Wixでフォームを利用している企業やチームにとって、情報のスピーディーな共有は重要です。
しかし、手動で共有している場合、回答の件数が増えるほど手間がかかります。
そこでWixとChatworkを連携すると、Wixに送信されたフォームの内容をリアルタイムでChatworkに通知できるようになります。
本記事では、WixとChatworkを連携するメリットと具体的な連携方法について詳しく解説します。
この自動化により、業務効率化が進み、これまで以上にチームの生産性を高めることが期待できます。
画像付きで解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
WixとChatworkを連携するメリット
メリット1: ワークフローの効率化と生産性の向上
手動で転記していると、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクがありました。
ですが、WixからChatworkへの自動通知により、手動での情報転記作業が不要になります。
これにより、業務負担が軽減され、チームメンバーはより重要な業務に集中できるようになります。
特に、頻繁にフォーム送信がある場合、手間が積み重なり生産性が低下する要因となる恐れがあります。
このような自動化によって無駄な作業が減るので、チーム全体の生産性が向上し、他のプロジェクトやタスクに時間を割けるようになるでしょう。
メリット2: 情報の正確性向上
WixとChatworkの連携により、回答フォームから取得した情報がChatworkに自動で通知されるため、手入力によるミスや伝達漏れのリスクが減少します。
特に、複数の担当者が情報を共有する場合でも、正確な情報が一貫してリアルタイムで届くため、データの信頼性が向上します。
また、フローを自動化しておくことで、担当者が代わってもスムーズに業務が進行できるようになります。
結果として、正確な情報がスムーズに共有されるので、顧客対応やプロジェクト進行の精度が上がり、最適な業務プロセスの実現が期待できます。
WixとChatworkの連携フローの作り方
ここまで、WixとChatworkの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する」フローボットを作成していきます。
[Yoomとは]
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知するフローです。
今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!
- WixとChatworkをマイアプリ連携する。
-
「Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する」テンプレートをコピーする。
- トリガー: Wixの「フォームが送信されたら」を設定する。
- Chatworkの「メッセージを送る」を設定する。
- トリガーをONにして完了です。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているWixとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Wixと検索してください。
表示された項目の設定をお願いします。
アクセストークン(APIキー)は、こちらから確認できます。
続いてChatworkを連携します。
メールアドレスとパスワードでログインしてください。
マイアプリに、WixとChatworkが表示されたら連携完了です。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインするか、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
取得したい顧客情報の項目が設定された、Wixのフォーム。
今回は以下のように設定してみました。
まず、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームが送信されたら」を選択します。
タイトルは、ご自身で変更できます。
連携するアカウント情報の確認をしたら、アクションは変更せず次に進みます。
表示されている手順で、Webhookの受信設定をお願いします。
オートメーションは、以下のWixの画面「新規オートメーション」から設定できます。
設定画面は以下のようになります。
ターゲットURLに、Yoomのフローボット設定画面に出ているWebhookURLを入力しましょう。
保存したら、フローボットの設定に戻りましょう。
テストをクリックし、Wixのフォーム内容がアウトプットに反映したら保存します。
続いて「メッセージを送る」をクリック。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進んで、項目の設定を行います。
メッセージ内容には以下のように、アウトプットから選択してください。
アウトプットからの選択が完了したら、テストして保存します。
最後にアプリトリガーをオンにしましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知するフローです。
Wix・Chatworkを使ったその他の自動化例
その他にもYoomにはWix・Chatworkを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信するフローです。
問い合わせ内容の確認メールなど、一度は受信したことがありますよね。
そういったメール送信も、このフローを使えば自動化できますよ。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Wixでフォームが送信されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
この自動化を利用すれば、フォームに送信された内容を自動で蓄積できます。
どのような内容の問い合わせが多いかなどの分析もしやすくなりますね。
Wixでフォームが送信されたらGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
3.フォームで応募があったら、回答内容をMicrosoft Excelに追加し、Chatworkに通知およびお礼メールを送るフローです。
こちらもフォームで取得したメールアドレスに、応募のお礼メールを自動で送信できます。
さらに、フォームの回答内容をMicrosoft Excelに蓄積し、応募があった旨をChatworkに自動で通知できます。
回答内容の転記漏れや、手動で通知することによる遅れが防げます。
今回紹介したもの以外にも、さまざまなフローボットをご用意しています。→フローボットテンプレート｜Yoom
フォームで応募があったら、回答内容をMicrosoft Excelに追加し、Chatworkに通知およびお礼メールを送る
試してみる
■概要
・Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、Microsoft Excelに情報を蓄積し、チャットに通知およびメールを送付します。
・フォームの回答のみで、データの蓄積とチャットでの共有およびお礼メールが可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に応募情報を蓄積するMicrosoft Excelを用意します。
■実際に使用している蓄積用のMicrosoft Excel（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/ERBQPwcV_YhHl9_frACMvK0BN0VJIp586iIXo0b7bDzxRg?e=bLrfjH
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatworkを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：メッセージを送る
・ルームID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいルームを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
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応募がありました。
----------
・お名前：{{お名前}}
・景品：{{ほしい景品}}
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③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
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{{お名前}} 様
景品のご応募ありがとうございます。
ご希望の景品：{{ほしい景品}}
こちら1週間以内に頂戴したご住所に発送させていただきます。
※万が一以下のご住所に誤りがございましたら、こちらのメールへご返信ください。
{{送付先のご住所}}
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからMicrosoft Excelを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：欄をクリックし、OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：欄をクリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・シート名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Fと設定しています。
・追加したいレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。
また、メール送付済みフラグなどの列があれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
まとめ
今回は「Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する」フローボットを紹介しました。
WixとChatworkの連携により、情報の共有が迅速化され、業務効率の大幅な向上が期待できます。
特に、手動での情報転記作業が不要になることで、チームメンバーはより重要な業務に集中できるようになります。
また、リアルタイムの通知により、顧客対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。
特にノーコードツールYoomを利用することで、専門知識がなくても簡単にアプリ同士の連携ができます。
この記事を参考に、WixとChatworkの連携を試してみてください。
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