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「NotionやGoogleスプレッドシートを使った業務を効率化したいけれど、どこから手をつければいいのかわからない…」そんな悩みを抱えていませんか？
NotionやGoogleスプレッドシートのような便利なツールを連携させようと思うと、プログラミングの知識がないと難しく、非エンジニアには難易度が高いです。。
そこで今回は、非エンジニアの方でも簡単にこれらのツールを連携する方法をご紹介しようと思います！
プログラミングの知識は一切必要なく、簡単な画面操作のみで完結することができますので、ぜひご参照いただければと思います！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
まず、Notionの通常機能でGoogle スプレッドシートを埋め込んで連携する方法をご紹介します。
ステップ1：Google スプレッドシートのURLをコピーする
Notionに埋め込みたいGoogle スプレッドシートで右上にある「共有」をクリックし、リンクをコピー」を選択してください
ステップ2：Notionに埋め込む
Notionの空のブロックで「/（半角でスラッシュ）」と入力し、表示されたメニューから「埋め込み」を選択、先ほどコピーしたURLを貼り付け、「リンクを埋め込む」を選択します。
以上で、Google スプレッドシートをNotionに埋め込み完了です！
しかし、この方法では、スプレッドシート上の全ての情報が表示されてしまうことがデメリットとして挙げられます。
Notionはナレッジベースとして全メンバーがアクセスできるようになっているチームが多い一方で、埋め込みやインポートでは特定のメンバー以外に見せたくない情報をNotionに表示させないことができません。
今回は様々なアプリとノーコードで連携が可能なYoomでの連携方法紹介します。Yoom、ならNotionとGoogle スプレッドシートを直感的に簡単に連携することができ、さらに、従来の埋め込みやCSVインポートでは不可能だった、定期実行や特定情報のみのインポートなどの設定を加えることができます。
Yoomを活用して、Google スプレッドシートで変更が加えられたらNotionにも情報更新されるフローをご紹介します。フローは下記のテンプレートからコピーしてお使いいただけます。Yoomのアカウント発行がまだの方は発行ページに遷移しますので、登録を完了してから設定を始めてください。
以下の3ステップで簡単に登録できます！
ステップ1: Google スプレッドシートとNotionのマイアプリ連携
ステップ2: Google スプレッドシートの行が更新されたら起動するトリガーの設定
ステップ3: Notionのページプロパティを更新するアクションの設定
まずば、Google スプレッドシートと、その更新情報を同期するNotionのデータベースをそれぞれ準備しておいてください。
ステップ1: Google スプレッドシートとNotionのマイアプリ連携
左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしマイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートとNotionをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
ステップ2: Google スプレッドシートの行が更新されたら起動するトリガーの設定
コピーしたテンプレートを開き、フローボットの「アプリトリガー：行が更新されたら」をクリックします。連携アカウントとアクションを選択します。タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。アプリトリガーのAPI接続設定画面に遷移するので、指示に従い設定を行います。
ステップ3: Notionのページプロパティを更新するアクションの設定
フローボットの「データベースを操作する：ページプロパティを更新する」をクリックし、データベースの連携設定を行います。
※参考：Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法
「次へ」をクリックし、データベース操作の詳細設定を行います。テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する」フローの完成です！
次に「Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、情報をGoogleスプレッドシートにも追加する」設定方法を中心に解説していきます。
次に、Yoomを使ったNotionとGoogleスプレッドシートの連携で、Notionに情報が追加されたらGoogleスプレッドシートにも追加する方法をご紹介します。以下の
3ステップで簡単に自動化を体感できます！
ステップ1：NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ステップ2：Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら起動するトリガーを設定
ステップ3：Googleスプレッドシートに追加するアクションを設定
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
Yoomにログインし、Yoomのマイアプリページの「新規接続」ボタンをクリックし「Notion」を選択します。
使用しているアカウントでログインしてください。
次にアクセス許可の範囲を指定します。
特に問題がなければ、「ページを選択する」という青いボタンを押下します。
