SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

■概要

新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRへの登録後、別途Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを手作業で作成していると、手間や入力漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Microsoft SharePointに専用フォルダが自動で作成されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとMicrosoft SharePointを使い、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当の方
• 従業員情報の管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている情報システム部門の方
• バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRに従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
   この設定で、SmartHRから取得した従業員情報を基にしたフォルダが自動で作成されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SmartHRをトリガーとして設定する際、お使いの環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
• Microsoft SharePointでフォルダを作成するサイトIDやドライブIDは、Yoomが自動で取得する候補の中から選択してください。

■注意事項

• SmartHRとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。