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日々の業務において、効率的な情報共有やスケジュール管理は欠かせません。
チーム内でタイムリーに情報を共有し、タスク漏れを防ぐ仕組みを作ることで、業務を効率化できます。
本ブログでは、TimeRexとGoogle Chatを連携させることで、TimeRexに予定を登録したらGoogle Chatにその情報を引用し自動で通知する方法をご紹介します。
この仕組みを導入することで、リアルタイムで情報共有が行えるようになり、伝達ミスを防ぐとともに、事前準備を迅速に進めることが可能になります。
TimeRexとGoogle Chatの連携により得られるメリットや具体的な連携方法について詳しくご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「TimeRexで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
TimeRexのWebhookを受信したことをTimeRexのAPIを利用して受け取り、Google Chatの提供するAPIを用いてGoogle Chatに通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、以下4つのプロセスでおこないます。
Yoomのアカウント発行はこちらからおこなってください。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとGoogle Chatを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することが可能となります。
・自動化することにより手動での通知作業を省くことでき、時間と労力を節約することが可能となります。
■注意事項
・TimeRex、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
1.TimeRexの登録方法
「マイアプリ」をクリック後、「新規接続」からTimeRexを検索します。
上記画面が表示されるのでそれぞれ設定していきましょう。
・アカウント名：任意の名称を設定してください。
・アクセストークン：yoom と入力します。
設定が完了したら「追加」をクリックしてください。
2. Google Chatの登録方法
次に「新規接続」から、Google Chatを検索してください。
サインイン画面から、アカウントのログインを行ってください。
「Sign in with Google」をクリックします。
上記画面が表示されるので、「Client ID」と「Client Secret」を入力し、「登録する」をクリックしてください。
参照：詳しい連携方法はこちらのサイトをご確認ください。
注意事項：Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらをご参照ください。
これで、TimeRexとGoogle Chatのマイアプリ連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
下記バナーの「試してみる」をクリックし、移行先の画面下部の「このテンプレートを試してみる」を押すとテンプレートをコピーできます。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとGoogle Chatを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することが可能となります。
・自動化することにより手動での通知作業を省くことでき、時間と労力を節約することが可能となります。
■注意事項
・TimeRex、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
まずは、「Webhookを受信したら」を押し、アプリトリガーの設定をしていきます。
上記画面は、デフォルトで設定済みです。
情報の誤りが無ければ、そのまま「次へ」をクリックして進んでください。
上記画面の注釈を参考に、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定します。
設定が完了したら、TimeRexでテスト用の予定を登録してください。
画面下部の「テスト」を実行します。
テストが成功したら設定を保存してください
これで、アプリトリガーの設定完了です。
次に、「イベントタイプが予定の確定でない場合」を押して、分岐条件の設定をしていきます。
注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
ステップ2で設定したTimeRexのWebhookは予定の登録だけでなく、キャンセルの場合でも起動してしまいます。
このステップでは、予定の登録以外はフローを進めない条件を設定します。
今回は既に「分岐対象のアウトプット・分岐条件」の設定がされているので、変更する箇所はありませんが上記画面の通り設定できているか内容を確認してください。
※アウトプットについての詳細説明は、こちらをご確認ください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、「Google Chatに通知する」を押してアクションを設定します。
上記画面も既に設定済みのため、そのまま次のページに進みましょう。
スペースID・キー・トークンは、上記画面の注釈を参考に設定してください。
メッセージ内容は、自由に設定できます。
今回は、上記画面のように設定してみました。
このように設定すると、TimeRexに登録された予定から「ホスト名」「会議URL」「予定の開始時間」を自動で取得し、Google Chatに引用しメッセージを送ることができます。
設定が完了したら「テスト」を行います。
「テスト成功」と表示されたら、設定を保存しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、正常にフローボットが起動するか確認してみましょう。
これで「TimeRexで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する」フローの完成です。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとGoogle Chatを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することが可能となります。
・自動化することにより手動での通知作業を省くことでき、時間と労力を節約することが可能となります。
■注意事項
・TimeRex、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
