SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

■概要

SPIRALで管理する顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やGmailでの案内メール作成を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SPIRALの画面上での操作を起点に、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの会議URLの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALで顧客管理を行い、頻繁にオンライン会議を設定する営業担当者の方
• GoogleカレンダーとGmailを使った会議案内業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による会議設定での情報転記ミスや、案内メールの送信漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALの画面からカレンダー登録、メール送信までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、会議の日時や宛先の間違い、会議URLの貼り忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SPIRAL、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、SPIRALの画面上の任意のボタンクリックでフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、SPIRALから取得した情報を基に会議予定を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された会議のURLを含む案内メールを顧客に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトルや説明欄に、SPIRALから取得した顧客名などの動的な値を埋め込むことが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）を自由に設定できるほか、件名や本文にも顧客名や会議日時といった動的な情報を挿入できます。

‍■注意事項

• SPIRAL、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。