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「従業員の退職情報の反映プロセスに手間を感じている」「社員データ管理の効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
企業の人事部門や管理部門にとって、退職者の情報管理は重要な業務の1つです。しかし、情報の共有や対応を手作業で行っていると、どうしても時間がかかり、人的エラーのリスクも伴います。そこで本記事では、SmartHRとGmailを連携し、退職日が更新された際に自動で該当部署へ通知する方法をご紹介します。この自動化により、退職者対応の効率化と業務の円滑化を実現できるでしょう。
本記事を参考に、ぜひお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRでの退職日などの更新時にSmartHRのAPIを経由してその情報を受け取り、GmailのAPIを用いて指定のGmailに通知することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
SmartHRとGmailをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、SmartHRのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「SmartHR」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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SmartHRにログインすると、マイアプリにSmartHRが追加されます。これで登録は完了です。
「サブドメイン」には、SmartHRのURL「https://●●●●●●.smarthr.jp」の中の「●●●●●●」を入力してください。
同様に、Gmailも登録してみましょう。
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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Gmail」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面の赤枠部分をクリックしてログインすれば、Gmailのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
テンプレートの設定の前にYoomの操作画面でデータベースの準備を行います。
下記画面のようにデータコネクト機能を使い、SmartHRと情報を同期して表を作成します。
ここでは、担当部署に通知をしたい情報を記載しましょう。
また、今回は「部署」の情報がこのあとの設定に必要になるため必須で入力をします。
※データコネクト機能の方法については、こちらをご参照ください。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
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下記画面の項目では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
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次に、「データベースの連携」を設定します。
欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、前のステップで作成したデータベースに該当するものをクリックして入力しましょう。
入力完了後、「次へ」をクリックして次に進みます。
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次に表示される画面では、「起動するレコードの条件」を設定します。
退職日が更新された社員のデータを取得したいため、下記画面では「退職・解雇・死亡年月日」が「空でない」という条件で設定しました。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、進行先切り替えの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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次に、下記画面の項目を設定します。
今回は部署ごとに分けて通知をしたいため、切り替え対象は「部署」となっています。
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次は、「切り替え条件」を設定していきます。
通知したい部署それぞれを入力しましょう。
入力完了後、「保存する」をクリックして次に進みます。
次に、Gmailの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
次に表示される下記画面の項目では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。
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次に「メールの内容」を設定していきます。
まずは、基礎情報を任意で入力していきましょう。
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メールの本文については、欄をクリックすると選択メニューが表示され、前のステップで取得したデータが選べます。
ここでは、「選択メニューから選ぶ取得情報」と「任意の文章」を組み合わせて文章作成いたします。
入力完了後、「次へ」をクリックして次に進みます。
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次に表示される画面でメールの内容を確認し、確認完了後「テスト」をクリックします。
「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
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その後、下記画面の赤枠部分をクリックし、他の部署の通知設定も同様に行います。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するテンプレート
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
2. SmartHRで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、SmartHRに新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となるでしょう。
3. SmartHRの情報で在籍証明書を発行しMicrosoft Teamsに通知するテンプレート
このフローでは、SmartHRの従業員ページからChrome拡張トリガーを起動することで、在籍証明書をスムーズに発行することができます。在籍証明書の発行後はMicrosoft Teamsに通知されるため、従業員に漏れなく共有することが可能です。
退職者が出た際の社内システムの対応を手動で行っていると、対応漏れが出てくるリスクを伴います。そこで、SmartHRとGmailを連携することでこういったリスクを軽減できます。例えば、IT部門は退職者のシステムアクセスを自動で無効化し、社内の情報漏えいのリスクを低減できるでしょう。この自動化により、退職者のアカウント削除やデータバックアップ等の漏れのない退職者対応が期待できます。
退職者情報を手動で管理していると、データ反映に時間がかかり、関係部署間の連携がうまくいかなくなる可能性があります。そこで、SmartHRとGmailを連携することでこれらの作業を自動化できます。例えば、総務部はオフィス設備の返却手続きを漏れなく行い、経理部は最終給与の調整を早めに進めることができるでしょう。この自動化により、各部門が早めに業務対応でき、社内全体の作業効率の向上が期待できます。
社内に退職者が出た際に手動で従業員情報を管理していると、引き継ぎ業務の管理が煩雑になってしまうでしょう。そこで、SmartHRとGmailを連携することで解決が期待できます。例えば、プロジェクトマネージャーは退職者の担当務を把握し、後任者へのスムーズな移行が準備可能です。この自動化により、引き継ぎ漏れや業務停滞を防ぎ、継続的な業務運営を支援します。
以上、SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知する方法をご紹介しました。
企業の人事部門や管理部門にとって、退職者の情報管理は重要な業務の1つです。しかし、情報の共有や対応を手作業で行っていると、どうしても時間がかかりミスや人的エラーのリスクが伴います。
そこで、SmartHRとGmailの連携により、退職者情報の管理と共有が自動化され、業務の効率化とセキュリティの向上が期待できます。この自動化により、退職者対応の漏れ防止や部門間の情報共有の効率化、引き継ぎ業務の円滑化といったメリットが見込めます。
本記事を参考に、ぜひお試しください。
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