他にもTimeRexを使った自動化の例がたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を自動で作成できるフローです。
このフローを活用することで、自動でGoogleカレンダーに予定を登録できるため、チーム全体の予定の可視化が可能となります。
また、手作業を省けるため、人的ミスの発生を未然に防ぐことが期待できます。
■概要
TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexで予定の予約を受け付けている方
・社内の面談予定の予約に使用している方
・外部の方とのMTG設定に活用している方
2.Googleカレンダーで予定の管理を行なっている方
・チーム全体の予定を可視化するために登録している方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexはミーティングなどの予定を円滑に管理するために有効的なツールです。
追加された予定を任意のGoogleカレンダーに追加していくことで、チーム全体の予定の可視化が可能となります。
しかし、TimeRexに追加された予定を毎回手作業で追加しなければいけないのは、手間がかかりヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、TimeRexの予定を自動で任意のGoogleカレンダーに追加することができます。
予定の追加を自動化することで、手作業を省き人的ミスの発生を未然に防ぐことができます。
■注意事項
・TimeRex、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
2. TimeRexで予定が登録されたらSalesforceにリードを自動で追加できるフローです。
このフローを活用することで、データ入力ミスを削減でき、正確なリード情報がSalesforceに登録できます。
また、TimeRexの予定登録と同時にSalesforceのリード情報に追加できるため、リアルタイムでリードの追跡が可能になります。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSalesforceにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業活動を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのリード入力作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.TimeRexとSalesforceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により、データ入力のミスが減り、正確なリード情報がSalesforceに登録されます。
・TimeRexでの予定登録と同時にリード情報がSalesforceに反映されるため、リアルタイムでリードの追跡が可能になります。
■注意事項
・TimeRex、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を自動で追加できるフローです。
このフローを活用することで、Sansanへの顧客情報の追加が自動化できるため、業務効率を向上でき、入力ミスやヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. TimeRexを用いて予定管理を行っている方
・日程調整が完了したタイミングで顧客情報を自動で登録したい営業事務の方
2. 名刺管理ツールとしてSansanを利用している企業
・Sansanを活用して名刺情報をデジタル化しているが、予定が登録されるたびに手動で顧客情報を追加する手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexで予定が登録された際に、自動的にSansanに顧客情報が追加されることで、手作業での情報入力が不要になります。
これにより、作業の効率化が図れ、従業員は他の重要なタスクに集中することができるでしょう。
また、手作業での入力が削減されるため、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクが軽減されます。
これにより、データの正確性が向上します。
■注意事項
・TimeRexとSansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
TimeRexとGoogle Chatを連携すると、予定がTimeRexに登録されたら、Google Chatを通じてリアルタイムで自動通知を届けられるため、チーム全体の情報共有を迅速化できます。
たとえば、顧客対応のスケジュールを登録するたびに、自動でチームメンバーに通知を送ることで、都度スケジュールを確認する手間を省き、対応漏れのリスクを軽減できます。
この自動化により、情報共有がスムーズになるため全員が円滑に準備を開始できるかもしれません。
TimeRexとGoogle Chatを連携することで、クライアント対応の質を高めることができます。
たとえば、顧客とのアポイントメントがTimeRexに登録されたら、営業担当者がGoogle Chatに自動通知を受け取れるため、顧客対応の準備を漏れなく迅速に行えるようになります。
これにより、事前に必要な資料や情報を揃えておくことができるため、よりスムーズで質の高い顧客対応が実現するかもしれません。
また、緊急の対応が必要な場合でも、Google Chatに通知がすぐに届くため、素早く対応でき、顧客満足度の向上が期待できます。
TimeRexとGoogle Chatを連携して、TimeRexに登録した予定をGoogle Chatで自動通知できることで、重要なタスクの見逃しを削減することが可能です。
日々の業務の中で、うっかり予定を見逃してしまうことがありますが、Google Chatへの自動通知が届くことで、確実にタスク管理できる仕組みを構築できるかもしれません。
このようなシステムを活用することで、対外的な信用も向上する可能性があります。
本ブログでは、TimeRexとGoogle Chatを連携することで、TimeRexに予定を登録したらGoogle Chatにその情報を引用し自動で通知する方法をご紹介しました。
予定の通知作業を自動化することで、チーム全体の情報共有を迅速化でき、共有漏れを防げるため、円滑な業務進行が実現できるかも知れません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入可能です。
生産性の向上を目指す方は、本ブログを参考にしていただき、アプリ連携をぜひ導入してみてください！
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