Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsに取得したファイルを送る方法

PCを用いる職種においてBoxのようなクラウドストレージは便利ですよね。大量のデータ保管や、異なるチーム間でのファイル交換などがしやすく、もはや必須ツールとも言えるでしょう。
では、この便利なツールを他のアプリと連携することができたら…？
例えば、Microsoft Teamsなんていかがでしょうか。
YoomではBoxとMicrosoft Teamsを連携して、業務フローを自動化することが可能です。
しかもノーコードで連携できるので、プログラミングの知識がなくても簡単にフローボットが作成できます！
と聞いてもイメージしにくい方のために、実際にフローボットを作成してBoxとMicrosoft Teamsを連携させる手順を説明しましょう。
まずはBoxとMicrosoft Teamsを連携したらどのようなことが便利になるのかご紹介しますね！

BoxとMicrosoft Teamsを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

更新を自動化する便利なテンプレート

Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Boxのファイル名を更新する

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■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Boxのファイル名を更新する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを活用してファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な情報や変更点を自動的に検出し、関連するBoxのファイル名を即座に更新します。
これにより、情報の一貫性を保ちながら、ファイル整理の手間を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に活用しているビジネスチームの方
・ファイル管理の際に手動での命名や整理に時間を取られている業務担当者
・チーム内の情報共有をスムーズにし、業務効率を向上させたい管理職の方
・自動化ツールを導入して、業務プロセスの最適化を図りたいIT担当者
・情報の一貫性を保ちながら、迅速なファイル更新を実現したい企業の方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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送信を自動化する便利なテンプレート

指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する

試してみる

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■概要
「指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する」ワークフローは、Box上のファイル管理とMicrosoft Teamsでの情報共有を自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを用いて多くのファイルを管理しており、情報共有に時間をかけたくないチームリーダーの方
・Microsoft Teamsでのコミュニケーションを活用しているが、ファイル情報の共有が煩雑になっている担当者の方
・定期的にBoxのファイル状況を確認し、チーム全体に自動で報告したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、効率化を図りたい企業のIT担当者

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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登録を自動化する便利なテンプレート

Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理を効率化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しているチームリーダーの方
・チャネルごとにファイル管理を自動化したいと考えているIT担当者
・チームの情報共有とファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化で効率化を図りたい経営者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローは、チーム内の情報共有とファイル管理をスムーズに行える業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な投稿をトリガーとして、自動的にBoxにフォルダを生成し、関連ファイルの整理やアクセス管理を効率化します。これにより、情報の一元化と迅速なファイル共有が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有やファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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通知を自動化する便利なテンプレート

BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する

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BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしMicrosoft Teamsに通知するフローは、Boxでのファイル管理とMicrosoft Teamsでの情報共有をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
ファイルのバージョン管理を自動化し、チーム全体に最新情報を迅速に伝えることで、作業効率とチームのコミュニケーションを向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して頻繁にファイルを更新・管理しているチーム
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を行っている組織
・ファイルのバージョン管理や通知作業を手動で行っており、効率化を図りたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したいIT担当者
・チーム内の情報共有とファイル管理の一元化を目指しているプロジェクトリーダー

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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転送を自動化する便利なテンプレート

boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る

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boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。

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AIと連携した便利な自動化テンプレート

Boxで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
「Boxで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、Boxに送信された法務文書を自動で読み取り、OCR技術でテキストを抽出し、その後AIで要約を行い、その要約結果をMicrosoft Teamsで通知する仕組みです。
これにより、法務文書の内容を迅速に確認し、関係者に効率的に共有できるようになります。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに法務文書を送信している企業やチーム
・法務文書の要約を効率的に行いたい担当者
・Microsoft Teamsを利用して情報を効率的に共有したい方
・法務文書の管理を自動化し、手間を削減したい企業
・法務文書の要点をすぐに確認し、次のステップを進めたい方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OCRを使った便利な自動化テンプレート

BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

試してみる

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■概要
「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する」ワークフローは、ファイル管理とチーム内の情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能でテキストを抽出し、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ送信されます。
これにより、ファイル内容のスピーディーな確認や迅速なチーム内共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているチーム
・書類のデジタル化と情報共有を効率化したいIT担当者
・OCRを活用して業務プロセスを自動化したいビジネスユーザー
・情報共有の迅速化と手作業の削減を目指している企業
‍
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知することが可能です。これにより、チームメンバーは円滑に必要な情報にアクセスでき、業務のスピードアップが図れます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に活用しているチームのリーダー
・ファイル共有後の内容確認作業を自動化したいIT担当者
・OCR機能を利用してドキュメント管理を効率化したい企業の管理職
・情報の共有と確認に時間を取られているプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る

試してみる

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boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。

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BoxとMicrosoft Teamsを連携してできること

BoxとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Boxの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたら、そのファイルを自動で取得してMicrosoft Teamsのチャネルに送信したり、アップロードされた請求書などのファイルをAI-OCRで読み取り、その内容をMicrosoft Teamsのカレンダーに支払期限などのイベントとして自動作成したりといったことが可能になり、ファイル共有の手間や転記ミスを削減し、チーム内の情報共有の速度と精度を向上させることが期待できるでしょう。

ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！

Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る

Boxの指定されたフォルダに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動で取得し、Microsoft Teamsの指定されたチャットまたはチャネルに添付ファイルとして自動送信するフローです。
この連携により、Boxへの新しい資料や報告書のアップロードをタイムリーにチームメンバー全員に共有できるようになり、ファイル共有の手間を省き、情報共有の遅れによる作業の停滞を防ぎつつ、チーム内の連携速度と対応精度を向上に寄与できるでしょう。

boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る

試してみる

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boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。

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BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成する

Boxに請求書や契約書などのファイルがアップロードされた際に、その内容をOCR（光学的文字認識）で自動的に読み取り、記載されている日付や内容に基づいてMicrosoft Teamsのカレンダーにイベントを作成します。
この自動化により、支払期日のリマインダーや契約更新の会議などを手動で登録する手間が省け、入力ミスや対応漏れを削減することが期待できます。

BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
・Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
・手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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BoxとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう

では、ここからは実際に「Boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る」というフローボットを作成しましょう。
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Microsoft Teams

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定およびMicrosoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る

試してみる

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boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。

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ステップ1:BoxとMicrosoft Teamsのマイアプリ設定

ここでは、フローで使用する各アプリとYoomを連携し、操作が行えるようにしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

Boxのマイアプリ登録

以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！

Microsoft Teamsのマイアプリ登録

こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。

【注意事項】

• 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
• マイアプリ登録時に、管理者の承認が必要と表示される場合があります。
  その場合は、Microsoft：管理者の承認が必要というメッセージが表示される場合の対応方法の手順に従って対応してみてくださいね！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る

試してみる

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boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。

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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Boxのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

‍2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

‍3.実際にBoxの画面で、テスト用のファイルを格納しましょう！
※注意事項※

• ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
  その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、ファイルの容量制限についてもチェックしてみてください。

次にYoomに戻り、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力しましょう。
Yoomとの連携を確認するために、「テスト」を実行し次に進みます。

※実際の画面では、以下のような表示なっています↓

4.画面が切り替わったら、ファイルの情報を取得するために「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。
実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ4:Boxのファイルをダウンロードする設定

続いて、「ファイルをダウンロード」をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロード」のまま下にスクロールします。

3.「コンテンツID」は先ほど取得したアウトプット（取得した値）から選択します。

4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプット（取得した値）が表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認ができたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Microsoft Teamsに通知する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。
以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう！

‍4.「メッセージ」を入力欄下の注釈を参考に入力しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。

こちらに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます！
※メンションしたい場合：Microsoft Teams でのメンション方法をご参照ください。

今回はテスト用で以下のような内容を入力しました。

5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Teamsに送信できていることを確認しましょう！

6.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

Microsoft TeamsのデータをBoxに連携したい場合

先ほどは、BoxからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからBoxへのデータ連携を実施したい場合もあるでしょう。
Yoomにはこうした逆方向の自動化を手軽に実現できるテンプレートも用意されているので、ぜひ活用してみてくださいね！

Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する

Microsoft Teamsで新しいチャネルを作成すると、Boxにも自動で対応するフォルダが作成されるフローです。
この連携は、特にMicrosoft TeamsとBoxを日常的に使っている方や、プロジェクトごとにファイルを整理したい方におすすめ！
また、チームの情報共有をよりスムーズにしたい方や、フォルダ管理をシンプルにしたい方にも役立つでしょう。
新しいチャネルを作成するだけで、Boxにもフォルダが作成されるため、手作業の手間を省いて作業の負担を削減しつつ、必要なファイルにもスムーズにアクセスできる環境整備をサポートします。

Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理を効率化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に利用しているチームリーダーの方
・チャネルごとにファイル管理を自動化したいと考えているIT担当者
・チームの情報共有とファイル整理に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化で効率化を図りたい経営者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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BoxやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Boxを活用した自動化例

ファイル追加をトリガーに、OCRによる内容の読み取りを行い、データベースやノートツールへの自動追加や、メール経由での通知を実行します。
また、外部システム（CRM、決済、タスク管理、会議システムなど）からの情報に基づき、フォルダの自動作成や、文書の自動格納（見積書、議事録PDF）も可能です。
手動でのファイル整理やデータ転記の手間を解消し、情報活用を加速します。

Boxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Boxに格納された契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、契約書のデジタル管理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された契約書をOCR技術で自動的にテキスト化し、その情報をGoogle スプレッドシートに追加します。
契約内容の検索や分析が容易になり、手作業でのデータ入力の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して契約書を管理しているが、データ入力に時間がかかっている担当者の方
・契約書の情報を効率的にデジタル化し、Google スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して、契約書から自動的にデータを抽出したい業務担当者の方
・契約データの検索や共有をスムーズに行いたいチームリーダーや経営者の方
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する

試してみる

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■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方

■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

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■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する

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Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。

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kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してBoxに格納する」ワークフローを利用すると、書類作成の手間が削減します。
自動でBoxに保存されるため、保存する手間も軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理をしている方
・見積書の作成に時間がかかり、業務効率を向上させたい方
・迅速に見積書を作成し、クラウドストレージに保存したい方
・Boxを利用してファイル管理を行っている方
・手動での見積書作成にミスが発生しやすく、精度を高めたい方
・業務の自動化によって、他の重要な業務に集中したい方

■注意事項
・kintoneとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。

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Stripeで特定条件の商品が作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Stripeで新しい商品を作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成するのは手間がかかり、管理も煩雑になりがちです。このワークフローは、Stripeで特定条件の商品が作成された際に、Boxへ自動でフォルダを作成します。StripeとBoxを連携させることで、こうした定型業務の自動化を実現し、手作業による作成漏れや設定ミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を構築します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Stripeで商品管理を行い、Boxでファイル管理をしているEC担当者の方
・StripeとBox間における手作業での連携に手間を感じ、業務を自動化したい方
・商品登録からファイル管理までの一連のフローを標準化し、抜け漏れを防ぎたい管理者の方

■注意事項
・Stripe、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Stripe】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Wrikeで特定条件に合うタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Wrikeでタスクを管理し、関連資料をBoxで保管している場合、タスクごとにフォルダを手作業で作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。この作業はタスクが増えるにつれて負担となり、フォルダの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成されると、自動でBoxに指定のフォルダを作成するため、WrikeとBoxを連携させたファイル管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wrikeでのタスク作成後、Boxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
・WrikeとBoxを連携させ、プロジェクトのファイル管理を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方

■注意事項
・WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する

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■概要
「Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する」ワークフローは、指定されたZoom会議終了後に録音内容を自動的に文字起こしし、その内容を要約してPDF形式にまとめ、Boxに保存する仕組みです。
会議終了後、会話内容を整理し、要点をまとめることで、会議の内容を素早く確認できるようになります。Boxに保存することで、チームメンバーとの共有も簡単になります。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録音内容を効率的に要約・整理したい方
・会議後の議事録作成を自動化したいチームリーダー
・会議内容を素早く確認したいスタッフや参加者
・Boxを使ってチーム内で会議録を共有したい方

■注意事項
・ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする

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■概要
「毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする」ワークフローは、定期的なファイル転送作業を自動化し、手間やミスを減らす業務ワークフローです。
毎週決まった時間にGoogle Drive内の複数のファイルをBoxに自動でアップロードすることで、手動でのファイル移動を省略できます。
これにより、ファイル管理の効率が向上し、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveからBoxへの定期的なファイル転送が必要なビジネスユーザーの方
・手動でのファイルアップロードに時間を取られているチームリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいと考えているIT担当者の方
・ファイル管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方

