・
契約書の送信業務に手間を感じていませんか？複数の顧客に送信する際の手作業や、ミスのリスクに悩む方もいるかもしれません。
こうした問題を解決するのが、ノーコードツールのYoomを使ったSPIRALとAdobe Acrobat Signの連携です。
この連携で、契約書送信プロセスを自動化し、正確性を向上させるとともに、手作業の負担を減らすことができます。
また、空いた時間をほかの重要な業務に充てることができる可能性が高まるのも、大きな魅力です。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、設定可能な連携方法を具体的にご紹介します。
契約業務を効率化したい方は、ぜひ読み進めてみてください。
SPIRALとAdobe Acrobat Signを連携することで、契約書の送信プロセスが自動化されます。従来の手作業で行われていた送信作業がシステムにより効率化されるため、担当者の負担を軽減し、業務スピード向上につながります。
たとえば、複数の顧客に対して同時に契約書を送る際、手作業でメールに添付する必要がなくなり、テンプレートを利用して一括送信が可能になります。
このように、煩雑な作業の時間を大幅に短縮でき、他の重要な業務に集中する時間を確保できるでしょう。
自動化されたワークフローにより、手作業に伴うヒューマンエラーが減少します。特に、契約書の内容や送信先のミスを防ぐことで、契約の正確性を保つことができます。
また、送信状況や契約書のステータスをシステム上で一目で把握できるため、フォローアップも容易になります。
たとえば、契約書のテンプレートに顧客データを自動入力する仕組みを活用することで、個別入力時のミスを回避できます。このように、システムが情報の整合性を保証することで、業務の信頼性向上が期待できます。
契約書送信のプロセスが効率的で正確になることで、業務全体の信頼性向上につながるでしょう。契約手続きの円滑化は、顧客体験の向上にもつながると言えます。特に、迅速な対応やスムーズなプロセスを提供することは、顧客からの信頼を得るうえで重要です。
たとえば、契約書送信のスピードが速いため、顧客は迅速に契約内容を確認・署名することができ、ビジネスのスタートをスムーズに切ることが可能になります。このように、効率性が顧客の利便性を高めることで、結果として顧客満足度の向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って「SPIRALからAdobe Acrobat Signで契約書を送信する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SPIRALのデータをもとにAdobe Acrobat Signで契約書を送信するフローは、SPIRALのAPIを利用して契約書データを取得し、Adobe Acrobat SignのAPIを使用してその契約書を指定の宛先に送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
SPIRALで管理している顧客情報をもとに、Adobe Acrobat Signで契約書を作成・送信する際、手作業での情報転記に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SPIRALのレコード詳細ページからワンクリックでAdobe Acrobat Signの契約書送信を自動化できるため、こうした契約業務に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名を入力してください。
SPIRALのマイアプリ連携には、アクセストークンの取得が必要です。
マイページにログインをしたら「アカウント発行」→「APIエージェント」とクリックしてください。
「＋」をクリックして、新しいAPIエージェントを作成します。
作成ができたら、「API作成」をクリックして表示されたキーをYoomの画面に貼り付けてください。
以下のリンクを参考にしながら、権限の付与も行ってください。
「アカウント名」には任意のものを設定し「追加」をクリックするとSPIRALのマイアプリ連携完了です。
Adobe Acrobat Signの連携には、Client Secretの入力が必要です。
マイページにログインをしたら、以下の手順でアプリケーションを作成します。
アプリケーションの作成ができたら、クリックして「アプリケーション向けにOAuthを設定」に進みましょう。
以下のリンクを参考にしながら設定を行ってください。
取得したClient SecretをYoomの画面に貼り付けて「追加」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
一覧に追加されていることが確認できました。
次から具体的なフローの設定に移ります。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
■概要
SPIRALで管理している顧客情報をもとに、Adobe Acrobat Signで契約書を作成・送信する際、手作業での情報転記に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SPIRALのレコード詳細ページからワンクリックでAdobe Acrobat Signの契約書送信を自動化できるため、こうした契約業務に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
最初の設定は、トリガー設定です。今回のフローのトリガーにはGoogle Chrome拡張機能を使用します。
拡張機能は一部有料プランのみで利用可能です。対象外のプランの場合は設定するフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には拡張機能を使用したトリガーの設定ができます。
右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
「Chromeに追加」をクリックすれば、すぐにインストール完了です。
フロー起動後、拡張機能をすぐに立ち上げられるようにツールバーに固定しておきましょう。
Chrome画面右上「…」→「拡張機能」→「拡張機能を管理」でYoomを選択して、ツールバーに固定をONにしてください。
これで拡張機能の設定は完了です。続いてフローの設定に進みましょう。
「レコードの詳細ページから起動」です。
SPIRALのページから拡張機能でフローを動かせるように設定します。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたSPIRALのアカウント情報が反映されているのを確認してください。
必要であれば、タイトルをわかりやすいものに修正して次に進みましょう。
次のページでは、フローを起動するための設定を行います。