画面遷移後に、Notionのページアクセスの許可範囲を指定できるので、ここで任意のページを指定するようにしてください。
下記画像ではすべてにチェックを入れています。
最後に右下の「アクセスを許可する」を押下すれば、Notionのマイアプリ登録は完了です！
Yoomにログインし、Yoomのマイアプリページの「新規接続」ボタンをクリックし「Googleスプレッドシート」を選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面に遷移します。
赤枠部分の「Sign in with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
これで各アプリのマイアプリ登録が完了しました！
まず、プロジェクトの新規作成を押下し「はじめから作成」を選択します。
次に、フローボットを起動する条件を求められるので「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
そうすると、アプリを選択する画面に遷移します。
ここではNotionの設定から行っていくのでNotionを選択します。
※画面上部の検索窓でアプリ名を検索することもできます。
連携アカウント情報が正しいか確認し、トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択します。
選択が完了したら画面下部の「次へ」のボタンを押下してください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔は任意で設定して問題ないです。ここでは5分と設定しています。
「データベースID」はNotionのURL内から取得が可能です。
※URL内の「/ワークスペース名/●●●/」の部分がデータベースIDとなります。
これでNotionのトリガー設定が完了しました！
次にNotionのアプリトリガーの下の＋マークを選択します。
次に、オペレーションタイプの選択画面が表示されるので「データベースを操作する」を選択します。
今回はGoogleスプレッドシートに情報追加がしたいので、Googleスプレッドシートを選択します。
まずは連携アカウント情報が正しいかどうかを確認します。
実行アクションの項目は、「レコードを追加する」に選択をしてください。
データベースの連携の項目は、入力欄下部の説明を見て全て記入してください。
注意点として、スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
今回は例として「会社名・担当者名・メールアドレス・対応状況・備考」をヘッダとして設定してみました。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
画面下部には詳細設定をする項目もあり、任意で設定することが可能です。
状況に合わせて設定してみてください。
最後に「保存する」を押下して設定はすべて完了になります！
おつかれさまでした！
テンプレートを使用すればより簡単にアプリ同士の連携が可能になるのでおすすめです！
本日紹介したもの以外にもNotionとスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれもテンプレートが用意されているので、すぐに活用を始めることが可能です。
NotioとGoogleスプレッドシートを連携して、双方にデータを同期したり、チャットツールなどの別のツールを合わせて連携するもことも可能です。
Notionのデータを様々なデータベースに連携する
スプレッドシート以外にもkintoneやSalesforceなど、様々なデータベースへの連携も可能です。
Notionのデータをもとに書類を作成する
Notion内のデータをもとに見積書や請求書など、様々な書類を自動で発行することが可能です。
スプレッドシートのデータからメールを送付する
スプレッドシート内のデータを元に自動的にメールを送付します。
スプレッドシートに登録された情報を様々なデータベースに連携する
スプレッドシートに登録された情報をkintoneやNotionなどの様々なデータベースへ自動的に連携します。
Notionはタスク管理やプロジェクト管理に適しており、データベースを情報を階層的に整理しやすいのが特徴です。直感的な操作や、データベース内でのタグ付けやフィルタリングが簡単で、ビジュアルが整っているためチームでのナレッジ共有などに向いています。一方で、大量のデータの計算を伴う数値分析や細かいデータ操作には向いていません。
Googleスプレッドシートは、大量のデータ管理や関数を用いた計算に強みを持っています。グラフ作成やデータ分析も簡単にでき、データの処理を伴う業務には最適です。一方で、階層的な情報整理には向いておらず、社内のナレッジ共有などの場面では使い勝手が劣ります。
両サービスを連携することで、双方の特徴を活かした効率的なデータ管理が可能になり、複数のアプリ間を行き来する手間を省くことができます。また、両サービスの自動連携により、データの手動入力やコピー＆ペーストの作業が不要になり、二重入力を避けることができるので、入力ミスを防ぎつつ作業効率を向上させることが可能になります。
Yoomはさまざまなアプリと連携しYoom上で一元管理ができる点が魅力で、アプリ間を行き来しなくて良いのが本当に便利です。
この記事ではNotionとGoogleスプレッドシートの連携についてご紹介しましたが、他にもZoomとGoogleカレンダーの連携をして予定管理を自動化することもYoomならできます。今回設定をしたようなトリガーアクションがすでにYoomに用意されている場合があり、そのテンプレートをそのまま利用することもできるので、ぜひ活用してみてください！
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