■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsを活用した自動化例

メッセージの投稿をトリガーに、タスク管理ツールへの課題追加、勤怠管理への打刻、メールの自動送信を実行します。
また、会議内容からミーティングURLの発行、ファイル管理システムへの自動整理にも対応。
さらに、AIによるメッセージ解析・返信、外部情報に基づくチャットボットでの自動応答、外部サービスからのレポート通知も可能にし、チームの生産性を向上させます。

Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する

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Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。

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Microsoft Teamsからのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する

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Microsoft Teamsのチャンネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングを作成するフローです。

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Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Outlookに通知する

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■概要
「Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Outlookに通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的に整理・保存し、関係者に通知する業務ワークフローです。
これにより、ファイル管理の手間を削減し、重要な情報を見逃すことなくスムーズに業務を進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、共有ファイルの管理に課題を感じているビジネスユーザーの方
・Microsoft SharePointを活用して効率的にファイルを整理・保存したい企業のIT担当者の方
・Outlookを通じてチームメンバーにスムーズに情報を共有したいプロジェクトリーダーの方
・業務のデジタル化を推進し、手作業の煩雑さを解消したい経営者の方
・ファイルの整理整頓と情報共有を自動化し、作業効率を高めたい中小企業の方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録する

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録するフローです。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

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■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応、一つひとつに時間を取られていませんか？特に定型的な質問への返信は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Teamsに投稿されたメッセージをきっかけに、DifyのAIチャットボットが内容を自動生成し返信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの定型的な問い合わせ対応に、多くの時間を費やしている方
・DifyなどのAIを活用して、カスタマーサポートや社内ヘルプデスクを効率化したい方
・手作業での返信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方

■注意事項
・Dify、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

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Microsoft Teamsで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Microsoft Teamsに更新する

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■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応や情報共有に追われ、投稿内容の確認や適切な回答の作成に手間がかかっていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、回答の質にばらつきが出てしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをGeminiが自動で解析し、生成した回答をチャネルに投稿するため、こうしたコミュニケーションに関する課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの問い合わせ対応を効率化し、返信までの時間を短縮したいと考えている方
・社内の特定チャネルでの議論や情報をGeminiで要約し、ナレッジとして活用したいチームリーダーの方
・生成AIを業務に組み込み、手作業での情報収集や回答作成の手間を省きたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、GeminiそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る

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■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。

■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

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Zendeskでチケットが作成されたら、Perplexityで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「Zendeskでチケットが作成されたら、Perplexityで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、顧客サポートの効率化を実現する業務ワークフローです。Zendeskに新しいチケットが登録されると、PerplexityのAIが適切な返答案を自動生成し、その内容をMicrosoft Teamsにスピーディーに通知します。これにより、サポートチームは迅速かつ的確な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。また、各アプリ間の連携がスムーズに行われるため、手作業によるミスや時間の無駄を削減できます。日常のサポート業務を自動化することで、チーム全体の生産性を高めることができるワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを利用しており、サポートチームの対応速度を向上させたい方
・PerplexityのAI技術を活用して、返答案の品質を高めたい企業
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、チーム内での情報共有を強化したい方
・複数のアプリ間での連携を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者
・顧客対応における人的ミスを減らし、安定したサービス提供を目指す経営者

■注意事項
・Zendesk、Perplexity、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームで回答された音声データを文字起こし・議事録化して、Microsoft Teamsに通知する

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Yoomフォームに添付された音声データを、AI機能を用いて文字起こしおよび議事録化し、Microsoft Teamsに通知するフローです。

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毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Microsoft Teamsに通知する

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毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Microsoft Teamsに通知するフローです。

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まとめ

日々大量のファイルを相手に仕事をしている場合、BoxにファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに通知が行くというのは大変便利ですよね！
自ら報告に行かなくてもよくなれば、どこに何のファイルについて報告をしなければならないのかと、頭を悩ませる必要もなくなります。
自動化できるフローはYoomのフローボットでどんどん自動化して、毎日の業務と心にゆとりを持たせてみてくださいね！
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する

よくあるご質問

Q：通知メッセージにファイル作成者名も載せられますか？

A：

はい、できます。
Boxのトリガーで取得できる「アウトプット（取得した値）」の中には、ファイルの作成者情報も含まれているので、ご活用ください。