アプリIDとデータベースIDは候補から選択し、URLサンプルはSPIRALのレコードページのものを貼り付けてください。
実際には、対象のレコードページから拡張機能を1クリックするだけでフローが起動するようになります。
すべて入力をしたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、上記画像の各項目の横にレコードページの詳細が反映されます。
確認ができたら「保存する」でアプリトリガーの設定は完了です。
続いての設定は「レコードを取得」です。
1ページ目では先ほどと同様に、SPIRALのアカウント情報とタイトルの修正を行って次に進んでください。
アプリIDとデータベースIDを候補から選択します。レコードIDはトリガーの設定で取得したものが反映されているので、このまま「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、アウトプットが取得され上記に反映されます。
なお、名前やメールアドレスなどのレコードの詳細情報をアウトプットに追加したい場合は、手動で追加する必要があります。
詳しくは以下のリンクを確認してください。
アウトプットに必要な情報がそろったら「保存する」をクリックして設定を完了させてください。
※設定の前にAdobe Acrobat Signでテンプレートを作成しておきましょう。
最後の設定は「電子サインを依頼」です。
1ページ目は今まで通り、アカウント情報とタイトルの修正を行ってください。
次のページでは電子サインを依頼するための詳細設定を行います。
取得したアウトプットを活用しながら、必須項目を埋めていきましょう。
すべて入力をしたら「テスト」をクリックして「契約書ID」のアウトプットが取得できることを確認してください。
最後に「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
トリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これでフローが動き出し、Google Chrome拡張機能を利用できるようになりました！
設定したフローは以下のものです。
YoomではSPIRALを使った自動化例がほかにもいくつかあるので、ご紹介します。
SPIRALでレコードが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
SPIRALで新たなレコードが登録されると、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信されます。このフローにより、重要な情報をチームメンバー全員でリアルタイムに共有でき、見逃しを防ぐことが期待できます。業務の効率化や迅速なコミュニケーションにもつながるでしょう。
■概要
SPIRALでレコードが登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SPIRALをデータベースとして利用している方
・SPIRALを使って顧客や案件、商品などの情報を管理している方
・登録情報を迅速にチームメンバーと共有したい方
2. 業務でMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsをチームのコミュニケーションに利用している方
・他アプリからの情報をMicrosoft Teamsに集約したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをMicrosoft Teamsでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。
通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
SPIRALで顧客情報をもとに会議予定をGoogleカレンダーに登録し、自動的にGmailで会議URLを送信します。このフローにより、スケジュール調整の手間が省け、顧客対応がスムーズになることが見込まれます。会議の準備が効率化され、時間を有効活用できるでしょう。
■概要
SPIRALで管理する顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やGmailでの案内メール作成を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SPIRALの画面上での操作を起点に、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの会議URLの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SPIRALでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を自動作成する
SPIRALでステータスが更新されると、freee請求書に自動的に請求書が作成されます。このフローにより、作業の抜け漏れを防ぎ、請求業務のスピードアップが期待できます。正確な請求プロセスを保ちながら、業務負担を軽減することが可能です。
■概要
SPIRALでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求情報をSPIRALで管理している方
・取引先への請求情報をSPIRALで一元管理している方
・請求データの入力を日常的に行う経理部門の方
2.ステータスに応じた請求書の作成を行う方
・SPIRALのレコードのステータスを起点に業務を進めている方
・freee請求書における請求書の作成を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee請求書はクラウド型のツールで、請求書の作成を場所を問わず行うことができます。
SPIRALのステータスに応じて請求書の作成を行う場合、更新タイミングの把握が遅れてしまうと業務運営に支障をきたす恐れがあります。
このフローを活用することで、SPIRALでステータスが更新されるとfreee請求書における請求書の作成を自動で行うため、毎回のステータス確認が不要になります。
請求書の作成がタイムリーに行われるため、作成後の確認や顧客への送信もスムーズに進めることが可能です。
また、請求書作成における手動データの入力も省くことができるため、入力ミスや漏れを防止することができます。
■注意事項
・SPIRAL、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomを使ったSPIRALとAdobe Acrobat Signの連携は、契約書送信の作業を自動化し、ミスの削減や業務の効率化を実現します。
プログラミングの知識が不要で、簡単に始められる点も大きな魅力です。
この連携によって、煩雑な手作業から解放され、重要な業務に注力できる環境を整えられるでしょう。この機会にYoomの無料登録をして、業務効率化を目指してみましょう。
