■概要
Notionで管理している従業員情報を、SmartHRへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。複数のツールに従業員情報を登録する作業は、人事・労務担当者にとって負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、その内容がSmartHRへ自動で追加されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSmartHRに従業員情報を二重入力しており、手間を感じている人事労務担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや登録漏れを防ぎ、情報連携の精度を高めたい方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が追加されると自動でSmartHRにデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で情報が自動で連携されることで、手作業によるデータ転記で起こりがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーが「ページの作成」か「ページの更新」かを判別するようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに従業員情報を登録します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- SmartHRに従業員を登録する設定では、Notionから取得したどの情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを任意で設定できます
■注意事項
- Notion、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。