TimeRexとGmailを連携して、Timerexで予定追加されたらGmailで自動通知する方法

連携フローは大きく分けて以下の流れで作成を進めていきます。

・TimeRexとGmailをマイアプリに登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となる〇〇のトリガー設定と、その後に続く〇〇のオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、TimeRexとGmailの連携動作を確認

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ステップ1：TimeRexとGmailをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にTimeRexと入力し、表示された候補から「TimeRex」を選択します。

選択すると以下の画面になるので必要事項を入力していきましょう。

「アカウント名」→任意のアカウント名を入力してください
「アクセストークン」→yoom

入力が完了したら、「追加」をクリックして完了です。

続いてGmailの連携を行いましょう。

先ほどと同様、検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
すると以下のような画面になるので、「Sign in with Google」をクリックします。

するとアカウント選択の画面が出てくるので、使用するアカウントを選択します。

画面に表示された説明に目を通したら、「次へ」をクリックします。

アカウントへのアクセスを求められるので、「続行」をクリックします。

マイアプリにTimeRexとGmailが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：TimeRexの「Webhookを受信したら」のトリガーを設定

それではフローの設定を行っていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にトリガーの設定を行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、詳細を設定していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「TimeRexと連携するアカウント情報」→マイアプリ登録したアカウントを選択
「トリガーアクション」→Webhookを受信したら

設定できたら「次へ」をクリックします。

Webhookの設定をしていきましょう。
以下の画面が表示されるので、Webhook用のURLをコピーして、TimeRex側での設定に使用します。

TimeRexにログインして、「チーム設定」をクリックします。

画面左側に詳細項目が表示されるので、「デベロッパーツール」を選択し、表示された「Webhook」をクリックします。

先ほどYoomの画面でコピーしたWebhook用のURLを「Webhook URL」にペーストして「設定する」をクリックします。

Yoomの画面に戻り「テスト」をクリックして成功したら「保存」をクリックしましょう。

ステップ3：分岐のオペレーションとGmailの「メールを送る」アクションを設定

TimeRexのWebhookは予定の追加だけでなく、予定のキャンセルでも起動してしまうため、「予定の追加」の場合だけフローが次へ進むように設定していく必要があります。
そのため必要なのが、「分岐」というコマンドオペレーションです。

今回はテンプレートをコピーしているため、設定はそのままで問題ありません。
タイトルは必要に応じて変更してくださいね。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には一部制限対象の機能を使用することができます。

次にGmailで「メールを送る」のアクションをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

設定が完了したらスクロールして画面を進めます。

メール内容を設定していきましょう。
メールを送信したい人のメールアドレスを入力します。
【予約を入れた人】に関しては毎回変動するため、TimeRexのトリガーアクションの際に取得できたメールアドレスを活用します。
【予約を入れた人のメールアドレス】と【ホストのメールアドレス】をそれぞれ入力したら、送信先は設定完了です。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

続いて件名と本文の設定です。
こちらに関しても、定型文に関しては直接入力します。
もし本文先頭に企業名や担当者名を入れたい場合は、アウトプットを使用してくださいね。

さらに添付ファイルを設定しましょう！
本文下に「添付ファイルを追加」という箇所があるので、クリックします。

クリックすると以下のような画面になるので、「ファイルをアップロード」を選択して、「ファイルを追加」から添付資料として送付したいファイルをアップロードします。

全ての設定が完了したら、「次へ」をクリックし、実際送信されるメール画面が表示されるので、「テスト」実行して成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

TimeRexを使ったその他の自動化例

他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知する
はじめに紹介するのは、チャットツールとの連携です。予定の登録をチャットで通知することで、チーム全体への周知を行うことができます。

2.TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
次に紹介するのは、TimeRexで登録された予定に対して、自動でZoomでミーティングを作成するフローボットです。さらに、このフローに続けてチャットツールやメールを連携することも可能で、作成したミーティングを共有することもできますよ。

3.TimeRexで予定が登録されたらSalesforceにリードを追加する
最後に紹介するのは、TimeRexで登録された情報をもとにして、Salesforceにリードとして登録を行うフローボットです。リードの登録をTimeRexで取得したアウトプットを使用して行うことで、手作業の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながりますね。

まとめ

TimeRexとGmailの連携により、会議資料の送付を自動化することで、会議準備の手間を省き情報共有のエラーを防ぐことが期待できそうです。
結果的にミーティングに関連する業務の効率を向上させることが見込めるでしょう。

ぜひ実際の業務の中で今回紹介したTimeRexとGmailの連携を行って、どれだけ業務効率化ができるか体感してください。