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「NotionやGoogle スプレッドシートを使った業務を効率化したいけれど、どこから手をつければいいのかわからない…」そんな悩みを抱えていませんか？
NotionやGoogle スプレッドシートのような便利なツールを連携させようと思うと、プログラミングの知識がないと難しく、非エンジニアには難易度が高いです。
そこで今回は、非エンジニアの方でも簡単にこれらのツールを連携する方法をご紹介しようと思います！
プログラミングの知識は一切必要なく、簡単な画面操作のみで完結することができますので、ぜひ最後までご覧ください！
NotionとGoogle スプレッドシートを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それでは、実際にNotionとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で設定を進めていきます。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
今回は「Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、情報をGoogle スプレッドシートにも追加」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずはNotionをマイアプリに接続しましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からNotionを検索してください。
Notionのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックし、アクセス許可の範囲を指定します。
特に問題がなければ、「ページを選択する」という青いボタンを押下します。
画面遷移後に、Notionのページアクセスの許可範囲を指定できるので、ここで任意のページを指定するようにしてください。
下記画像ではすべてにチェックを入れています。
最後に右下の「アクセスを許可する」を押下すれば、Notionのマイアプリ登録は完了です！
次は、「Google スプレッドシート」を選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面に遷移します。
赤枠部分の「Sign in with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
これで各アプリのマイアプリ登録が完了しました！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面が表示されていれば、テンプレートが『マイプロジェクト』にコピーされています。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、情報をGoogle スプレッドシートにも追加」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガーとなる「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しますが、起動間隔とは【起動条件となる動作から何分後に、指定したアクションを起こすか】というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「データベースID」はNotionのURL内から取得が可能です。
ここまで設定したら、Notionの画面で今回のフローを対象としたページを新しく追加してください。
操作後、[テスト]をクリックします。
Notionのデータベース情報や追加したデータが表示されていますね！テスト成功です！
※NotionのIDを取得する際によくあるエラーや確認方法は、以下のページを参照してください
参考：Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法
取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
これでNotionのトリガー設定が完了しました！
次に、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックします。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーとなるNotionのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、最終更新日時が「等しくない」と、後続アクションに進まないように設定しました。
これで、新規ページの更新以外のアクションでGoogle スプレッドシートに情報を反映することはありませんので、新規か既存かわからない情報がどんどん追加されて情報の管理が煩雑になってしまう、なんて事象が防げるでしょう。
今回のフローのように、レコードの作成と更新を切り分けてフローボットを動かす方法については、こちらでも紹介されています。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
続いて、3つ目の「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
Notionのアカウント情報が入力されていることを確認し、データベースIDを入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウント情報に基づいた情報が『候補』に表示されます。
ここからデータベースIDを引用することもできるので、情報入力もしくは選択後、［次へ］をクリックしましょう。
次の画面では、データベースからレコード情報を取得する設定を行うため、「取得したいレコードの条件」を入力しましょう。
こちらは、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
今回は例として、レコードIDに等しいものとして、【オブジェクトID】を指定しました。
［テスト］をクリックし、ページの情報が正しく取得できているかを確認しましょう。（以下は取得したデータ（アウトプット）の一例です。）
取得した結果に問題がなければ［保存する］をクリックします。
最後に、4つ目の「レコードを追加する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報の入力を確認して、下へスクロールします。
『データベースの連携』で、注釈に沿って情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたID情報が表示されます。
手動入力、もしくは対象とするスプレッドシートIDを候補から選択してください。
Google スプレッドシートのタブ名・選択範囲も設定して、[次へ]を押します。
※Google スプレッドシート内に、レコードを追加するため事前に【ヘッダを登録する】必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認してください。
次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。もし、情報を追加したくない項目がある場合には、その部分は【空欄】にしておいてください。
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。
Notionで追加した情報がGoogle スプレッドシートに反映されていましたか？
結果に問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回紹介したもの以外にもNotionとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれもテンプレートが用意されているので、すぐに活用を始めることが可能です。
会議情報の文字起こしを自動で行なって結果を格納したり、タスクデータを別のデータベースに同期することも可能です。
通知アクションを掛け合わせることで、作業のスピード向上も期待できるでしょう。
YoomのスケジュールトリガーやOCR機能を掛け合わせることで、対応漏れや情報の食い違いを最小限に抑えられるようになるでしょう。
また、SFAツールでの会議予定の登録を検知して、予定情報の登録とメンバーへの共有を自動で完結するフローボットもおすすめです。
Notionはタスク管理やプロジェクト管理に適しており、データベースを情報を階層的に整理しやすいのが特徴です。
直感的な操作や、データベース内でのタグ付けやフィルタリングが簡単で、ビジュアルが整っているためチームでのナレッジ共有などに向いています。
一方で、大量のデータの計算を伴う数値分析や細かいデータ操作には向いていません。
Google スプレッドシートは、大量のデータ管理や関数を用いた計算に強みを持っています。
グラフ作成やデータ分析も簡単にでき、データの処理を伴う業務には最適です。
一方で、階層的な情報整理には向いておらず、社内のナレッジ共有などの場面では使い勝手が劣ります。
両サービスを連携することで、双方の特徴を活かした効率的なデータ管理が可能になり、複数のアプリ間を行き来する手間を省くことができます。
データの手動入力やコピー＆ペーストの作業が不要になり、二重入力を避けることができるので、入力ミスを防ぎつつ作業効率を向上させることが可能になります。
Yoomはさまざまなアプリと連携しYoom上で一元管理ができる点が魅力で、アプリ間を行き来しなくて良いのが本当に便利です。
この記事ではNotionとGoogle スプレッドシートの連携についてご紹介しましたが、他にもZoomとGoogleカレンダーの連携をして予定管理を自動化することもYoomならできます。
今回設定をしたようなトリガーアクションがすでにYoomに用意されている場合があり、そのテンプレートをそのまま利用することもできるので、ぜひ活用してみてください！
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