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「毎回手動でフォルダ作成するの、正直めんどくさい…。」
Microsoft Teamsで新しいチャネルを作るたびに、Boxにもフォルダを作って整理して、さらにメンバーに共有する必要がある…。シンプルな作業だけど、積み重なると意外と時間がかかって大変ですよね。もっと簡単にできる方法がないか気になっている方も多いのではないでしょうか。
実は、Microsoft TeamsとBoxを連携させれば、新しいチャネルを作るだけでBoxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できるんです。さらに、BoxにアップロードしたファイルをTeamsに自動通知したり、タスク管理をスムーズにしたりと、業務効率が格段にアップするでしょう！
この記事では、そんな便利な連携の設定方法を詳しく解説。手作業の負担を減らし、もっとスムーズに仕事を進めたい方は、ぜひ試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとMicrosoft Teamsの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとBoxを連携させることで、タスク管理や情報共有のスピードが格段に向上。</span>例えば、Boxで作成したタスクをMicrosoft Teamsに自動通知したり、Microsoft Teamsのリアクションを活用してBoxのタスクとして登録したりと、業務の流れがよりスムーズに。手動での作業を減らすことで、余計な負担を軽減し、チーム全体の生産性を高めることができます。
Microsoft Teamsで新しいチャネルを作成すると、Boxにも自動で対応するフォルダが作成されるフローボット。ファイル管理と情報共有をスムーズにし、作業の負担を減らします。Microsoft TeamsとBoxを日常的に使っている方や、プロジェクトごとにファイルを整理したい方におすすめ。また、チームの情報共有をよりスムーズにしたい方や、フォルダ管理をシンプルにしたい方にも役立ちます。<span class="mark-yellow">新しいチャネルを作成するだけで、Boxにもフォルダが作成される仕組み。</span>手作業の手間がなくなり、TeamsとBoxを連携することで、必要なファイルにもスムーズにアクセスできるようになります。
従来はプログラミングが必須だったアプリ同士のAPI連携も、ノーコードで実装が可能になりました。まずは触ってみて、簡単さを実感してみてくださいね。まずはYoomのアカウントの発行から進んでください。
[Yoomとは]
本記事では、「Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する」フローボットの設定を解説します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Microsoft Teams
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移後、Microsoft365のログイン情報を入力します。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ連携は完了です。
検索結果からアプリ名（Box）をクリックすると、boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトの一覧に表示されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Microsoft Teamsの新規チャンネル作成内容をフォームを使って行います。フォームを介することで、フローボットが起動する仕組みです。水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、中身をご紹介します。
以下の項目は事前設定済みです。Microsoft Teamsの新規チャンネル作成の必須項目を質問形式で設定しています。
同じ画面の下部に完了ページの設定ブロックがあります。フォームを送信した後にメッセージを掲載する際はこちらから編集してください。
また、フォーム編集画面の右上にあるプレビューボタンをクリックすると、フォームの見た目を確認できます。
フォームの内容を確認したら保存するをクリックして、次に進みましょう。
この画面でテスト用のフォーム回答を送ります。
入力が終わったら保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。Microsoft Teamsでチャンネルを作成する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
テストボタンをクリックします。
→成功！ 指定したチーム内にチャンネルが作成できました。
アウトプット（取得できる項目と値）では、以下の項目が取得できました。
保存するをクリックして次のステップに進みましょう。
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。Microsoft Teamsの新規チャンネルができたらBoxに新規フォルダを作成する設定を行います。
以下の項目は事前設定済みです。
次へをクリック！
入力が終わったら、テストをクリックしましょう。
→成功！ 指定したフォルダ内に新規フォルダが作成されました。
アウトプットには作成したフォルダのコンテンツIDが取得できました。
保存するをクリックして次に進みます。このフローボットの主な設定は以上です。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。フォームのリンクは右上のボタンから取得できます。
<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの
設定が簡単に完了しました。</span>次のパートでは、Microsoft Teamsへの通知バージョンをご紹介します。
Boxに保存されたファイル情報を、指定した時間に自動でMicrosoft Teamsへ投稿するワークフロー。定期的な情報共有を自動化することで、確認作業の負担が減り、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。Boxで多くのファイルを管理しているものの、情報共有にかける時間を短縮したいと考えている方におすすめ。また、Microsoft Teamsを活用しているものの、ファイル共有が少し手間に感じている方にも役立つ仕組みです。
Boxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で通知を送るワークフロー。ファイル共有を効率化し、チーム全体でスムーズに情報を把握できるようになります。Boxでファイル共有を行っているものの、「アップロードに気づかなかった」といったことが起こりがちな方や、常に最新のファイル情報を把握し、すぐに対応したいと考えている方におすすめ。また、Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームにもぴったりの仕組みです。このフローを導入すると、手作業での通知が不要になり、業務の負担を軽減できます。短縮できた時間を、より重要な業務に活用できるのもメリットです。
Microsoft TeamsやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに自動通知したり、OneDriveにフォルダを自動作成したりできます。
毎月月初にBox上にフォルダを自動作成することや、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することが可能です。
いかがでしたか？Microsoft TeamsとBoxを連携させることで、「手作業でのファイル管理を減らしたい」「チームでの情報共有をスムーズにしたい」「業務フローをもっと効率化したい」といった課題を解決できます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にMicrosoft TeamsとBoxの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
手作業の負担を減らし、チーム全体でよりスムーズな業務遂行を目指しませんか？
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