。
まず、「チャンネルID」を設定します。
送信したいチャンネルのURLから取得できます。
次に送信する「メッセージ内容」を設定しましょう。
今回は以下のように設定を行いました。
取得できたアウトプットを使用することで、内容を毎回変動して送信することができますよ。
ぜひ、業務に合わせた内容で設定を行ってみましょう。
設定完了後「テスト」を実行します。
実際にテストが成功してDiscordに送信されたメッセージは、アウトプットの表示に値が入り、以下のようになりますよ！
最後に「保存する」をクリックして、設定完了です。
ステップ4：SmartHRとDiscordの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
さらに自動化するには
通知を細分化する
部署ごとにチャンネルを持っている場合、Discordへの通知のアクションを追加するのはいかがですか？
例えば、人事部の労務手続きチームには、雇用保険番号や基礎年金番号、標準報酬月額などをアウトプットで通知するだけで手続きへスムーズに取り掛かることができるでしょう。
他にも、備品管理を行なっているチームのチャンネルに、所属部署や役職を通知して、PCやタブレットなどの機器の準備を依頼することもできます。
各部署によって必要な情報が違うため、通知を分けることでより効率的な情報共有につながるでしょう。
「＋」ボタンをクリックすると、他のアクションを追加できるので、ぜひ試してみてくださいね。
書類を発行し、送信する
Yoomには「書類を発行する」というオペレーションがあります。
Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Microosoft Excelのいずれかに雛形を作成し、指定の方法でアウトプットを入力したい箇所を設定することで書類の発行が可能です。
※書類を発行するについては詳しくはこちらをご覧ください。
さらに、作成し発行された書類はアウトプットとして使用することができます。
「書類を発行する」の後に、「メールを送る」のオペレーションを続けることで発行した書類を送信することができますよ！
労働条件通知書や秘密保持契約書など、入社後に発行する書類に応用してみてくださいね。
SmartHRを使ったその他の自動化例
他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEのアカウントを発行
初めに紹介するのは、KING OF TIMEとの連携フローです。勤怠にKING OF TIMEを活用している方は、わざわざ手作業で登録することなく、アカウントの発行を完了できるでしょう。
■概要従業員の入社手続きに伴い、SmartHRに情報を登録した後、KING OF TIMEにも同じ内容を手入力する作業に手間を感じていませんか？このような二重入力は、人事労務担当者の負担になるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでKING OF TIMEのアカウント発行が自動で完結するため、面倒な繰り返し作業を減らし、正確で迅速な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとKING OF TIMEを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員情報の二重入力を減らし、アカウント発行業務の効率化を検討している方
- 労務管理システムのデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報が追加されると、自動でKING OF TIMEに従業員が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとKING OF TIMEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでKING OF TIMEの「従業員の登録」アクションを設定し、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、自動化の対象としたいテナントIDを任意で指定することが可能です。
- KING OF TIMEに従業員を登録する際に、氏名や社員番号など、SmartHRから連携する情報を任意で選択・設定できます。
■注意事項- SmartHR、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
- KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとKING OF TIMEを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員情報の二重入力を減らし、アカウント発行業務の効率化を検討している方
- 労務管理システムのデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が追加されると、自動でKING OF TIMEに従業員が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとKING OF TIMEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでKING OF TIMEの「従業員の登録」アクションを設定し、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、自動化の対象としたいテナントIDを任意で指定することが可能です。
- KING OF TIMEに従業員を登録する際に、氏名や社員番号など、SmartHRから連携する情報を任意で選択・設定できます。
■注意事項
- SmartHR、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
- KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。
2.Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
次に紹介するのは、Notionでも従業員情報を管理している方におすすめのフローです。手作業での登録作業を省き、データの整合性を保つことにつながります。
■概要Notionで管理している従業員情報を、SmartHRへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。複数のツールに従業員情報を登録する作業は、人事・労務担当者にとって負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、その内容がSmartHRへ自動で追加されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとSmartHRに従業員情報を二重入力しており、手間を感じている人事労務担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや登録漏れを防ぎ、情報連携の精度を高めたい方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報が追加されると自動でSmartHRにデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で情報が自動で連携されることで、手作業によるデータ転記で起こりがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーが「ページの作成」か「ページの更新」かを判別するようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに従業員情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- SmartHRに従業員を登録する設定では、Notionから取得したどの情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを任意で設定できます
■注意事項- Notion、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- NotionとSmartHRに従業員情報を二重入力しており、手間を感じている人事労務担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや登録漏れを防ぎ、情報連携の精度を高めたい方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Notionに従業員情報が追加されると自動でSmartHRにデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で情報が自動で連携されることで、手作業によるデータ転記で起こりがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
- はじめに、NotionとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーが「ページの作成」か「ページの更新」かを判別するようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに従業員情報を登録します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- SmartHRに従業員を登録する設定では、Notionから取得したどの情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを任意で設定できます
- Notion、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する
最後に紹介するのは、Chrome拡張機能を活用したフローです。従業員の詳細ページからフローを起動することができます。在籍証明書の発行を自動で行うことで、対応の迅速化が期待できます。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
- 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
- Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
- 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
- Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
SmartHRとDiscordを連携するメリットと具体例
メリット1：人事・総務の事務負担を軽減
新入社員の情報を手動で確認し、各種ツールに反映する作業は、意外と手間がかかります。 特に中小企業や急成長中のスタートアップ企業では、人事・総務担当者のリソースが限られており、多くの業務をこなす必要があります。この連携を活用することで、新入社員の情報を自動で通知することができます。例えば、ベンチャー企業の人事担当者がこの自動化を活用することで、手作業による負担が減り、採用や社内研修などのコア業務に集中できるようになるかもしれません。また新入社員が所属する部署では、実際の配属までの時間にオンボーディングの準備ができ、受け入れ準備を円滑に進められるでしょう。
メリット2：社内コミュニケーションの活性化
新しい従業員の登録を社内でスムーズに共有することで、チーム内のコミュニケーションの活性化が期待できます。 特にリモートワーク環境では、新入社員の入社を知る手段が限られていますが、SmartHRの登録情報が自動でDiscordに通知されることで、チームメンバーが新入社員の存在を把握しやすくなるでしょう。新入社員をスムーズに受け入れる仕組みが構築されることで、受け入れる側も入る側もスムーズに業務を開始できるかもしれません。結果として、入社直後の離職率低下につながる可能性があります。
メリット3：配置ごとの業務フロー連携をスムーズに
新しい従業員が登録された際に、自動的に配置ごとの対応フローを開始することができます。例えば、エンジニア職の新入社員が登録されたら、IT管理チームにPCやアカウントの準備を依頼する通知、営業職なら営業部のマネージャーに研修スケジュールを共有することができるでしょう。これにより、配置ごとの対応漏れを防ぎ、業務フローの透明性が向上するでしょう。入社までの間に受け入れの準備を完了させることで、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えられるでしょう。
まとめ
SmartHRとDiscordの連携によって、人事・総務担当者の負担軽減や社内コミュニケーションの活性化など、多くのメリットを享受できるでしょう。SmartHRに登録された新入社員の情報を自動で共有することで、受け入れ体制の強化や業務フローの効率化が実現できるかもしれません。ぜひこの連携を業務に取り入れ、社内業務の自動化と効率向上を目指してみませんか？Yoomを活用することで多くのメリットを得ることができるかもしれませんよ。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
