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SmartHRとMicrosoft SharePointを連携して、SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法
現代のビジネス環境では、効率的な情報管理と迅速なデータ共有が求められています。
特に従業員情報や報告書の管理には、手動での作業が多くの手間を要し、ミスの原因となることもあります。
そこで今回は、SmartHRで従業員が登録されたら、Microsoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成するフローをご紹介いたします。
SmartHRとMicrosoft SharePointを連携させることで、従業員が登録された際に自動で個別のフォルダを作成し、情報の一元管理や共有が期待できます。
このブログでは、その具体的な方法と連携によるメリットをご紹介します。
こんな方におすすめ
- SmartHRとMicrosoft SharePointを活用している方
- 新入社員のオンボーディングプロセスを効率化したい方
- API連携を活用して人事労務業務の自動化を検討している方
SmartHRとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例
メリット1：情報の一元管理による効率化
SmartHRで登録された従業員ごとに、Microsoft SharePointに自動的にフォルダが作成されることで、各種情報を統一された場所で管理できます。
これにより、担当者が複数のシステムやファイルを行き来する手間が省け、迅速な情報の検索や更新が期待できます。
例えば、従業員の評価データや契約情報を同じフォルダに集約することで、必要な情報に迅速にアクセスできるため、業務効率の向上が見込めます。
メリット2：新入社員のオンボーディングプロセスの効率化
従業員がSmartHRに登録された段階で、SharePoint上にその従業員専用のフォルダが自動作成されるため、入社手続きの一環として必要な書類や資料のスムーズな準備が期待できます。
例えば、雇用契約書や研修資料、会社規則のPDFをあらかじめアップロードしておくことで、新入社員は必要な情報を素早く確認でき、早期に業務準備を整えられます。
これにより、初期の混乱を防ぎ、オンボーディングプロセスの効率化が見込めます。
メリット3：ヒューマンエラーの防止による正確性向上
従業員がSmartHRに登録された際に、Microsoft SharePointに自動的に従業員ごとのフォルダが作成されることにより、フォルダ作成時の手動入力ミスや、ファイルの配置ミスといったヒューマンエラーを防止できます。
例えば、新入社員のフォルダが素早く自動生成されるため、契約書や給与明細などの迅速かつ正確な管理が期待できます。
これにより、業務の正確性が向上し、時間の節約も見込めます。
ここからは、Yoomのテンプレート【SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する】という連携フローを使って設定をしていきます。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法
SmartHRで登録された従業員情報をSmartHR APIで受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを経由して、従業員ごとのフォルダを自動で作成することが可能です。
Yoomというノーコードツールを活用すれば、プログラミング知識がなくても簡単にこの自動化を実現できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
- SmartHRとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー、アクションの設定
- 最後にトリガーが起動するかを確認
事前準備
1)まずYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)SmartHRのマイアプリ登録にはサブドメインが必要です。
事前にサブドメインを確認し、保存しておいてください。
※SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインです。
なお、SmartHR(OAuth)の詳しいアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
ステップ1：SmartHRとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「SmartHR」と「Microsoft SharePoint」を1つずつ検索します。
SmartHRは、「SmartHR」と「SmartHR(OAuth)」2つが検索結果に表示されますが、「SmartHR(OAuth)」の方を選択してください。
SmartHR(OAuth)を選択できたら、事前に保存しておいたサブドメインを入力し、「追加」をクリックします。
同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックします。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー 従業員が登録されたら」をクリックします。
ステップ4：SmartHRのアクションを設定
1) アクションは「従業員が登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「次へ」をクリックします。
3) Webhookイベントを送信するかトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Microsoft SharePointのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダを作成」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
SmartHRのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」をクリックします。
これで【SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
- 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
- バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。
■注意事項
- SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例
他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成するこのテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、Microsoft SharePointに自動で従業員ごとのフォルダを作成する仕組みです。
フォルダ名には従業員名や部署名が含まれるため、効率的な情報管理が見込めます。
