TimeRexで予定が登録されたらOutlookに添付ファイル付きメールを送信する方法

TimeRexとOutlookの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・TimeRexとOutlookをマイアプリ連携
・TimeRexを起動しリアルタイムで情報を取得する設定
・Outlookにメールを添付し送信する設定
・トリガーボタンをONにして、TimeRexとOutlookの連携動作を確認

ステップ1：TimeRexとOutlookをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

TimeRexとYoomの連携

1.検索する

TimeRexのアイコンをクリックします。

2.必須項目を入力する

赤枠の補足に従い、アカウント名とアクセストークンを入力します。‍

3.追加する
‍必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示がされれば連携完了です。

OutlookとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Outlookのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：TimeRexのデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

TimeRexのアイコンの「Webhookを受信したら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.Webhookの設定

管理画面からWebhookの設定をしましょう。
この設定を行うことで、TimeRexにイベントが新規登録されると、Outlookからリアルタイムでメール送信されます。‍

5.予定をテスト送信する
‍データをテスト送信するため、TimeRexでイベントを登録しましょう。

6.テストの実行

Yoomに戻り、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう

‍

続けてリアルタイムで情報を取得する詳細設定を行います。

7.分岐

矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」を選択してください。
次へを押します。

※「分岐」は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
※有料プランは2週間のトライアルを行うことが可能です。

8.設定の確認

テンプレートを使用しているため、既に設定は完了している状態です。
そのため、内容が画像と同じになっているか確認し、保存ボタンを押してください。

ステップ4：Outlookからメールを自動送信する設定

1.アクションを選択

Outlookのアイコンの「メールを送る」をクリックします。
下へスクロールしてください。‍

2.宛先の設定

テンプレートを使用しているため、宛先の登録は既に完了しています。

今回既に設定されている宛先は、「予定の登録者」と「予定の開示者」の2者のものとなります。
これらはTimeRexのデータを挿入して反映しているため、表示が「メールアドレス」となっていても自動的に正しいアドレスに変換されメールが送信されるようになっています。

他に宛先を追加したい場合は、画像のように手入力を行ってください。
このように設定することで、フォームに入力された顧客のメールアドレスへ、直接自動返信されるようになります。

3.件名と本文の設定

件名と本文を設定しましょう。
件名は既に完了しているため、本文の詳細な設定を行います。ボックスをクリックしてください。

TimeRexのアイコンをクリックします。

TimeRexでテスト送信した予定のデータが一覧表示されます。
挿入したいデータをクリックしてください。

挿入できると画像のようになります。

他にも挿入したいデータがある場合は選択しましょう。

4.レイアウトを整える

画像のように文章を変更したり、レイアウトを整えて見やすくすることをおすすめします。
記号の使用も可能です。

5.ファイルを添付する

ファイルを添付する場合、まずは赤枠を押します。

左側のボックスのプルダウンから「ファイルをアップロード」を選択しましょう。

次に赤枠をクリックし、任意のファイルを添付してください。

ここまで完了したら次へを押します。

6.確認

設定したメールの最終確認画面に移行します。
問題が無ければテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する

TimeRexを使ったその他の自動化例

他にも、TimeRex使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知する

Discordにメッセージを送信することも可能です。Discordのチャンネル全員に通知が送れるため、会議の担当者を決めたり、資料の準備をしたりといった役割分担などがスムーズになるかもしれません。

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2.TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

予定をGoogle スプレッドシートで管理することもできます。月にどのくらいの予定が入ったのかなど、データの管理がしやすくなる可能性があります。

‍

3.TimeRexで予定が登録されたらHubSpotにコンタクトを登録

HubSpotとの連携はいかがでしょうか。コンタクトに自動登録されるため、顧客管理が自動化し効率の向上が見込めます。

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まとめ

TimeRexで登録された予定に対して添付ファイル付きのメールを送信したいのであれば、Outlookと連携して自動化を導入するのがおすすめです。
別途手動でメール作成をする手間が省けるため、作業効率が向上するはずです。また、あらかじめ資料を送付できるため、事前の情報共有などがスムーズに行いやすいのではないでしょうか。
Yoomならアプリ連携の際にプログラミングの知識は必要ありません。自動化をあきらめていた方でも使いやすいため、この機会にぜひお試しください。