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面接や会議などのスケジュール調整に便利なTimeRexは、予定の登録が完了すると相手方にも確認メールが送信されますよね。その際、「事前にファイル共有ができたらいいのにな…」と思ったことはありませんか？
このように、予定の登録完了後に、その会議で使用する資料などの添付ファイル付きメールを自動送信するというのは、アプリ連携を行うことで実現可能です。
そこで今回は、TimeRexとOutlookを連携し、添付ファイル付きメールを送信する方法をご紹介します。
面接や会議などで事前に資料の共有ができれば、当日はスムーズに会話を始められるはずです。ぜひご覧ください。
・TimeRexで予定を登録した相手に会議などで使用する資料を送信したい方
・TimeRexで登録された予定を自分以外のメンバーにも知らせたい方
・Outlookを業務で活用している企業
・会議などで使用する資料の送信を自動化し手間を省きたい方
今回のアプリ連携をすることで、TimeRexで予定が登録されると、Outlookからメールが送信されるようになります。これにより、ファイル添付をしたメールの自動送信が実現可能となり、会議などで使用する資料を添付するメールを別途作成する手間が省けるかもしれません。
例えば、TimeRexでは元から予定の登録が完了すると、予定の開示側と指定側の両者にメールが送信されます。しかしこの時点でファイルを添付したメールの送付は不可能です。
そこで今回のアプリ連携を行えば、会議などで使用する資料などファイルが添付されたメールが自動送信できるようになります。そのため作業が簡略化され、メール作成の手間が省ける可能性が高まるでしょう。
TimeRexとOutlookを連携することで、予定の開示側と指定側の両者だけではなく、特定の人物に対してもメール送信が可能です。これにより部署間の連携がスムーズになる見込みがあります。
例えば、TimeRexでオンライン面接を登録した場合、本来であれば面接者本人と面接官に予定登録が完了したメールが送信されます。
そこでOutlookを連携すると、人事部や総務部、経営層などに対しても予定登録が完了したメールが送信できるようになり、関連部署との連携がとりやすくなるはずです。
TimeRexで予定が登録されると、Outlookから添付ファイル付きのメールが自動送信されるようになるため、会議で使用する資料などの情報共有がしやすくなる可能性があります。
例えば、オンラインでの売買契約会議などの場合、Outlookから送信するメールに約款や契約書の雛形などを添付しておけば、事前の情報共有が可能となります。そのため、先方も書類の準備などの時間を多く設けることがしやすいはずです。
このように会議で使用する資料などの添付ファイル付きのメールをあらかじめ送信することができれば、事前の情報共有がしやすくなるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・TimeRexとOutlookをマイアプリ連携
・TimeRexを起動しリアルタイムで情報を取得する設定
・Outlookにメールを添付し送信する設定
・トリガーボタンをONにして、TimeRexとOutlookの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
TimeRexのアイコンをクリックします。
2.必須項目を入力する
赤枠の補足に従い、アカウント名とアクセストークンを入力します。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
TimeRexのアイコンの「Webhookを受信したら」を選択してください。
次へを押します。
4.Webhookの設定
管理画面からWebhookの設定をしましょう。
この設定を行うことで、TimeRexにイベントが新規登録されると、Outlookからリアルタイムでメール送信されます。
5.予定をテスト送信する
データをテスト送信するため、TimeRexでイベントを登録しましょう。
6.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう
続けてリアルタイムで情報を取得する詳細設定を行います。
7.分岐
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」を選択してください。
次へを押します。
※「分岐」は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
※有料プランは2週間のトライアルを行うことが可能です。
8.設定の確認
テンプレートを使用しているため、既に設定は完了している状態です。
そのため、内容が画像と同じになっているか確認し、保存ボタンを押してください。
1.アクションを選択
Outlookのアイコンの「メールを送る」をクリックします。
下へスクロールしてください。
2.宛先の設定
テンプレートを使用しているため、宛先の登録は既に完了しています。
今回既に設定されている宛先は、「予定の登録者」と「予定の開示者」の2者のものとなります。
これらはTimeRexのデータを挿入して反映しているため、表示が「メールアドレス」となっていても自動的に正しいアドレスに変換されメールが送信されるようになっています。
他に宛先を追加したい場合は、画像のように手入力を行ってください。
このように設定することで、フォームに入力された顧客のメールアドレスへ、直接自動返信されるようになります。
3.件名と本文の設定
件名と本文を設定しましょう。
件名は既に完了しているため、本文の詳細な設定を行います。ボックスをクリックしてください。
TimeRexのアイコンをクリックします。
TimeRexでテスト送信した予定のデータが一覧表示されます。
挿入したいデータをクリックしてください。
挿入できると画像のようになります。
他にも挿入したいデータがある場合は選択しましょう。
4.レイアウトを整える
画像のように文章を変更したり、レイアウトを整えて見やすくすることをおすすめします。
記号の使用も可能です。
5.ファイルを添付する
ファイルを添付する場合、まずは赤枠を押します。
左側のボックスのプルダウンから「ファイルをアップロード」を選択しましょう。
次に赤枠をクリックし、任意のファイルを添付してください。
ここまで完了したら次へを押します。
6.確認
設定したメールの最終確認画面に移行します。
問題が無ければテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する
他にも、TimeRex使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知する
Discordにメッセージを送信することも可能です。Discordのチャンネル全員に通知が送れるため、会議の担当者を決めたり、資料の準備をしたりといった役割分担などがスムーズになるかもしれません。
2.TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
予定をGoogle スプレッドシートで管理することもできます。月にどのくらいの予定が入ったのかなど、データの管理がしやすくなる可能性があります。
3.TimeRexで予定が登録されたらHubSpotにコンタクトを登録
HubSpotとの連携はいかがでしょうか。コンタクトに自動登録されるため、顧客管理が自動化し効率の向上が見込めます。
TimeRexで登録された予定に対して会議で使用する資料などの添付ファイル付きのメールを送信したいのであれば、Outlookと連携して自動化を導入するのがおすすめです。
別途手動でメール作成をする手間が省けるため、作業効率が向上するはずです。また、あらかじめ資料を送付できるため、事前の情報共有などがスムーズに行いやすいのではないでしょうか。
Yoomならアプリ連携の際にプログラミングの知識は必要ありません。自動化をあきらめていた方でも使いやすいため、この機会にぜひお試しください。
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