これにより、各部署の資料や個人情報を一元管理でき、検索や共有が簡単になり、業務効率の向上が期待できます。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビに情報を登録した後、手作業でMicrosoft SharePointに従業員個別のフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが、手間がかかる上に、フォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されたことをトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成されるため、入社手続きに伴う作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- カオナビとMicrosoft SharePointで従業員の情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員の入社手続きに伴う手作業でのフォルダ作成に、手間やミスを感じている方
- SaaS間の情報連携によって、定型業務の自動化や効率化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- カオナビに従業員を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、カオナビとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、カオナビから取得した情報を元にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定する際に、フォルダを作成したいサイトIDやドライブIDなどを、ご利用の環境に合わせて候補から選択してください。
■注意事項
- カオナビとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビに情報を登録した後、手作業でMicrosoft SharePointに従業員個別のフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが、手間がかかる上に、フォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されたことをトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成されるため、入社手続きに伴う作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- カオナビとMicrosoft SharePointで従業員の情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員の入社手続きに伴う手作業でのフォルダ作成に、手間やミスを感じている方
- SaaS間の情報連携によって、定型業務の自動化や効率化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- カオナビに従業員を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、カオナビとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、カオナビから取得した情報を元にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定する際に、フォルダを作成したいサイトIDやドライブIDなどを、ご利用の環境に合わせて候補から選択してください。
■注意事項
- カオナビとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする
このテンプレートは、freeeサインで締結された契約書を自動でMicrosoft SharePointにアップロードする仕組みです。
アップロード時に契約書の部署名や契約者名をフォルダ名に含めることで、契約書管理が整理され、迅速な検索や共有が見込めます。
これにより、手作業でのアップロードを省き、法務部門や営業部門の業務効率が向上し、契約管理の正確性向上も期待できます。
■概要
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 電子署名サービスとしてfreeeサインを利用している企業
・契約書の締結後、自動的に送信する運用に手間を感じている方
2. Microsoft SharePointを利用している企業
・SharePointを利用して契約書を一元管理しているが、手動でのアップロードに時間がかかる方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。
これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が図れます。
また、契約書が自動的にアップロードされるため、手動でのファイル管理作業が不要となり、アップロードし忘れるなどのヒューマンエラーを減少させることができます。
このフローを活用することで、業務の生産性向上とともに、情報の正確性の確保が実現できるでしょう。
■注意事項
・freeeサインとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 電子署名サービスとしてfreeeサインを利用している企業
・契約書の締結後、自動的に送信する運用に手間を感じている方
2. Microsoft SharePointを利用している企業
・SharePointを利用して契約書を一元管理しているが、手動でのアップロードに時間がかかる方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。
これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が図れます。
また、契約書が自動的にアップロードされるため、手動でのファイル管理作業が不要となり、アップロードし忘れるなどのヒューマンエラーを減少させることができます。
このフローを活用することで、業務の生産性向上とともに、情報の正確性の確保が実現できるでしょう。
■注意事項
・freeeサインとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
このテンプレートは、Notionで取引先が登録されると、Microsoft SharePointに自動で取引先ごとのフォルダを作成する仕組みです。
フォルダ名には取引先名や担当部署名を含めることで、資料や契約書のスムーズな管理が見込めます。
これにより、取引先情報の整理が簡単になり、営業部や管理部が効率的に情報を共有・検索でき、業務のスピードアップとミスの削減が期待できます。
■概要Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
■注意事項
- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
このブログでは、SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法をご紹介しました。
SmartHRとMicrosoft SharePointの連携は、従業員情報の自動的なフォルダ作成により、資料の検索や共有が容易になり、担当者の負担の軽減が見込めます。
また、新入社員のオンボーディングプロセスがスムーズになり、早期に業務に適応できる環境整備も期待できます。
これにより、企業の情報管理を大幅に効率化し、業務の正確性向上も見込めます。
また、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化が実現でき、誰でも手軽に導入可能です。
ぜひこのブログの手順を参考に連携を試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
